清代盛京内务府档案房职能研究

赵彦昌 姜珊

摘要：文章选取辽宁省档案馆藏《黑图档》作为研究的依据，深入剖析其中盛京内务府档案房与其他部门的往来公文及存查档，进一步分析清代地方档案馆的工作内容。通过梳理档案可以发现，档案房的具体职责主要体现为五个方面：抄写、保管、汇总、印务及移交等文档工作。

关键词：《黑图档》盛京内务府档案房 抄写档案 移交档案 环境史

Abstract：To analyze the work content of local ar？ chives in Qing Dynasty deeply，we choose Hetu Dangse kept in Liaoning Archives as the research ba？ sis and analyze the official document between Ar？ chives of Shengjing Imperial Household Department and other departments and file for reference. The specific responsibilities of archives are mainly embod？ ied in five aspects： copying files， keeping， summariz？ ing， printing and transferring and other work.

Key words： Hetu Dangse； Shengjing Imperial Household Department； Copying archives； Handing over archives；Environmental history

一、引言

清制，由内务府掌管皇家的衣、食、住、行各项事务，清军入关后，盛京成为陪都，建立了内务府来掌管皇家各项事务，是为盛京总管内务府，简称盛京内务府。关于盛京内务府建立的时间虽有争议，但普遍认同在乾隆十七年（1752），盛京总管内务府正式成立，专门管领盛京地区的皇家事务。盛京内务府其下“设有三旗关领、档案房、文溯阁及广备、掌仪、庆丰、营造、都虞等司与三织造库，分别掌管各项事务”。[1]目前对于盛京内务府的一些研究主要集中于对盛京内务府成立时间的探讨、盛京内务府皇庄、粮庄、盐庄、棉庄的研究及盛京内务府官员的选拔等内容。[2]但对于其下设置的各部门的研究较少，专门研究盛京内务府档案房的内容尚未发现，仅有郅宗的《清末盛京地区各衙署档案机构设置》对盛京内务府档案房的人员组成及职能进行了简要的陈述。[3]《黑图档》是清代盛京总管内务府形成的公文抄存档案，是盛京内务府同北京总管内务府、北京六部等衙门之间，以及盛京将军衙门、奉天府、盛京五部等衙门间往来公文原件抄录后形成的。辽宁省档案馆从2016年陆续出版了329册的《黑图档》，档案的形成时间上起康熙元年（1662），下至咸丰十一年（1861），贯穿康熙、雍正、乾隆、嘉庆、道光、咸丰6个朝代，时跨200年。[4]《黑图档》内约281件盛京内务府的档案房与京城及盛京各衙署的往来公文，档案内记载了档案房的人员组成、俸饷情况及负责的各种日常工作，为档案房职能的研究提供了重要的第一手档案史料。而传世文献鲜有记载盛京内务府下属的档案房的相关内容，即使《清实录》《大清会典》《嘉庆帝起居注》《道光帝起居注》《咸丰帝起居注》《清史稿》也只是对盛京内务府及其属官有一些零星描述，并未涉及档案房。可见《黑图档》在研究盛京内务府档案房中起到的关键作用。

二、盛京内务府档案房的基本职能

档案房以“档案”命名，承担着盛京内务府的各项文书档案管理工作，保存档案的同时，为其他部门利用档案提供帮助。档案《盛京内务府为档案房失火致朝房存放历年册档号簿被焚事咨总管内务府》记载：“查朝房一座，向为本衙门印务、总汇之区，所有各部衙门来文，以及本府三旗、各司稿案、册档、号簿，俱集聚于斯，以备查办。”[5]可以发现档案房作为盛京内务府的印务、总汇之场所，同时保存着大量的档案。我们可以从《黑图档》内档案的记载发现档案房围绕这部分职责所开展的具体工作。

（一）抄写工作

从《黑图档》的记载来看，编史修志利用档案房的档案，需由档案房抄写、整理，档案房承担着大量的档案抄写工作。据《档案房为领笔墨事咨盛京工部》记载：咸丰元年（1851）正月二十日，“档案房，呈为咨行事。查得本衙門年例抄写档案，需用笔六十支、墨九两，相应咨行盛京工部，查照本衙门印领发给可也”。[6]档案房每年关领一次抄写档案所用笔墨，按照年例抄写档案需用笔六十支、墨九两，同时也可见其档案抄写工作任务的繁重。档案房移交的档案中汇抄件占很大部分，这部分档案需由档案房抄写后移交。

（二）保管工作

档案房不只是一个业务部门，更是一个档案馆，其中存放了各部衙门及内务府三旗各司的档案，以备查考、利用。《盛京内务府为档案房失火致朝房存放历年册档号簿被焚事咨总管内务府》记载：“查朝房一座，向为本衙门印务、总汇之区，所有各部衙门来文，以及本府三旗、各司稿案、册档、号簿，俱集聚于斯，以备查办。”[7]《黑图档》就保存于盛京内务府档案房，由其专门管理。因为大量的档案聚集于此，一旦发生火灾，损失也是相当惨重的，在嘉庆二十三年（1815），就发生了一场大火，烧毁了大量的档案。《盛京内务府为档案房失火致朝房存放历年册档号簿等被焚事咨总管内务府》记载：“盛京总管内务府，为咨报事。档案房案呈，嘉庆二十三年四月二十四日，档案房遗火延烧朝房。”[8]档案房保存的档案主要是盛京内务府日常形成的文书档案及其他部门来文。辽宁省档案馆保存了部分盛京内务府档案，本文所利用的《黑图档》就是辽宁省档案馆整理的盛京内务府档案的存抄件，时间上包括了康熙至咸丰六朝的档案，内容上涉及政治、经济、司法、环境等多方面，记录了盛京地区的历史发展情况。无论从数量还是内容上来看，《黑图档》都是十分珍贵的历史档案，而档案房就负责保管这部分档案。《黑图档》等盛京内务府档案能够留存于世，也是在档案房妥善的保管下得以实现的。

（三）汇总工作

档案房保存着盛京内务府与各部衙门之间的来文。档案房每个月需将接到各部院来咨文件办理完结并按月汇总，期限内不能完结的事件须声明缘由。《档案房为报各部院衙门来咨文件俱已存案咨复事》记载：“档案房，呈为遵谕呈报事。乾隆五十九年九月十九日，奉将军谕，本衙门所有接准个部院衙门来咨文件，应行咨复者，俱依限内办理完结，其限内如有不能完结者，声明缘由。并将已完、未完案件按月汇总、具稿、呈堂，以备考核等因。奉谕查，嘉庆六年六月初一日起，至二十九日止，所有接准各部院衙门来咨共二十七件，应存案备查事十七件，立稿存案外，应咨复事十件，俱已限内办理，完结之处相应呈堂存案备查可也。”[9]可以看到，档案房需在每月的月底，将各部院上月来文的答复、处理情况汇总后存案备查，并将办理完毕的文件保存，以备查考。同时对于在期限内未办理完结的文件，需将未能完结的原因上报。

（四）印务工作

档案房为盛京内务府“印务之区”，掌管印务工作。从《黑图档》可以看到档案房负责在空白公文纸盖好印，供各衙门在封印期间使用。同时，在开印后，档案房负责销毁未使用的空白印纸。

空白的印纸，在年底和年初封印期间使用，可以避免因无法及时处理公务而延误政事。“中央的地方各个衙门在实际的行政管理中，普遍地使用着事先钤盖印信的空白纸张，以求处理行政事务时的方便。”[10]由档案房发给内务府及三旗所需的空白印信纸张，同时将各衙署所需的空白印信纸张数量进行统计并记录。如《档案房为于空白公文纸上钤印事》（咸丰二年十二月）、《档案房为于空白公文纸上钤印事》（咸丰三年十二月），虽档案内容为满文，但从标题来看，档案房负责预先在空白纸张上钤印，时间应为每年的十二月，即每年年末封印之前。《档案房呈为关领续赈米石动用预用空白公文纸张事》记载：“档案房，呈为关领续账米石所需预用空白纸张事。查镶黄旗应用续赈印领二张。正黄旗应用续赈印领一张。正白旗应用续赈印领一张。掌仪司应用续赈印领一张。会计司应用续赈印领一张。内管领应用续赈印领一张，共计七张，俱系动用预用空白纸张，理合呈明，存案备查可也。”[11]道光二十一年（1841）十二月，为了关领续赈米，盛京内务府三旗等部领取了空白印信纸张。档案房将使用、发放的空白印信纸张情况进行统计后存储，以备查考，可以在一定程度上避免营私舞弊。记录这部分职能的档案皆为存查档，因此并未记录领取空白印信纸张的具体用途，但可以推测是为了防止封印期间有紧急事务需要办理。

而在开印后，这些空白印信纸张如未用完，为避免滥用，也需要由档案房负责进行销毁，销毁同样需要留文备查。《档案房呈为销毁预用钤印空白纸张事》（道光二十一年正月二十日）记载：“档案房，呈为应销预用印信空白纸张，相应呈堂存案备查事。”[12]嘉庆、道光与咸丰年间《黑图档》内的这部分档案，多为满文，仅有少量道光年间的档案为汉文。但是多篇相关档案的标题表明档案房负责完成管理空白印信纸张这部分的工作。空白印信纸张的发放、销毁及统计，可以有效避免滥用的情况，同时将统计情况留案备查，以便与具体的执行对照，进一步保证空白印信纸张的合理使用。

（五）移交工作

档案房保存着大量的珍贵档案，为了利用或查考，档案房还需定期或依照上级的要求，将相关档案整理成所需形式后，进行移交。从移交的档案内容可以看到，档案房保存着重要的档案，为各项工作的完成及查考提供重要的参考。

1.移交纂修所需的档案。清代档案是纂修清史的基本史料，清代档案利用工作较为突出的一面就是利用档案编纂各种史书。咸丰元年（1851），实录馆纂修宣宗成皇帝实录，要求档案房查找相关书籍、文件。《档案房为纂修实录查明奏准更改添裁规条造册呈报事呈请咨户部》记载：“盛京内务府，按照部咨，将嘉庆二十五年七月二十五日起，至道光三十年正月十四日止，一切奏准更改添裁有关钱粮盐课事件，查明、抄录原案造册，径行报部，仍希见复可也等因前来。查本府自嘉庆二十五年七月二十五日起，至道光三十年正月十四日止，所有奏到朱批、更改添裁一切事件遵照原案查明，造具清册二本，咨送户部。”[13]档案房按照要求，将嘉庆二十五年（1820）至道光三十年（1850），道光皇帝在位期间形成的相关材料，抄写、整理成两本清册，送往户部，以备利用。大臣列传每五年纂修一次。咸丰六年（1856）再次开馆纂修大臣列传，国史馆征集咸丰元年（1851）至咸丰五年（1855）内的大臣事迹。《档案房为报无应人臣工列传之大臣亦无增删差徭官兵等处事呈请咨国史馆》记载：“除自道光二十六年至三十年，业经本官行文内务府值年旗、吏、礼、兵部，查取已故大臣事迹，办理外，咸丰元年起，至五年止，亦应接续查办。”[14]盛京内务府在查找后，发现并无应报大臣，其余相关材料在整理后，上报给国史馆、兵部及盛京将军衙门。

2.定期移交的档案。一是官员经制册。嘉庆八年（1803）以后，每年造送一次武职官员经制册，在此前，春、秋两季皆需移交。《盛京内务府为造送武职官员经制册事咨兵部》（嘉庆二年三月）内记载：“盛京内务府，为咨送经职册事。档房案呈，前准兵部咨开，嗣后武职官员每年春秋二季造具经职册，咨送本部备存，等因在案。”[15]从移交时间来看，另一份档案《盛京内务府为造送武职官员经制册事咨兵部》（嘉庆二年八月）也可以证明这一规定。嘉庆八年（1803）以后，更改为每年移交一次。《档案房为造送武职官员经制册事呈请咨总管内务府》记载：“嘉庆八年，准兵部咨开，嗣后武职官员每年一次造具经制册，咨送本部备查，等因在案。”[16]档案房按照要求，将镶黄旗、正白旗佐领、骁骑校等武职官员的加级记录整理，制成经制册后，移交给兵部。

二是红本。“经过批红的本章，即称为红本。”[17]《盛京内务府为进送考察官员等第红本事咨批本处》（嘉庆三年三月）记载：“盛京内务府档案房案呈，乾隆三十九年十月二十九日，准都虞司来文内，开准吏部议覆都统安太奏，称各处大臣官员奏事俱令出具随咨，交赍奏员弁，同奏折交奏事官查明转奏等语，自是慎重稽查之意，应如该都统所奏，出具随咨，交奏事官转奏，以凭查核等因，乾隆三十九年八月十四日，奉旨依仪，钦此钦尊，等因移咨前来。查本府应进红本俱系派员赍送到京，照内务府例，露递批本处转行呈进。此次考察本府官员等第红本一件，差笔贴式金洪亮送，前去之处知会批本处可也。”[18]從《黑图档》内的档案可以发现，进京考察官员等第红本每三年移交一次。除了官员红本，黑牛馆的销算红本也需要每年进行移交。嘉庆四年（1799）十一月，《盛京内务府为进呈黑牛馆一年祭用牛羊数目销算红本事咨批本处》记载“：查本府应进红本俱系派员赍送到京，照内务府例，露递批本处转行呈进。此黑牛馆所奏，一年祭用牛羊数目销算红本一并交笔帖式张荣赍送批本处可也。”[19]此外还有十几件档案记录了这部分内容。通过这些档案的时间可以推测黑牛馆一年祭用牛羊数目销算红本大致在每年的十一月移交，派专员在清晨下露水的时候送到批本处。红本汇缴虽形成了制度，但具体移交的时间及对红本的整理要求等方面并未进行详细的规定，并未形成统一的归档制度。

3.查案所需的档案。在案件的办理过程中，查阅档案也是断案的一个途径。在一些案件的办理过程中，档案的记载为案件的处理提供了有力的凭证。如在查办苛敛食辛者库钱文的庄头贾相文时，由档案房将食辛者库册籍送往盛京将军衙门查办。《档案房为送被控苛敛食辛者库钱文之庄头贾相文等及管处咸丰四年初季食辛者库册籍事呈请咨盛京将军衙门》记载：“本衙门即令等笔帖式巴杭阿，自行赴案听候外，随将庄头贾相文、陈谧、王常寿亲丁高国平等，并内管处上年初季食辛者库册籍九本，包封，一并咨送盛京将军衙门会办。其德顺惠账目，该铺声称并无散放食辛者库存账。”[20]在收到来文后，档案房查找出食辛者库册籍九本，送往盛京将军衙门。档案的记载，为各项案件及纠纷的快速解决提供了重要的依据。

4.移交的其他档案，比如注销清册。注销清册主要用于核查案件是否办理完毕，确保各衙门的办事效率。例如，京城刑部移交的注销清册：“刑部办理案件，无论奏题咨案，着每月将现审，若干案，开具略节，注明收审月日，于月终具奏一次，并着将月折交该科道，与每月注销清册，逐件核对。”[21]清点注销清册，可确保案件得到及时的处理。嘉庆十四年（1809），《盛京内务府为造送嘉庆八年至十三年所以来行事件注销清册等事咨盛京巡察衙门》记载：“巡察衙署倒塌，所有存贮稿案俱被浸污糟烂，本堂无凭查照，相应咨行盛京五部、将军衙门、奉天府府尹并三陵事务衙门、总管内务府，希即派員，所有嘉庆八年巡察行取稿案逐件详细抄录，毋得草率、遗漏，务于三日内咨送巡察衙门，以备查找办理。”[22]嘉庆十九年（1814），盛京将军巡查奉天等地，所有衙门应将注销事件，制成注销清册。《档案房为造送嘉庆十九年来行事件注销清册事呈请咨奉天巡察衙门》记载：“档案房，呈为咨送事。嘉庆十九年十二月十八日，准钦命巡察奉天等处地方，盛京将军宗室晋，为咨取事。今本将军奉旨巡查奉天等处一切事务，所有各部衙门应查注销，于嘉庆十四年正月起至十八年十二月底，此五年注销，于文到日，先行咨送本衙门查核。”[23]档案房遵照来文，制成注销清册，共计148册。注销清册按照巡察的时间进行移交，每次移交工作以五年作为一个时间节点，将五年间的注销案件整理成册后，进行移交。

档案房虽主要承担文档工作，但其在日常工作中还负责上属部门一些其他工作，在这方面可以将盛京内务府档案房与其他档案房进行区分。比如，在查阅《黑图档》过程中，可以看到盛京内务府档案房还负责官员升迁、调转、捡选等职官管理的工作，同时还承担了一部分祭祀与维修活动。这些工作与盛京内务府的职能密切相关。再如，昇平署档案房“除负责档案记录整理工作和承办钱粮外，还要负责内廷演戏的剧本书写记录工作，写好净本呈送帝后御览”。[24]各处根据本机构的需要，设置档案房来掌管文书、档案工作及本部相关业务。档案房负责的其他工作还需要继续挖掘档案的内容。

三、结语

《黑图档》内容丰富，对清代地方档案与清代地方档案史多方面的研究具有重要的学术价值，详见《〈黑图档·咸丰朝〉评介》[25]与《辽宁省档案馆编〈黑图档·嘉庆朝〉评介》[26]。笔者先前利用《黑图档·嘉庆朝》对清代公文撰拟用字、用印[27]、清代盛京内务府档案利用[28]其他文书制度[29]进行了初步的探讨。从上文可以看到，《黑图档》又为我们展现了形象丰富的盛京内务府档案房，为研究清代地方档案馆史提供了丰硕的第一手史料。通过上述对盛京内务府档案房基本职能的分析，我们可以看到其在盛京内务府中所起到的重要作用，虽其他史料中罕有盛京内务府档案房的记载，但从辽宁省档案馆藏《黑图档》的记载来看，档案房在完成其五项基础工作的过程中，能够按照要求抄写档案、保管大量档案、定期移交档案的同时，又为各种史籍的纂修提供大量的参考资料，为案件的合理解决提供重要依据，档案房承担着重要且大量的工作。

*本文系2018年国家社科基金重大项目“东北区域环境史资料收集、整理与研究”（项目编号：18ZDA174）中期成果。

注释及参考文献：

[1]秦国经.逊清皇室秘闻[M].北京：紫禁城出版社，2014：29.

[2]已有盛京内务府研究成果主要有：任玉雪的《试析盛京内务府户口（1644—1796）》（《清史研究》，2003年2期）；佟永功，关嘉录的《乾隆朝盛京总管内务府的设立》（《故宫博物院院刊》，1994年2期）；佟永功《盛京内务府建立时间再探》（《历史档案》，2003年1期）；关嘉录，魏鉴勋的《从〈黑图档〉看康熙朝盛京皇庄的赋役制度》（中国史研究，1984年2期）；佟永功与关嘉禄《盛京内务府粮庄述要》（《历史档案》，1995年，1期）；沈微《盛京内务府粮庄概述》（《社会科学辑刊》，1996年4期）；关克笑的《清代盛京内务府盐庄》（《满族研究》，1988年2期）；关克笑的《盛京内务府棉庄》（《社会科学辑刊，1989年4期》）；赵彦昌与樊旭的《从〈黑图档·咸丰朝〉看清代盛京内务府官员的选拔》（《山西档案》，2019年4期）；赵彦昌与姜珊《清代盛京内务府档案利用研究——基于〈黑图档·嘉庆朝〉的考察》（《档案学研究》，2020年1期）。

[3]郅宗.清末盛京地区各衙署档案机构设置[J].辽宁档案，1992（2）：37-38，37.

[4]赵彦昌，姜珊.改革开放以来东北地区清代档案编纂研究[J].辽宁大学学报（哲学社会科学版），2018，46（6）：193-202.

[5][7][8]辽宁省档案馆.黑图档·嘉庆朝（6）[M].北京：线装书局，2016：382，382，382.

[6]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（9）[M].北京：线装书局， 2016：343.

[9]辽宁省档案馆.黑图档·嘉庆朝（51）[M].北京：线装书局，2016：62.

[10]伍跃.官书与文书行政[C]//周绍泉.赵华富.98国际徽学学术讨论会论文集.合肥：安徽大学出版社，2000：344.

[11][12]辽宁省档案馆.黑图档·道光朝（48）[M].北京：线装书局，2017：269，133.

[13][16]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（1）[M].北京：线装书局，2016：322，377.

[14]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（2）[M].北京：线装书局，2016：115.

[15][18][19]辽宁省档案馆.黑图档·嘉庆朝（3）[M].北京：线装书局，2016：64，135，233-234.

[17]颜品忠，等.中华文化制度辞典[M].北京：中国国际广播出版社，1998：143.

[20]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（11）[M].北京：线装书局，2016：190.

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[22]辽宁省档案馆.黑图档·嘉庆朝（40）[M].北京：线装书局，2016：169.

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[25]赵彦昌，樊旭.《黑图档·咸丰朝》评介[J].满族研究， 2019（3）：30-34+42.

[26]王依凡，赵彦昌.辽宁省档案馆编《黑图档·嘉庆朝》评介[J].兰台世界，2020（2）：36-39.

[27]赵彦昌，姜珊.《黑图档·嘉庆朝》所见清代公文撰拟用字及用印问题研究[J].档案与建设，2019（10）：22-25.

[28]赵彦昌，姜珊.清代盛京内务府档案利用研究——基于《黑图档·嘉庆朝》的考察.档案学研究，2020（1）：137-142.

[29]赵彦昌，姜珊.《黑图档·嘉庆朝》所见清代文书制度若干问题研究[J].北京档案，2020（1）：7-10.

作者单位：辽宁大学历史学院