事业单位档案数字化管理的现状与对策分析

杨霞

摘    要：档案管理工作在开展时，不仅是事业单位内部管理工作的基础，而且也是其中非常重要的组成，一旦档案管理出现问题，很有可能会直接导致事业单位无法实现正常稳定的运转。新时代背景下，事业单位档案管理工作必须要进行创新和优化，这样才能够满足事业单位的个性化发展要求。本文针对事业单位档案数字化管理的现状进行分析，针对当前存在于其中的问题，提出有针对性的解决对策，对事业单位档案数字化管理水平提升提供有效保证。

关键词：事业单位;数字化;档案管理;管理现状;解决对策

事业单位在日常运营和发展过程中，对于档案管理的重视程度非常高。档案管理一直以来都是事业单位管理中必不可少的重要内容，档案管理工作的有序开展，不仅能够保证事业单位的协调发展，而且还能够为事业单位的高效运转大学良好基础。尤其是在当前我国网络科学技术不断进步和快速发展的背景下，电子信息化技术越来越成熟，促使档案管理工作在开展时，逐渐朝着信息化、数字化的趋势发展。大数据技术以及数字化管理模式被广泛应用到事业单位内部管理中，尤其是在档案管理中的应用具有实质性意义。但是在当前数字化档案管理具体实施过程中，仍然存在很多问题，导致管理水平无法实现有效提升。针对这一现象，必须要提出有针对性的解决措施，这样才能够提高事业单位档案数字化管理的水平。

一、事业单位档案数字化管理现状分析

（一）缺乏标准的工作制度

虽然现阶段我国已经全面进入信息化时代，信息化技术的普及对很多领域的发展具有实质性作用。当前很多事业单位已经逐渐认识到档案管理的数字化建设和发展具有一定的必然性，但是在具体实施过程中，整体实施效果并不是很理想。导致该问题出现的主要原因之一就是由于现阶段缺乏对数字化管理的认识程度，对如何实现档案的数字化管理没有进行深入的分析和研究。尤其是在对当前的工作制度进行制定和实施时，由于无法实现具体内容的量化处理，所以很难在实践中对其提出有针对性的工作標准。工作人员在档案管理工作开展时，对于数字化技术的引进和利用，会处于非常矛盾的状态，想要引进却不知道具体如何操作。所以，要想从根本上转变该问题，就必须要在实践中，与实际情况进行结合，构建和落实符合实际要求的数字化管理标准。这样不仅能够在实践中推动档案数字化的建设和发展，而且还能够将数字化技术的应用价值最大化发挥出来。

（二）档案管理技术、设备过于老旧

数字化管理理念在事业单位档案管理工作中的提出以及实施，管理的效果将会直接受到数字化技术的影响。但是在与现阶段事业单位档案数字化的建设以及发展现状进行结合分析时，发现很多事业单位在利用和操作数字化技术时，无法实现新型技术手段在其中科学合理的应用，没有遵循与时俱进的基本原则。这样就会导致数字化技术与当前的档案管理之间存在着严重的不匹配问题[1]。与此同时，现有的技术手段也处于落后的状态，部分事业单位在经济的投入上存在问题，导致现有的很多设备以及软件、硬件等都过于老旧。由于事业单位无法实现对现有技术 、设备及时有效的更新处理，所以根本不能够保证数字化技术以及数字化对应设备的高效利用，不仅会影响档案数字化管理的发展，而且很难保证档案管理工作的效率和质量。

二、针对事业单位档案数字化管理问题的对策

（一）构建和落实符合要求的数字化档案管理制度

现如今我国已经全面进入到数字化、信息化时代，先进的网络科学技术对很多领域的发展都具有非常重要的推动影响和作用。档案管理工作在事业单位的日常运营和发展中，具有非常重要的影响和作用。新时代背景下，对于事业单位而言，要想在实践中实现档案数字化的建设和发展，就必须要与事业单位的实际情况进行有效结合。通过信息技术在其中科学合理的应用，不仅能够实现与时俱进的基本发展理念，而且还能够保证现有档案管理工作的先进性和有效性，实现与时代的同步发展。档案数字化管理的实施，有利于实现档案快速有效的收集、整合和归档处理，同时还能够保证各环节在操作时的规范化和标准化。在实践中，还要最大限度保证管理制度的有效落实，实现统一有效的管理。在对档案进行调取或者是阅览时，要严格按照规范化的标准和要求进行实施，同时还要制定和落实新时代背景下档案数字化管理的制度和体系，这样不仅能够方便日常管理工作的有序开展而且还能够保证档案数字化管理效率的有效提升[2]。与此同时，还要在实践中不断加强对文件集成档案的一体化建设，将信息资源作为建设的基础，保证硬件与软件在其中的功能作用能够真正有效的发挥出来。在保证日常办公效率能够得到有效提升的基础上，能够最大限度避免数据出现严重的丢失等问题。同时，还要制定和落实责任制度，将责任落实到个人身上，这样才能够对人员起到良好的约束作用，为事业单位档案数字化管理工作的有序开展打下良好基础。

（二）加大资金投入实现设备及时的更新

数字化技术的引进和利用，必须要与对应的数字化设备作为支持才能够实现高效的使用。事业单位在实现档案数字化管理时，势必要在其中投入大量的人力、物力以及资金作为支持。针对这一现状，必须要与实际情况进行结合，加大对数字化管理的建设力度，满足对于资金的个性化需求，保证各项工作的有序开展。同时，事业单位还要与其自身的实际情况进行有效结合，针对现存的问题提出有针对性的解决措施。同时还要对数字化设备进行及时有效的更新，这样不仅能够保证设备的使用效果，而且还要加大日常的维护、保养力度，实现设备使用寿命的延长。在保证数字化设备应用效果的基础上，能够提高事业单位档案数字化管理的水平和效率，为档案资源的利用率提升提供保证。

三、结束语

数字化技术已经逐渐成为当前各大领域发展过程中非常重要的技术手段之一，不仅能够实现信息数据的高效利用，而且还能够保证管理工作的有序开展。该技术在事业单位档案管理中的应用，不仅能够实现档案数字化的建设和发展，而且还能够提高管理效率，为事业单位的可持续发展打下良好基础。

参考文献：

[1]秦紫英.加强事业单位档案管理信息化的几点方法[J].科技风，2020（11）：242.

[2]郑芙蓉，卢玉梅.OA环境下事业单位电子档案管理思路探究[J].机电兵船档案，2020（02）：84-85.