人事档案管理存在的问题与改革思路

郑静

摘    要：人事档案的管理对于各个企业、工作单位的重要作用是不可取代的，尤其是在市场经济发展迅猛的当下，各个企业以及单位也开始逐渐注意人力资源管理的相关事宜以及人事管理制度的建立。各企业以及单位应该正视当前人事档案管理的中所存在的漏洞，并针对问题提出行之有效的人事管理问题解决办法，将人事档案管理制度完善，使其适合社会对于企业的用人管理要求，实现人事档案管理的系统化以及高效实施。

关键词：人事档案;管理制度;问题;改革

人事档案管理制度的建立是为了用人单位对单位员工的考察以及发现人才而建立的，所以人事档案管理制度的规范化实施是具有极其重要的意义的。对人事档案进行管理是为了便于对人事资料进行整合收集、便于保管，此外还能够为人事管理部门提供对员工工作的表现的评价依据。本文将对人事档案管理的现状以及存在的问题进行探讨，并对人事档案管理存在的问题提出一些解决办法。

一、现阶段人事档案管理的现状以及漏洞

（一）轻视人事档案管理

人事档案管理是现在管理者所忽视的一部分，人事档案是管理者对于人的管理的重要组成部分，管理者可以通过人事档案获取个人的工作经历以及其他信息，个人进行应聘时也可以通过人事档案提供自己的工作经历等信息，这些信息原始、真实可靠，可以对个人有一个较为客观的评价。对用人单位的招聘以及个人的应聘都是一个可靠的信息来源，都有很重要的作用。但随着社会越来越开放，我国用人单位的改革也在不断进行，对于人才来说，选择性也更高，流动性大。人事档案的管理也逐渐减少，甚至有部分单位认可档案无用论，导致人事档案管理被忽视。

（二）人事档案管理专业欠缺

人事档案管理是一项专业性很强的工作，对于人事档案管理者的技术要求也很高。但是现在有部分用人单位的人事档案管理者不够专业，在进行人事档案整理的工作时不够规范，甚至有材料混乱出错的现象存在，完全不符合规范整理的要求。

（三）人事档案管理制度落伍

现阶段大多数用人单位在进行人事档案管理的工作时采用封闭式的管理制度，虽然这种封闭式的制度可以让档案管理者更好的收集人事档案并进行集中管理以及保护，但是封闭式的管理的可应用范围很小，当单位有人员流动的情况时，人事档案管理的工作量就会大大增加，难以调度个人的人事档案，为人才在社会上的流动造成阻碍，也影响用人单位对于个人的信息交流。这种管理制度太过于固定死板，对于资源是一种浪费。

（四）人事档案管理方法不够先进

人事档案管理是一项信息工作量大的工作，必须要结合一些现代化信息技术手段，才能使人事档案管理更加科学规范。然而现在的人事档案管理工作并没有很好的与信息化技术结合，大部分用人单位的档案还是采用的纸质材料进行人事管理的记录工作。也有部分用人单位融入了计算机到管理工作中，但由于工具以及技术的局限性，也仅仅是输入名字或者档案编号进行档案的调度，这样的方式并没有从根本上改善纸质记录档案信息的易出错的问题。此外，纸质档案也无法保证信息的安全以及私密性，即使是采用电子档案，但由于现在计算机技术发达，黑客等也会对人事档案信息的安全性以及保密性造成威胁，一旦人事档案信息外泄，会带来的后果是无法估量的。

二、如何对人事档案管理进行完善

（一）规范人事档案管理制度

人事档案管理人员在进行人事档案管理的过程中要严格按照相关制度进行，必须重视人事档案管理工作规范进行的重要性，在进行整理工作时要做到快速、细致、准确、高效率。此外，人事档案管理人员应该将信息化技术融入档案管理工作之中，尽量采用电子档案进行人事信息的录入。在进行数字化管理时，也不能忽视人事档案管理的标准，要结合单位是实际需求来建立标准化的人事档案资料信息库，便于用人单位对人事档案的管理以及运用。

（二）人事档案管理者注重素质提升

人事管理工作者的专业水平也很大的影响了人事档案管理工作的结果。人事档案管理工作者要不断的提升自己的工作能力，在进行人事档案管理的工作时要对自己高标准、高要求，并且要履行以人为本的人事档案管理工作理念。在档案管理工作中，要以更加科学、更加人性化为目标，采用适合于本用人单位的人事档案管理制度，使得人事档案管理工作的效率有一个很大的提升。此外，人事档案管理者还要充分利用信息化技术，减少人力以及资源的浪费。

（三）实施开放的人事管理制度

在当前的人事档案管理中，多数用人单位采取的是封闭式的人事档案管理制度，封闭式的管理制度已经无法适用于当代社会的发展，这就需要开放式的人事档案管理制度。相较于原先的封闭式人事档案管理制度，开放式的制度除了有良好的私密性以外，还能够有更大的服务面，更加适合当下的信息化时代。

（四）建立人事档案信息库，实现数字化

对于建立人事档案信息库有两点要求，首先要对电子档案的收录以及归档进行强化，其次要采用数字化手段进行人事档案管理的相关工作。所以，用人单位要想实现数字化的管理，就要有一个自动化的办公系统以便于电子档案管理机制的实施。此外，用人单位在对于自动化办公系统的选择上，要根据本单位的实际用人情况、现状未以及来发展进行选择。

总而言之，人事档案管理对于任何单位来说都是极其重要的，不得忽视人事档案管理工作中的规范化作业。此外，用人单位对于人事档案管理的手段以及制度要与时俱进，要实现信息化技术与人事档案管理工作的有机结合，才能够为人才在社会的流动以及各用人单位对于人事信息的交流做一个良好保障。

參考文献：

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[2]张应勤. 人事档案管理中存在的问题及解决策略[J]. 办公室业务， 2019（14）.

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