信息化背景下档案利用的趋势及利弊

林嘉欣

摘 要：本文对档案信息的主要信息实行分析，对信息化档案信息建设中相关需要注意事项加以研究，然后明确了档案利用现状，在信息化背景下施行档案利用的完善对策，旨在信息化背景下有效利用档案资料，做好档案资料的保护工作及管理工作。

关键词：信息化背景;档案利用;利弊

信息化背景下档案利用问题比较突出，比如：档案隐私问题、档案知识产权问题、档案真实问题等。因此，本文以中山市自然资源档案馆为例，对信息化背景下档案利用现状加以分析，然后构建了档案利用相关完善举措，旨在合理运用档案信息资源。

1 档案信息的主要信息分析

1.1 信息化档案的基本内涵

信息化档案建设，即为通过新型技术将纸质档案、书面文档等相关信息整合，可实行全方位的管理，便于在第一时间明确所需内容、达到资源共享效果，这一技术的要求非常高，所以可为社会方面提供便捷。

1.2 信息化档案管理理念

进行档案信息化建设过程，要求档案管理人员持续更新管理理念、正确看待做好档案管理工作的重要性、端正工作态度、提高法律意识等。此外，可通过使用信息资源联通功能方式，在最短时间查询相关档案信息。

1.3 信息化档案的重要性

其一，行政部门对于电子信息需求非常大，其每日接收较多文书和政策纲领，需进行上传下达。所以，工作人员对档案保存不能单独依靠档案实体，究其原因和档案实体的容积、占地面积均较大有关，查询相关资料会加大工作人员工作量及难度[1]。所以，实行信息化档案建设工作极其关键，有助于行政人员在最短时间接受资源信息、发送资源信息。查询重要信息资源的过程，要求工作人员整合信息资源查找相关资料。其二，档案信息建设工作可确保档案的价值，将不能翻阅纸质档案资料整合起来，确保原始材料的真实准确，信息建设后共享档案可公开部分，如此为社会人士查阅档案资料提供支持，确保资源信息的有效利用。

2 信息化档案信息建设中相关需要注意事项研究

2.1 档案信息化建设需做好档案信息保密工作

中山市自然资源档案馆信息化档案建设期间，应开通安全传输渠道，因档案信息系统内部存在防护网，可避免发生档案信息泄露问题。遵循我国相关法律法规约束不法行为，然后编制相应的档案资源安全保护方案，要求档案信息管理人员具备较强的信息保密意识，实时关注档案信息的动向，避免犯罪贩子通过盗取方式篡改机密档案信息问题，无法确保档案信息的准确性。

2.2 档案信息化建设需不断创新

为促使中山市自然资源档案馆档案信息建设工作与时俱进，应不断创新该项工作，结合信息资源状况添加现代元素，确保档案信息的实用性[2]。此外，需确保中山市自然资源档案馆管理人员观念的创新，以便为更好的进行信息化档案建设工作打下坚实基础。

3 档案利用现状探析

3.1 档案隐私保护工作问题

档案可对当事人信息进行记录涉及较多公民隐私内容，借助网络技术的作用实行档案信息管理，带来一定便捷的同时存在一定安全隐患。趋于信息化管理模式作用，更加容易发生公民隐私泄露问题，这对当事人信誉、名誉的影响非常大，同时会加大档案管理部门工作的难度。

3.2 档案安全问题

网络技术的不断优化，直接关系到人们的正常工作、生活，可为人们生活及工作提供便捷，然而同样存在安全漏洞问题，进到档案管理系统中会篡改档案，对重要信息构成破坏，这时无法确保原始资料的完整、真实。可见，信息化档案管理工作中，保证档案信息的完整为重要问题。

3.3 档案中相关知识产权问题

中山市自然资源档案馆档案收集整理保管工作，为档案管理人员的重点工作，涉及较多知识产权内容。联系实际情况来看，我国构建知识产权保护措施实行时间较晚、管理人员知识产权意识不强，而且该项工作中没有获得相关法律法规的支持，加强对知识产权的保护。如此一来，容易发生知识产权侵权问题，无法维护档案管理人员的权益，并且涉及的内容较多。

3.4 档案真实、准确性正确问题

档案相关规定中，要求档案内容和实际情况保持一致，不可随意进行篡改，需确保档案信息的准确。根据档案利用工作现状来看，较多档案内容非原始内容被篡改，这时虚假档案可为行政人员提供便利，但不能确保档案的真实性、准确性，同时还会为日后信息化档案管理及利用工作构成严重阻滞。

4 信息化背景下档案利用的完善举措

4.1 完善档案管理机制的方法

档案管理工作中编制规范管理机制，利于更好的收集档案资料、整理并归档档案资料、分析档案资料，从而形成完整的档案管理机制。这时，可对各类型档案信息归类整理处理，明确档案信息中的重点后加以评估。此外，对可公开档案公开处理、保密档案加强保护，构建长效档案管理机制，有效处理档案利用中存在的问题。

4.2 档案利用监督机制建设的方法

要求中山市自然资源档案馆正确看待档案利用中的问题，构建相应的规范机制、明确管理流程。然后编制相应的奖惩机制，在档案信息管理工作表现突出者予以相应的奖励，反之则需给予相应的惩处，以此有效调动管理人员的工作熱情，认真执行各项规章机制、流程，避免发生档案利用不合理状况。

4.3 有效处理档案利用信息不对称问题的方法

档案利用信息不对称为档案信息管理常见问题，及时通过适宜的方法处理非常关键。需要中山市自然资源档案馆做好档案利用相关宣传工作，使人们正确看待档案管理的重要性，有效调动人们利用档案的兴致，从而很好的处理档案信息不对称方面情况[3]。与此同时，档案管理部门应加大档案信息宣传力度，于社会各界人士开放档案目录，促使人们群众明确档案利用意义，处理档案利用工作中信息利用不对称问题。

4.4 培养档案管理人员的综合素养的方法

加强档案管理人员职业道德观念，使其按档案管理工作流程执行各项工作，秉持公平原则利用档案。中山市自然资源檔案馆定期应组织管理人员参与到相关培训学习活动中，可将信息化技术应用于档案管理中，关注档案管理人员数字化档案管理技术，获得档案管理系统支持有效处理漏洞问题，旨在避免发生档案信息盗用问题。除此之外，要求中山市自然资源档案馆管理人员工作中提高自身责任意识、服务意识，在档案利用这利用档案时协助其解决实际遇到问题，进而确保档案管理工作的效率及安全。

4.5 实行信息化档案利用观念教育的方法

中山市自然资源档案馆方面应进行档案管理人员信息观念教育工作，使档案管理人员树立档案信息管理的意识，明确档案利用不合理所致后果，结合相关规范不断提高管理人员档案管理方面的素养。定期可通过组织档案管理人员培训、聘请专门档案管理专家方式加强管理，从而为达到档案信息保密、加强对档案信息保护工作提供支持。

4.6 明确档案服务途径的方法

国建集成化档案管理、服务平台，提高业务管理平台数字档案管理水平，并且提供网络化档案相关服务。可借助档案信息检索技术、档案信息查询技术的作用，对档案信息属性、全文实行检索处理，并提供数字载体图像、声音，以及影像等相关查询方面技术，不断丰富档案信息检索形式、创新检索技术，旨在满足档案利用的实际需求。

4.7 加强中山市自然资源档案馆部门联系的方法

首先，应在原档案信息系统之上，使中山市自然资源档案馆的局域网、单位人事、科研等部门联系起来，便于更好的接收电子档案想信息，为不同部门、工作人员提供查询服务、档案利用服务[4]。其次，可使用互联网在档案主管部门引导下，做好其他部门间的配合工作、协调工作，从而构建科学、可行的档案利用服务机制，充分运用现有资源、整合资源。

4.8 提高档案管理系统运行安全的方法

为保证档案管理系统运行的稳定及安全，构建信息系统防火墙和密码访问控制极其必要，这就需要实行备份、获得恢复系统的支持，不断优化档案信息系统安全管理机制内容。然后编制电子归档机制做好细节管理工作，加强对电子文件利用管理强度，遵循技术、管理相关标准执行工作，从而有效提高档案管理系统运行的安全性。

5 结语

信息技术的快速发展下加强档案管理非常关键，因此需要明确档案利用中存在的不足，然后编制完善的档案管理机制和监督机制、提高档案管理人员综合素养、转变以往档案利用观念、加强各部门联系等，以此确保中山市自然资源档案馆档案利用效果及安全。

参考文献

[1]马慧莉.信息化条件下档案馆功能的扩展与延伸[J].兰台内外，2019（13）：3-4.

[2]干青青.信息化条件下加强机关档案安全保密管理的途径[J].管理学家，2018（11）：12-13.

[3]丁宇欣.浅析不动产登记档案利用服务[J].办公室业务，2019（10）：128-128.

[4]董惠.工伤保险业务档案管理的信息化推进研究[J].人力资源管理，2018（1）：202-203.