电子档案管理浅谈

摘 要：电子文件自诞生以来一直受到关注。由于电子文件有着和纸质文件不同的特性，且电子文件归档的核心是保证归档的电子文件长期有效的存储和利用，如何收集、鉴定、整理，做好电子文件归档管理是经常探讨的话题。

关键词：电子档案;管理

1 电子档案的含义

电子档案是指利用计算机技术形成的以代码形式存储于电子介质上的档案。电子档案所采用的存储介质主要有硬磁盘、软磁盘、磁带和光盘。

2 电子档案的特点

1）信息的非人工识读性。电子档案的全部信息是以数字代码进行存储的，只有借助计算机才能解码，才能转换成人们可识读的信息。

2）信息存储的高密度性磁盘、磁带、光盘存储的密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，更有“海量存储”之称。随着科学技术的发展，这些存储介质存储信息的密度还会继续增大。

3）信息与载体之间的可分离性。电子档案信息不一定具有固定的物理位置，可以非实体形态进行加工和管理。这种信息和载体的可分离性使电子档案易于更改而不留痕迹，易于复制而难分辨原件与复制件，易于传输可异地调阅或输出文件。

4）多种信息媒体的集成性。以往档案一般只能记录一种或两种信息媒体，使用多媒体计算机，可将图文、音频、视频等不同媒体形式的信息记录在同一份文件中，使其达到图文并茂，真实再现当时的情况。

5）系统依赖性。电子文件从制作、处理到档案的全部管理活动，都必须借助于电子计算机系统才能实现。此外，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。

3 电子档案管理的“利”

1）有利于实现信息资源的共享。科技档案信息的共享是为了更好地利用信息资源，从而提高工作效率，增加经济效益。电子文件是一种原生的信息资源，存储在各种不同类型载体上的电子形式的记录，是计算机运用的产物，是科技档案信息资源重要的组成部分。对电子文件进行归档是丰富信息资源的基础，是实现网络信息资源共享和利用的最好捷径，随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级，当前以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统中广泛地推广应用。利用网略平台，通过计算机局域网络，使归档的电子文件得到重复利用，实现了信息资源共享和利用的第一步。充分利用电子文件，共享和分享信息资源，通过相互学习、比较参考、重复利用、改进创新，进而赢取市场，这对增强设计科研单位的核心竞争力和促进设计科研单位的发展极为有利。在市场经济为背景下的今天，实现信息资源的共享和利用，已成为档案界和科研设计单位的共识。

2）有利于拓展科技档案服务领域。实践证明，拓展科技档案服务领域，是科技档案事业迅速发展和社会进步的体现。在社会发展的进程中，从甲骨到光盘，信息载体发生了几次重大的历史跨越。甲骨、竹木简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘等等，介质不断翻新，载体不断变化。在岁月的长河里，金石取代甲骨、竹帛取代金石、纸张又取代竹帛，档案载体不断更新，服务领域不断扩大，同时也促进了档案事业的发展。随着计算机的普及，CAD的广泛应用，在工程设计方面所形成的科技档案，也发生了一系列的变化，既有原来的纸质载体档案，又出现了电子文件，其载体也发生了新的变化。正因为这些变化，才使得我们的信息资源变得如此多元化和方便提取，随着电子文件归档，资源不断地积累，促使我们的信息资源更加丰富多彩。由此可见，电子文件是档案发展的必然产物，是一种战略资源，也是档案事业发展的必然趋势，它拓展了档案工作的服务领域和增加了信息的存储量。逐步实现科技档案管理事业规范化、标准化以及社会化，使其充分发挥科技档案服务生产的功能和目的，是我们不懈追求的目标。

3）有利于实现单位信息化。对电子文件进行归档是积累和保留技术财富，是加快单位信息化手段之一。面对经济全球化的挑战，开拓国际市场，单位信息化显得尤为重要。单位信息化带来的是先进的技术、科学的方法和现代的管理理念。

4）有利于减轻档案的库房压力。随着科学技术的发展，减轻科技档案的库房压力最主要的手段之一是采用电子文件取代纸质档案，但针对这一问题，其利弊得失，仍有待探讨。每个设计科研单位从成立到现在，其科技档案不计其数，档案库房压力可想而知。电子文件可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各媒体信息，这样利用很小的空间就可保存大量的信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性、易操作性的特性。纸质文档只能记录文字、图形、图表信息，相比之下，电子文件则具备诸多不可比拟的优势。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。据有关资料报道。

5）有利于提高科技档案专业人员的素质。优秀的科技档案管理人员素质，对促进科技档案的发展会起到一个实质性推动作用，面对不断推陈出新的电子文件，迫使档案管理人员不断地充实自己，提高自己的专业水平，不仅档案专业方面要精通，计算机应用方面的能力也要充实提高。

4 电子档案的“弊”

电子文件和纸质档案相比其许多优越性和特殊性，但其不足之处也显而易见。

1）是否真实可靠。电子文件可以被修改，也可能因为事故造成数字信息的改变和丢失，因此档案管理部门提供给用户的电子档案是否真实可靠，是利用者十分关注的问题。保持电子文件的原始性和准确性是科技档案管理人员首当其冲要注意的问题，解决这一问题必须依靠先进科学技术和高超的专业技术水平。

2）安全性。避免各种破坏并保持电子文件的真实、完整、有效且不泄密，这也档案管理人员要注意的事项，档案系统管理人员，要对电子文件操作者的身份进行识别，并对其访问权限进行控制，防止非法侵入，设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等，对服务器上的电子档案进行定期备份。必须不断研究影响电子文件形成的各种因素，从实际出发制定出切实可行的电子文件档案安全管理规范，以适应科研设计的飞速发展。

3）及时性。电子文件不可能一次性收集、采集、集中输入，电子文件最好做到实时完成，实时归档。不断地存入数据库和完善。也就是设计数据信息实时采编，及时保留存入数据库，这样才能形成有序化的设计数据信息流，不断地充实单位文档和电子信息一体化的数据管理库。数据管理库中的结构要具备科学性和实用性，档案专业人员要对这些信息作好科学的分析归纳。实践工作反映，科技档案管理人员的素质越高，越能收集和找到有价值的信息。

4）特殊性。在档案界已经形成共识，电子文件的归档，必须遵循电子文件的特殊性，不能习惯性和简单地以纸质文档归档制度和方法来处理电子文档的归档问题。这要求我们档案管理人员在收集归档电子文件时，一定要对电子文件的属性了解透彻。特别是设计科研单位的电子文件大部分是CAD文件，这也要求我们的档案管理人员对CAD制图要有厚实的基础理论，具有相当的操作、应用能力。

由此可见，21世纪的今天，科技档案管理人员不能仅在科技档案专业方面进行研究和探讨，其研究领域应不断扩展，其综合素质也应不断提高和充实。这也就要求檔案管理人员应有扎实的基础知识、熟练的专业技能及广泛的相关学科知识素养。

参考文献

[1]李威.电子文件与电子档案“单轨制”的两个不同视角[J].档案管理，2020年3月.

[2]张蓉.浅谈科技档案中的电子档案管理[J].图书与档案，2013年7月.

[3]李涛.浅谈电子档案的特点及其管理[J].科技信息，2009年06期.

作者简介

潘振兴（1982-），男，汉族，巴林左旗，档案管理员，馆员，本科，研究方向：住房和城乡建设局业务方面档案管理工作。