信息化背景下中学档案管理的发展路径探析

黄武家

摘 要：信息化背景下，中学的档案管理表现出明显的数字化特征，能更完整记录学校的发展和进步，同时中学档案也是学校发展历程的缩影，基于此，本文分析中学档案的特征和价值，并进一步探究信息化背景下中学档案管理的发展路径，从档案管理受关注的程度、档案信息的存储形式、检索系统的建立、管理人员的专业素质四方面入手进行总结。希望本文的观点能为相关研究者提供参考意见。

关键词：中学档案;存储形式;检索系统;特征价值

如今计算机网络技术迅猛发展，中学的档案管理也开始运用先进的网络管理技术，走上了数字化的发展道路。档案管理者可以利用信息技术提高工作效率，同时对档案部门所能提供的服务也起到一定优化的作用。做好档案材料的管理工作，需归纳信息化背景下中学档案管理所具备的特点，运用发散性思维有效解决中学档案管理中存在的现实问题，以丰富中学档案的利用价值。

1 中学档案的特征和价值分析

中学档案主要是用来记录学校的发展历史，其中不仅有宝贵的教育教学管理经验，还有学校历届学生的档案。中学档案室属于基层档案部门，其特点与其他的档案部门基本相同，具备双重职能，也就是收集档案信息，并在此基础上充分利用档案信息。学校领导可以使用中学档案树立学校良好的形象，此时档案起到提供依据的作用。学校不仅仅是产生档案的主体，同时也是发挥档案作用的主体。中学档案记录了学校的发展情况，记录着历届学生的成功与失败，同时也记录着教师倾洒的汗水和其所获得的成就。中学档案也是学校的宝贵财富，档案资料丰富，能促进学校科研工作的展开，记载着学校多年来所积攒的教育经验，记录着学校的教职人员为学生的发展所做出的贡献，同时也能反映出学校教学的整体水平[1]。利用中学档案对学生进行校史教育，回顾学校发展中出现的一些重大历史事件，不仅能成功激发学生的荣誉感，也能激励着同学们为校争光。由此可见，在学校的建设中，档案是重要的校史资料，所起到的作用也十分关键。

2 信息化背景下中学档案管理的发展路径

2.1 提升学校对档案管理工作的重视程度

信息化时代背景下，做好中学档案的管理工作应该重视对档案管理重要性的宣传，以保证全校师生和教职人员都有良好的档案意识。学校的领导也应该对档案管理的工作引起重视，除了档案管理部门要承担起管理档案的职责外，也要呼吁全校师生参与其中。中学档案应覆盖全面，甚至是一名教师的聘用合同都应该包含在内，同时也应该包括每一位同学的学籍档案、每一位同学的月考成绩。此外，档案管理更应该记录一些大型事件，包括全体师生共同参加的年度校庆、年度总结大会。例如，某中学档案记录了所有师生和在职职工所发生的重大事件，在平时的工作中，管理者应该熟悉需要归类的文件类型，能够在实际的工作中实时归档，以保证档案后期的应用有迹可循。在一个教学阶段开始之初，学校的档案部门就应该做好各种职位需求的收集工作，明确需要归档的档案类型，同时要遵循归档标准展开归类。面向学校内部不同的工种，建立相应的归档小册，从而确保不同类型职位的在职人员都能够基本了解在平时的工作中，有哪些文件需要及时归档，应该执行哪些标准。积极与在职的代表人员进行沟通，以确定某一阶段，在工作岗位中应该归纳哪些档案。

2.2 创新适合档案多样存储形式的管理模式

信息时代背景下，档案的存储形式发生了改变，管理模式也是电子文档与纸质文档并存，也就是说在网络信息时代，中学档案的管理工作更加复杂。随着时代的不断发展进步，计算机技术和管理软件也在不断升级，人工操作、电子文档以及纸质文档会逐渐被智能化手段所取代，同时也会与其他的系统建立更为密切的联系。在此条件下，要保证电子档案是安全可靠的，有较强的保密性。同时也要重视对相关工作人员业务能力的培养，以保证所建立的电子档案系统是科学稳固的，将多级备份管理的手段应用其中。使用光盘和移动硬盘管理档案材料，要确保材料的安全性，妥善保管硬件，避免移动硬盘损坏，防止光盘脱磁。对电子材料设置可读性的更改模式，将档案材料的重要程度考虑在内，设置通关口令，对电子信息加密，以确保信息的安全。為电子化档案设置客户查阅窗口，体现一定的针对性，设置一个小型的局域网络，有效应对计算机故障，隔绝互联网病毒，从而有力防范黑客攻击。避免一系列的互联网安全问题影响到电子信息档案的安全性。另外档案管理人员还应该定期进行信息备份操作，以保证电子信息损坏后能在第一时间内找回信息，迅速恢复正常的运行，以有效降低工作损失。

2.3 建立规范而又统一的档案电子检索系统

传统模式下的中学档案信息比较直观，可一旦储存有误于再次检索时必将耗费大量时间。而在信息时代背景下，中学的档案信息主要是存储在计算机和其他形式的介质中，增加了便捷性，对于管理人员来说，了解计算机软件的运行特征很有必要，除此之外还需掌握对其他介质的管理方法。需建立规范而又统一的档案电子检索系统，将传统的纸质版本档案检索系统与电子检索系统合并。比如某份档案材料不仅有电子版本，还有纸质版本，正确的管理方式是对其进行标注。对于借阅活动应运用规范的形式进行管理，借阅者需要前往档案管理部门办理相应的手续，才能进行借阅。存在一些纸质档案材料有着较大的容量，将其完全转化为电子档案有一定难度，所以需要以纸质形式入库。把这种管理形式体现在电子检索系统中需建立材料索引，标注为“纸质版、无电子版”。如果有查阅的需要，可前往档案部门办理相关手续进行借阅。

2.4 提升档案管理人员的专业素质

信息时代背景下，管理档案的工作有了更强的专业技术性，作为管理人员要能够熟练应用计算机软件，同时也要正确使用其他的存储介质。另外管理软件在不断更新换代，作为管理者要能够跟得上时代发展的脚步，积极学习新的管理技术，档案管理员应考取档案管理员证书，以掌握更多的专业知识。聘用全职的档案管理工作者，由专人负责管理档案，不能频繁换人，在管理档案的工作中有积极的态度和较高的工作热情，从而保证档案管理的质量。认真对待学校的教育评估活动，而不是以应付的态度面对学校的督导[2]。保证档案管理工作者职业素养达标，有较强的保密意识，为此可与员工签署保密协议，并建立严格的保密保障制度。中学档案涉及一些人事安排信息和教职工的工资福利信息，要避免这些信息发生外泄，给学校和教职工造成不必要的麻烦，保证学校的健康发展。

3 总结

综上所述，信息化背景下中学档案管理要想获得较好发展，学校应该提高对档案管理工作的重视程度，运用的管理模式要及时创新以便适应档案的存储形式，积极建立规范而又统一的档案电子检索系统，采取相应手段提升档案管理人员的专业素质。使得中学校园内的每一个教职工都有随时存档、归档的工作意识，为档案信息的安全可靠性提供保障，促进中学校园的更好发展。

参考文献

[1]王海霞.强化档案意识，提升中学档案管理水平的研究[J].科教导刊（下旬），2019（02）：176-177.

[2]卢旭.试论中学档案管理工作有效为学校发展服务[J].办公室业务，2019（01）：98-99.