水电管网基础档案工作规范化管理问题初探

杭军

1 引言

水电管网档案是机关事业单位档案建设的重要内容，是水电工程项目建设中不可或缺的一部分。随着水电工程的不断发展，档案管理在工程建设中起着非常重要的作用。自上世纪五十年代以来，湖北省气象局机关大院供水管网经过多次改建、增容改造，没有形成系统的供水管网档案资料，部分档案缺失。供电管网自2011年响应武汉市政府规范整治空中管线的号召，将空中“蜘蛛网”状的电线全部整理包装后埋入配电井道，大院上空美丽了。但是由于管线入地的工程档案全部是纸制的资料，缺乏管理规范，造成查阅资料耗时耗力，且容易缺失，影响今后的用电管网的增容改造实施进度。另外，水电管网在使用过程中，通过仪表观察记录，也会发现“跑、冒、漏”现象，但由于管网档案资料不齐，发现的问题不能及时排查解决，造成了一定的经济损失。如果需要进行维修或改建，还要依靠一些有经验的后勤老員工，凭记忆来寻找管网。人们称他们为“活地图”。随着老职工的逐步退休，这样的粗放的管理模式越来越不能适应时代的要求，造成管网的维修、改建升级和扩建困难，如何把“活地图”变成永久性“地图”，并且利用信息化技术，实现方便查找和使用，是摆在目前档案管理工作目前的紧迫问题。

2 水电管网基础建设档案管理目前存在的问题

2.1 水电管网档案管理缺乏制度规范，管理手段落后

由于缺少相应的管理制度规范，档案收集难度大，资料分散，过手人员多，再加上领导对档案工作的重要性认识不足，没有在工程施工过程中加大对档案的收集力度，没有做好档案的整理归档工作，造成施工档案缺失严重。

2.2 缺少专业的管理人员

很多单位大多没有配备专职档案管理人员，基本由其他人员兼职，从而导致档案管理质量不高。事实上，但档案工作的专业性很强，其要求档案管理人员必须具备足够的专业素质。

2.3 水电管网档案前期管理不到位，档案缺失严重

水电改造工作很多是由各单位根据自身的需要，分散组织实施的。建设单位及施工单位关注的是工程进度和工程质量，是看得见摸得着的东西。而档案是一种无形资产，不能直接产生经济效益和社会效益。因此常常忽略项目档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候可以找到就行。实际工作中的情况往往是完工后施工人员迅速撤离，使得资料收集难度更大，造成很多技术档案缺失。

2.4 档案管理信息化程度不高

档案管理信息化建设被重视程度依然不够;技术开发创新能力不足;档案管理信息化建设基础薄弱;信息化程度不高;人力资源不足影响档案管理信息化建设。基建档案的管理信息化工作也毫无例外的存在这些问题，迫切需要解决。

3 提高水电管网基础建设档案管理水平的对策

1）加强领导明确责任，重视水电管网基础建设项目档案管理信息化建设工作。任何水电施工项目，从立项开始，项目负责人就要指定专人负责资料的收集，保证资料的完整性、真实性。

2）加强制度建设。水电管网基础建设档案复杂繁多，有各种施工文件、技术文件、监理复函、来往文件、施工图纸、原始资料、数据复核、照片收集、影像记录等业务档案，从档案记录材料上分，又有纸质档案、电子档案等，必须根据《档案法》，建立健全档案管理的制度。只有这样，档案的管理工作才能实现向规范化和标准化。所有水电建设改造工程在验收阶段必须提交相应的工程施工档案。

目前省局机关服务中心正在筹划大院后勤信息化管理建设，利用这一机遇，建立健全标准统一的水电管网基础建设档案数据平台，使得档案数据存储工作高效完成。为水电管网档案管理人员配置专业软件，进行数据收集与整理工作。在此基础上，数据平台应具有检索、编排。

3）优化管理模式，强化信息化平台建设，规范水电管网档案管理信息化工作制度，明确档案信息化工作流程。改变传统观念，提高认识，利用后勤信息化管理建设，建立统一的水电管网档案数据平台。进一步变成电子数据，这是解决以上问题的途径。可以将水电管网相关信息的空间位置、属性特征及地域特征进行统一管理，充分利用当前档案管理OA办公自动化系统为依托收集整理管网档案，根据管网信息和与管网相关的地形、环境信息等地理信息，记录事物之间的关系和演变过程。

4）加强水电管网基础建设档案管理人员专业化培训，开展定期信息化继续教育，还可以引进信息技术人才。对管网特点和应用需求进行全面分析，从设计、运用方面下力气，对管网特点和应用需求的全面分析，建立管网工作区等系统设计，建立起符合省局特点的水电管网信息系统。

水电管网基础档案是保证机关事业单位正常运行的重要技术资料，是国家进行经济建设的重要凭证。规范化的档案管理能够有效提升工作的效率，在一定程度上就是管理我们自身的财富，提升档案管理工作的水平，必须从档案管理的规范化和信息化开始。

参考文献

[1]袁伟.移动互联网背景下智慧后勤建设的思考[J].中国机关后勤，2019，000（002）：13.

[2]偶炯民.浅谈城市地下供水管网档案系统的建立和管理[C]全国城镇供水管道施工与养护技术研讨会.2002.

[3]李琴，李晓秋.论“互联网+”时代下高职院校基建档案管理信息化[J].安徽冶金科技职业学院学报，2017（4）：57-59.