档案信息化管理的实现策略探讨

田正姣

摘 要：现阶段，加大对企业档案信息化建设的力度是很有必要的，其既能够提升企业档案工作水平，同时还能符合企业档案的规范化和合理化需求。目前，企业要想满足档案工作的基本要求，那么就应当做好档案信息化建设工作，根据实际情况来制定规范完善的档案信息化管理系统，从而有效实施企业档案工作。本文详细探究了企业档案信息化建设过程中存在的诸多问题，并且提出了相应的解决对策。

关键词：信息化;档案管理;策略

在企业的经营过程中，企业档案是指在生产与经营活动中产生的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同形式的资料，这些资料对于企业的发展具有一定的参考价值，并且有利于企业市场竞争力的提升。随着信息时代的到来，为了充分发挥企业档案对于企业发展的作用，必须做好档案管理工作，加强企业档案管理信息化建设，改变原有的管理模式，实现企业内部的资源共享，提高档案管理工作效率，促进企业的快速发展。

1 当前我国企业档案信息化建设的现状及存在的问题分析

1.1 档案信息化发展不均衡，建设水平有待提高

企业档案管理工作中加强信息化建设确有必要，但是实践中却存在着一些问题与弊端，其中发展不平衡就是一个最大的问题，亟需采取有效的措施予以解决。不平衡问题主要在横向上，包括企业的规模、类型以及综合实力等因素，这些横向上的影响因素不同程度地影响着企业档案的信息化建设，阻碍了企业档案建设的顺利开展。例如，对于规模大或实力雄厚的企业，其具有轻强的资金能力支持企业档案信息化建设，而相对之下，规模小且实力弱的企业在档案信息化建设中缺乏足够的资金支持，这就使得档案信息化建设中出现了横向上的不平衡现象。

1.2 档案信息透明性和公开性较低

企业经营过程中实施企业档案信息化工作，主要是将相关资源整合到一起，以此为企业人员查找资料提供一定的便利，增强企业信息的公平公正性。不过，从当前情况可以看出，在企业档案信息化管理期间，还存在着诸多的问题。比方，信息公开性和透明性较低，他们只是把企业的档案管理权限交由少数人员进行管理，根本没有做好公开化管理。此外少数人员管理的方式虽然能够有效维护和提升企业档案信息的安全性，不过，和档案信息化建设的真实含义相比较而言，还是有着特别大的差距，严重影响了企业后期的正常运营。

1.3 企化档案资料和信息存在隐患问题

档案是企业发展历程的记录载体，其中还包含了商业机密以及企业职工人事档案。企业档案资料的安全风险体现在以下几个方面：第一，外界因素。黑客窃取或者篡改档案资料信息，妄图获利，攻击企业档案信息系统。第二，内部因素。企业档案资料管理工作中，其中为数不少的人员并非专职，而是兼职人员，甚至在未接受专门的培训条件下就上岗;所以缺乏安全保密意识，以致于很多职工的信息以及企业信息被泄露，造成了不利影响和安全隐患。

2 档案信息化管理的实现策略

2.1 建立完善的档案管理制度

为了促进企业档案管理信息化建设的顺利进行，档案管理部门需要根据企业的实际情况建立完善的档案管理制度，管理制度主要由归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅制度、应用制度、软件管理制度、操作管理制度以及岗位责任制等部分构成。只有这样，才能使企业档案管理工作具有较强的可操作性以及约束性，保证所有档案管理工作能够有条不紊的进行，有效的提高档案管理工作的规范化与标准化水平。

2.2 采用信息控制措施

新的档案管理环境下，加大了企业档案管理难度，多种类型企业档案信息的出现，对企业管理技术提出了新的要求，还需要建立统一的管理平台，确保档案信息管理质量及效率，引导管理人员运用新型技术完成各项管理任务。档案信息准确性是保障档案管理功能正常发挥的关键，如果出现档案信息错误的问题时，将对企业带来严重损失。因此，在创新档案管理的过程中，需要采取恰当的信息控制措施，为档案信息传输创造一个良好的环境，同时要求档案人员严格按照管理流程实施管理工作，是提高管理质量的关键。在制定档案管理要求时，要强调管理原则和管理目标，为档案管理工作的高质量开展提供指导。为了保障管理效果，还要对档案信息资源管理过程中出现的违法行为予以相应的惩处措施，从而提高管理人员的责任意识，推进企业档案管理朝着规范化的方向发展。

2.3 建设数字化档案系统

目前，我国很多企业在开展技术型工作时会逐渐推陈出新，通过数字化管理的形式实现档案信息化管理要求。这种工作的主要目的就是实现资源共享，让工作人员在对档案进行管理时，可以提高其综合利用率，减少资源浪费现象。工作人员在发挥工作职能时，可以对用户的实际需求进行分析，其能够通过数字化档案系统的建立实现有关工作要求，不仅需要按照基础的工作原则完成有关任务，还需要对现有的工作情况进行深入分析，制定合理的工作规划，降低工作当中产生错误的概率。当代社会的发展对于档案管理工作的开展也有较高的要求，数字化档案系统的建立需要以监督管理作为基础，促使每一个环节的档案管理工作内容得到落实。虽然数字化档案系统的建立能够在较大程度上满足实际需求，但是需要注意有大量珍贵的纸质档案资料需要与数字化系统相结合。因此，档案管理部门需要建立一种纸质档案与电子档案共用的体系，这样不仅可以实现数字化档案系统的建立目标，还能够加大对纸质档案的保护，使其具备双重保护作用。

2.4 加强思想重视以及档案信息化建设管理

企业档案是国家档案的组成部分，如果管理不当则会影响国家档案管理加强信息化建设，同时也会对企業发展产生不利影响，实践中操作过程中应当强化档案管理，积极引入现代信息技术手段和方法，提高档案管理工作的信息化水平。首先，对发展相对比较落后的企业给予帮助。实践中，国家主管部门、协会组织机构等，一定要加强重视，对辖区范围内落后企业进行指导和帮助。从人力资源、物力以及财力等多个方面针对各企业短板给予一定的帮助。同时，在规定的期限范围内阶段性进行考核，对信息化成果及时验收和转化;合格者对其采取继续扶持的措施，不合格者需停止扶持，根据实际情况引导其及时进行调整。其次，企业之间应当加强互帮互助。新时代背景下，企业档案信息化建设并非孤立的，因一些主观和客观因素而限制了企业档案信息化建设与发展步伐，所以各企业之间应当在档案信息化建设过程中加强协作，广泛吸取经验教训。实践中可以定时组织企业进行相互交流和学习，尤其在档案信息化建设时互助，组织档案管理人员到先进企业参观学习，以此来提高他们的素质和技能，这有利于促进档案管理工作的信息化建设。

3 结语

总之，档案信息化建设要求工作人员在开展有关的工作内容时，加强自身的注意力，提高工作能力，减少问题的产生。在信息化时代不间断的发展过程中，社会对于档案管理也有更高的要求。工作人员不仅需要遵守基础的档案管理条例与规范，还需要为档案管理信息化建设提供基础保障。管理部门需要对信息技术进行有效融合，改进档案管理的方式，对各个环节的工作形式及内容进行完善，促使其能够满足信息化建设的深度要求，为档案资料与信息的安全性及真实性提供保障。

参考文献

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