做好事业单位文书档案管理工作的思考

陈淑玲

摘 要：文书档案是事业单位档案体系的一个组成部分，详细记载了单位的发展进程，在事业单位健全档案管理体系创新档案管理模式的背景下，进一步提高了对文书档案管理的要求，其原因在于文书档案能够给单位聘用人才，做好考核以及决策工作提供必要参考。文书档案管理作为服务类工作是想影响着事业单位的改革进程，所以要想推动事业单位的持续稳定发展，就要转变过去形式化和不够规范的档案管理状态，优化文书档案管理模式，维护事业单位的稳定持续发展。本文将着重就如何做好事业单位的文书档案管理工作进行分析，以适应事业单位的长远发展要求。

关键词：事业单位;文书档案管理;工作方法

事业单位作为服务社会大众的重要部门，是党和政府的支柱，只有在事业单位的大力扶持之下，才能够让国家与社会得以稳定长久发展。对于事业单位的建设与运转来说，文书档案管理居于核心地位，在记录单位整个发展历程的同时，还在推动国民经济发展建设方面发挥了突出作用。在事业单位的改革进程中，要为单位的长效发展提供动力，就需要重视档案管理，特别是加大对文书档案管理的优化建设力度，利用科学化的档案管理模式与方法促进档案管理现代化和综合性发展，构建一个科学完善和动态优化的档案管理体制。

1 做好事业单位文书档案管理工作的意义

事业单位文书档案作为档案管理当中的基础工作事项，所记录的是单位员工信息与单位工作各个方面的信息，是事业单位重要的信息资源，也是事业单位制定相关决策的必要根据。文书档案是事业单位档案工作当中专业性机密性与复杂性很强的工作，所以事业单位在这项工作的开展中，先要认识其重要性和开展意义。第一，文书档案记录了当前阶段事业单位的工作情况和单位的整个发展历程，信息完整而又综合，将这些档案资料作为参照，能够科学指导事业单位优化财务、业务管理等重要工作事项，打造更加稳定优质的内部发展环境。文书档案材料当中涵盖了极大规模的信息，对这些信息进行挖掘使用，将会为事业单位的稳定运转和长效发展带来助力。第二，事业单位文书档案是对国家档案的补充，有助于促进国家档案体系建设。从客观角度进行分析，文书档案是国家档案体系中不可忽略的内容。加大文书档案管理力度实际上就是在给政府保存保管了更多重要的文件材料。特别是在事业单位持续改革的背景下，这些档案的重要性得到了进一步凸显，能够指导事业单位实现科学转型。第三，文书档案是事业单位管理机关登记管理工作的原始素材，也记录了单位整个生命周期的历史活动，信息详细而完整，因此能够为事业单位提供必要的法律凭证。

2 做好事业单位文书档案管理工作的有效方法

2.1 提升文书档案管理认识

随着国家经济水平持续提升，事业单位担当的职能也有所增多，在服务社会大众方面发挥的积极作用进一步凸显，相应的，事业单位文书档案管理也悄然发生着变化。为了适应经济社会的发展要求，为事业单位在当前背景之下的发展提供动力，单位领导首先需要转变思想观念，高度关注文书档案管理，认识到这项工作对单位发展带来的积极作用。单位领导需要积极学习先进的管理理念和管理模式，并在文书档案管理当中进行新思想的落实。由于领导在整个事业单位的发展和管理工作当中发挥着引领作用，所以领导要做到率先垂范，以身作则，以便对其他管理者起到带动作用。另外，文书档案管理水平的提高离不开单位全员的努力，所以，事业单位要加大文书档案管理重要性的宣传工作，在重要会议上反复强调，同时也要借助不同的媒体手段进行思想宣传，保证全员统一思想认识，共同推动文书档案管理改革。此外，管理人员必须始终秉持全局观念，自觉主动完成文书档案管理，履行好收集、整理、保管、开发利用文书档案资料的责任。

2.2 完善文书档案管理制度

为提高事业单位文书档案管理的规范性以及科学性，积极完善档案管理制度成为一项有效措施。虽然事业单位在档案管理当中已经形成了一整套的制度模式，但是针对文书档案的管理制度还存在一定的空白点，人就需要在制度完善化和规范化建设方面加大力度。在文书档案管理制度建设上，需要遵循一定的原则，特别是科学性与合理性原则，也就是说构建的制度必须立足单位的实际情况，满足单位的档案管理特征，符合文书档案工作的内在规律。在档案执行环节要始终将权威性作为重要准则，保证奖罚分明。文书档案管理制度多体系的内容，除了包含档案的收集、管理、利用等之外，还需要涉及档案的监管制度。在监督制度建设当中，需要持续提升工作人员的责任意识，使得他们能够在制度执行和管理工作落实时综合考虑实际情况，秉持服务观念，最大化發挥文书档案信息的应有价值。

2.3 培养文书档案管理团队

文书档案管理构成了事业单位稳定长效发展的一个必要保障条件，其重要性不言而喻。文书档案管理的明显特征就是专业性和实践操作性强，要求档案管理者具备良好的理论知识素质以及较强的实践技能。所以，面对日益提高的文书档案管理要求，加大对档案管理者的教育培训力度，帮助他们革新知识结构，看能力体系显得尤为重要。为保证人才教育培训的效果，首先需要全面分析文书档案管理者必须具备的素质：一是综合分析能力。由于文书档案管理涵盖着复杂而又繁琐的档案资料，整理工作内容，需要在材料分析的同时做好类别划分，并结合类别优化整理，所以综合分析能力是必不可少的。二是思想政治素养。事业单位的文书档案机密性强，对于档案管理的安全性和可靠性要求高，需要档案管理者有很强的责任感，也要有极强的政治觉悟，维护信息的保密性。三是信息技术知识与专业化的档案管理知识技能。在信息化时代背景下，档案管理者必须具备极高的信息素养，利用信息技术的知识方法解决档案管理当中的问题，对创新性的档案管理策略进行科学应用。在明确了档案管理者必须具备的素质后，事业单位在对人才教育培训工作进行安排时就可以有的放矢，明确培训内容与考核方法，健全奖惩机制，充分发挥人才优势。

2.4 构建档案管理信息系统

事业单位的文书档案管理在适应信息化时代时需要采取的一个重要措施就是引入信息化手段，改变过去陈旧落后的管理模式，不再运用手工整理归档等的方法，以免造成时间和资源的浪费，为后续的信息查询带来阻碍。在步入到信息化时代之后，信息化管理方式得到了普遍认可，也开始在事业单位的档案管理当中普及应用。事业单位可以根据文书档案管理的特点与要求，建立信息化管理系统，在计算机当中统一输入文书档案的系列内容，构建一个网络数据库。假如要对有关信息资料进行查找的话，只需输入关键字即可以获取信息资源。档案管理信息系统的操作者应该具备极强的技术操作能力，并具备保密管理意识，保证对档案信息系统的科学操控。

文书档案作为事业单位社会管理活动当中形成的文件资料，记录的是单位运行发展中的各类信息，具备极高的保存与应用价值，是当前档案管理体系建设中需要重点关注的内容。但是当前的时代背景和发展环境都和以往有了很明显的变化，在信息化时代做好事业单位的文书档案管理，就需要转变思路，创新工作方法。事业单位既要提高对档案管理工作的重视程度，在思想认识上进行调整，又要把正确的思想观念转化成实际行动，牢牢把握文书档案管理现代化建设的方向，以便对档案信息的价值进行充分挖掘与利用。

参考文献

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