高校档案利用工作的思考

曹吉

档案管理的根本目的是满足服務对象对档案信息的利用需求，通过档案利用服务，体现了这项工作的作用及其社会职能。因此提供利用是档案工作的出发点和落脚点，如何做好利用服务工作成为每个档案人员必须要考虑的重要问题。

在传统的档案工作中，档案人员工作的主要内容是保护和管理档案的实体，往往首先是保证档案实体不被破坏，其次是根据利用者的要求，提供相关档案，满足各项工作的信息需求。服务的方式为你查（提出需求）我调（提供档案），解决信息需求问题。

传统的档案服务方式关注的焦点是是否提供了利用者要查找的档案。实践中，凭借档案人员的精心管理和主观努力，能够实现焦点目标。但是常常也有这样的情况，找到了要查的档案，还是没有利用者需要的信息。

随着社会发展和信息时代的到来，一方面档案数量激增，信息浩如烟海，另一方面各项工作对档案信息需求的要求不断提高，关注的焦点是是否通过档案利用服务解决了利用者的问题。要实现这样的目标并不容易，高等院校涉及的专业和事务众多，机构体制比较完整，活动具有周期性和连续性，其档案包括党政文书、教学、科研、教师业务、学生、设备仪器、基建、财务会计、人事等诸多种类，信息涵盖了教育教学、科学研究、行政管理、党团活动、基本建设、后勤保障等各个方面的工作内容，利用者出于不同的角度，信息需求也是多种多样的，对档案利用工作会不断提出新的更高的要求。

反观现状，以笔者所在学校为例，档案利用服务工作在管理机制、资源建设、技术手段、人员素质等方面，受到这样那样主观因素的影响和客观条件的制约，目前还存在一定的差距，有的甚至成为管理的短板，工作人员的管理理念、管理方式方法、档案利用效果往往不尽人意，拖了信息资源实现更大价值的后腿。

进一步做好档案利用工作，更好地为各项工作服务既是时代的要求，也是学校发展的迫切需要，顺势而为刻不容缓，急待引起各方面的关注，笔者根据学校的具体情况，提出以下应对策略。

1 更新观念，引入知识管理理念

人类社会进入知识经济时代，知识成为社会发展的关键性资源，随之产生的知识管理也日益成为重要的话题。知识管理指信息和知识通过获得、创作、分享、整合、记录、存取、更新、反馈等过程，形成不间断的积累，成为智慧的循环和管理与应用的资本。越来越多的组织通过知识管理提高工作效率，塑造自身的核心竞争力。

知识管理可以拓展档案管理的领域，传统的管理体制往往强调档案与文件、图书、情报等的区别，限制了自身活动的范围，也限制了自身发挥作用的领域。档案具有知识属性，知识管理要求将各种信息载体的知识进行整合与集成，构建知识资源体系，强调在各项工作活动中积累知识，创造知识，共享知识，应用知识，使档案管理融入更加宽泛的活动领域。

知识管理可以提升档案管理的价值，以往的档案管理往往重管轻用，倾向于储存档案，诸多档案记录了学校发展的过程，但仅仅是过去式，历史足迹对当前的各项工作不一定带来益处。知识管理则强调创造知识，运用知识，对档案信息进行研究，得到新的信息，发挥更大的作用，提升管理的价值。

高校档案不仅记录了学校发展的整个过程，也沉淀积累了丰富的知识，其实体既承载有显性知识，也承载有隐性知识。知识管理作为一种新的管理理念，可以运用于档案利用服务工作中，根据档案利用需求，提炼档案信息，归纳总结其中的知识，提供给利用者，解决其工作上的问题，实现从信息服务到知识服务的飞跃。

挖掘信息、提炼知识，引进知识管理，把信息资源的作用和价值充分发挥出来，为档案管理提供了创新发展的方向与动力。科学地运用知识管理理念，通过知识服务解决利用者的困惑与问题，能够进一步提高档案利用服务工作的质量和效率。

2 建设与开发并举，拓展信息资源

巧妇难为无米之炊，丰富的档案资源是做好提供利用工作的基本保障，建设与开发并举，是不断拓展信息资源，持续做好利用服务工作的必由之路。

建设信息资源是事关千秋大业的基础性工程，一要加大收集工作力度，在归档文件材料做到应收尽收、及时归档的同时，也要关注与学校有关，与室藏档案有关的图书资料信息，努力拓展收集范围，有效增加信息存储量。二要理顺集中统一管理信息资源的机制，部门（档案种类）割据式的运行机制会直接影响和制约信息开发的生机与活力，必须实现信息资源的科学整合，统一管理、综合利用是建设档案信息资源的必要措施。三要规范整理收集到的各种信息，把分散、孤立的信息归纳集中起来，使之有序化，把零散、杂乱的信息进行梳理筛选，使之系统化，夯实有效利用的基础。

开发信息资源是档案信息价值的升华和再创造。一要优化开发利用档案信息的内部环境，重视拓展档案检索途径，全面完善多层次的各种检索工具，人工查询与计算机检索相辅相成，不断提高查全率和查准率。二要以信息加工为手段，通过精心提炼繁杂的原始信息，经分析、加工、整序，把档案承载的信息从静态转化为动态，以信息产品的方式为利用者服务，最大限度发挥其资源优势。学校以往诸多实用的编研资料，深受广大利用者的欢迎和好评，要结合各项工作的开展，进一步深化、细化编研工作，使其成为开发档案信息的主要工具。三要宣传档案工作，通过各种渠道，借助不同的形式，大力宣传学校档案的丰富内容，反馈档案利用取得的社会和经济效益，提高广大教职员工和学生的档案利用意识，营造良好的外部环境，

档案是一种历史记录，它所记载的内容是历史形成的，不是根据现实的需求制作的，档案使用价值的发挥必须要有现实需求为条件，方能将档案的潜在价值转化为现实价值。因此，档案人员应当在经济社会和信息化时代的大背景下认识档案信息开发工作，必须了解和掌握各项工作开展对档案信息产生的需求，了解和掌握学校的甚至社会的利用者的特点和变化情况，以信息利用需求为导向，对档案资源进行有效的加工和提炼，结合学校各个阶段的中心工作和社会关注热点，不断调整信息开发的结构，注重提高具有本学校特色的信息加工项目的比例，锻造拳头产品，实施品牌战略，推进档案信息资源开发工作不断深化。

3 采用先进科技手段，提供方便快捷的服務

现代科学技术给各项事业的发展提供了蓬勃动力，特别是计算机和网络通信的飞速发展，给传统的管理方式带来革命性的深刻变化。档案管理同样如此，科学技术给档案管理插上腾飞的翅膀，也向管理手段提出严峻的挑战，必须不断引进先进技术，以信息数字化，利用网络化来推进服务现代化，提升档案利用工作的质量和效率。

信息数字化指不改变档案的实质，使其结构和存在方式作符合信息原则的转变，把各种载体的档案资源转化为数字信息，以数字化的形式存储，利用计算机系统进行管理。档案数字化可以大大提高信息存储量和查询、检索的速度，利用计算机的处理能力，短时间内准确地找到需要的信息，极大地提高利用工作的效率和质量。

利用网络化指借助计算机通信技术，实现不同平台终端和地域之间的信息传输，及时提供各种利用者所需信息，提高利用服务的便捷程度，提升档案信息的利用空间，而且一份档案能同时提供给多个需要的用户使用，扩大了信息覆盖面，可以有效实现资源共享。

随着办公自动化技术的普及，学校档案数字化工作已经起步，并有了一定的规模，由目录数据化向全文信息化、多媒体化逐步发展。要保障数字化工作健康有序持续发展，必须在各类档案数字化的基础上，建立统一的信息数据库，不管是现行的归档电子文件，还是经数字化信息加工的室藏档案，各种类别的档案信息都要纳入其中，统一格式，确保安全，奠定方便、快捷提供利用的坚实基础。

利用网络化要借助学校现有OA系统，积极开发并完善信息查询功能，提供网上档案查询，业务部门足不出户，尽享信息利用之方便。部分可以公开的信息，通过学校网站向社会提供，彰显学校的特色和实力，发挥更大的社会效益。

档案数字化、利用网络化是综合了数字扫描、数字摄影（录音、录像）、OCR检索、数据库、多媒体、信息存储、网络通信等计算机技术产生的信息加工、传播方法，现代科学发展迅速，计算机技术一日千里，“先进”技术只是相对而言，更新淘汰率很高，新的技术手段层出不穷，档案部门应当密切关注各种相关新技术的发展和技术要求的更新变化，根据实现现代化管理的需要和学校物质条件的可能，及时采取必要的软硬件升级换代措施，切实保持档案数字化、利用网络化成果长期有效。

4 提升人员素质，适应事业发展需要

新的历史时期，社会飞速发展对各项工作不断提出新的、更高的要求。顺应时代发展，不断提升从业人员综合素质，是摆在我们面前不可回避的问题。国家档案局《档案专业人员职务实行条例》指出：“档案专业人员的素质，就是档案专业人员的品质、能力和条件等的总称，是档案专业人员完成专业工作任务的保证”。

档案人员具备较高的综合素质，一要有较强的服务理念和正确的思想观念。一方面充分认识档案工作是一项基础性和服务性的工作，“俯首甘为孺子牛”，有爱岗敬业、无私奉献、淡泊名利、甘为人梯的精神，具备做好本职工作的决心和信心。另一方面能够对主观和客观事物有比较正确的认识水平，有活跃的创新思维，努力追求知识创新、管理创新、技术创新，主动寻求未知，把锐意进取和尊重客观规律结合起来，把尊重历史和创新精神结合起来，在工作中不断发现问题，解决问题。有了这样的思想基础，才能够为扎实的基础工作和良好的服务手段提供坚强支撑。

二要具备较高的服务技能。档案人员服务技能涉及合理的知识程度，既要有广博丰富的学识，又要有适合岗位需求的知识结构和动手能力。对各类档案涉及的文化知识有一个总体的把握，对学校的历史沿革、建设发展、教育科研成果、重大事件、重要名人有一个基本的了解，在提供服务过程中能够成为利用者的参谋助手，收到举一反三、触类旁通的效果。档案工作专业性比较强，在多年的实践中已经形成了一系列专门的管理原则和操作方法，档案管理的每个环节都规定了专门的要求和严格的标准，档案人员要精通这些理论，熟悉有关的规定，掌握具体的操作方法，并能够学以致用，熟练地运用到本职工作中去。对业务知识、操作方法娴熟的程度，决定了其处理和解决问题的能力水平。

面对知识经济时代的到来，档案信息资源不管从环境条件和思想理念、管理方法和工作手段都发生了巨大的变化，作为信息管理者的档案人员要有紧迫感和危机感，通过不断学习，勤于吸收，努力实践，实现逐步提高的目标，无论是学校还是档案人员自身，都要有意识、有目的地创造各种机会，促进档案人员综合素质的培养、锻炼和提升，努力适应新形势下各项工作对档案管理的要求和档案工作自身发展的需要，为我们这个时代作出应有的贡献。