档案管理与实际运用分析

叶雪连

摘 要：档案管理工作一直都是我国基层企事业单位管理的重点核心工作，高效率的档案管理质量和管理水平对人员的流动、职称考评有着突出的作用。当前正处于电子信息技术飞速发展的关键阶段，在该阶段内运用先进的信息化技术对档案进行管理不仅可以充分提高单位档案管理的效率，同时对企事业单位的档案管理模式以及管理水平改革有着显著的作用，鉴于此，本文主要围绕当前档案管理工作中存在的一些显著问题提出建议和意见。

关键词：企事业单位;信息化建设;档案管理

当前，正处于我国企事业单位改革的关键阶段，为了进一步推动我国企事业单位改革，一定要对档案管理体制和手段加以革新。与传统的档案管理技术相比，传统的档案管理技术存在效率低、耗时长等问题，不利于企事业单位档案管理工作的整体开展。鉴于此，一定要针对当前环境下档案管理过程中突出存在的一些问题提出行之有效的管理策略，不断提高企事业单位的档案管理水平。

1 档案管理概念界定

狭义上的档案管理就是对档案室或者档案馆内的信息、文档以及各类资料进行管理。 广义上的档案管理工作，是一门主要为社会和大众提供资料储存服务的工作，带有一定综合性和服务性。但是档案管理并不是对物质财富进行保管，在其管理过程中也不会产生任何物质财富，综合来看，档案管理工作是一项基层服务性质的工作。

2 当前环境下档案管理工作在实际运用的优势

2.1 利用信息技术，可实现档案资料的永久性保存

过去，我国的很多档案馆都采用较为传统的档案管理模式，在采用传统模式进行档案管理的过程中，由于很多档案都是纸质的，极容易受到温度、湿度等外部环境的影响，对整体的档案管理工作带来了一定的困难。电子信息技术水平和种类的增多为改革传统档案管理工作提供了契机，可以借助电子信息技术和科技手段开展档案管理工作。

利用信息化技术手段可以将纸质档案制作成电子化档案并储存在电脑系统之中。即便纸质档案遗漏或者丢失，也不会产生较大的影响。同时，借助電子信息技术还可以对档案资料进行实时备份，从而实现对档案资料的长期存储。

2.2 有助于整体提高档案管理工作的效率

结合传统档案管理工作中存在的一些突出问题可知，传统的档案管理模式存在效率低下、耗费时间较长等问题，不利于档案管理工作的有效展开。

随着信息技术的不断发展，可以利用电子信息技术进行档案管理工作，管理人员只需要登录专门的电子信息档案管理系统即可迅速查询到相关的档案信息，一方面可以提升档案管理人员的工作质量，另一方面也可以大幅降低人工管理模式的错误率。

2.3 有助于优化档案管理的模式

传统的档案管理模式主要通过大量的人力资源进行管理，依靠人力管理虽然有一定的好处，但是也会产生很多问题。但是利用电子信息技术进行档案管理工作不同，在电子信息进行档案管理的过程中，主要依托其强大的云存储和云计算能力对各类档案资料进行管理，如果管理人员需要进行档案调取，只需要在档案管理系统中输入相关的档案编号即可。和传统的管理模式对比，借助这类管理模式，不仅可以大幅提高档案调取速度，同时也不易出错。

3 当前环境下档案管理工作的有效运用

3.1 通过引入先进的科学技术，提升档案管理工作效率

为了进一步提高事业单位档案管理质量，无论是档案管理单位的领导还是相关的工作人员，都要掌握一定的信息技术知识。只有认识到了信息技术在当前档案管理工作中的重要性，才能最大限度发挥档案管理工作的价值。

例如首先可以结合实际的档案管理情况建设专属于档案馆的档案网上查阅系统。其次，档案管理单位还要及时改革传统的档案管理模式，为了进一步提高档案管理质量，档案管理单位可以借助信息化平台开展档案调取、查询、保存等工作。此外，档案馆还要做好档案的备份工作，当前，档案丢失现象严重，可以利用电子档案和纸质档案交替使用的方式提高档案管理质量。

3.2 不断完善档案管理工作制度

除了借助一些先进的技术提高档案管理质量之外，档案管理单位有必要对当前的档案管理模式进行改革和完善。

例如要逐步拓宽档案管理工作的建设规范平台，实现档案集中管理，减少遗失档案风险，实现档案的规范化和开发利用。此外，还要对招聘的人员进行系统化和专业化的培训，在人员入职的前一个月，除了向其安排一些必要的综合性服务工作之外，还要向其讲述档案调取的步骤以及网络系统的使用和操作技巧。最后，档案管理单位还要制定严格的档案管理设备维修和养护制度，安排专人对管理设备定期检修和养护，从而延长电子管理设备的使用寿命，保障档案的安全。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

除了完善档案管理制度之外，为了进一步推进我国档案信息化建设，各档案管理结构还要充分认识到人力作用在当前档案管理工作的重要性。随着档案管理工作逐渐趋于信息化和科技化发展，档案管理人员的职能范围也有所拓宽。档案管理人员除了要具备良好的管理经验之外，同时也要具备一定的网络化管理技能。

鉴于此，各档案管理单位要做好所招聘管理人员的技能培训和技术考核工作，首先，档案馆要加强对原岗位管理工作人员的培训，尤其是在引入了新型的电子档案管理系统之后，档案管理单位需要及时对原岗位工作人员的开展培训，培训内容包括系统权限操作、编码核对以及档案的调阅和查询等等。并将工作人员的考核成绩纳入绩效成绩之中。其次，为了丰富档案管理人员的知识界面，档案管理单位要及向其他档案管理单位进行学习，学习其一些优秀的管理手段和管理方案。最后，为了进一步提高档案管理人员的综合素质和个人能力，档案管理单位除了开展日常的培训工作之外，还要采用实战演练等方式向管理人员传播一些消防知识、电脑系统维修知识等内容。经过一段时间的训练，相信可以大幅提高档案馆管理人员的综合工作能力和管理水平。

4 总结

综上所述，档案管理工作不仅关乎到每一个人，同时也属于我国企业事业单位管理工作的重要组成部分，当前正处于信息技术飞速发展的关键时期，在该时期内，档案管理工作不能固步自封，与传统的档案管理模式相比，需要借助多样化的管理手段和新型技术来整体提高管理人员的工作水平和工作质量，从而促进档案管理模式由传统化趋于智能化、现代化以及科技化发展，实现档案管理工作的可持续发展。

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