简析劳动人事档案管理模式的完善与创新策略

肖国平

摘 要：随着社会的飞速发展，科技信息技术不断的进步，劳动人事档案的管理变得越来越重要。传统的档案管理模式已经不再适用于当下社会，本文分析了传统人事档案管理模式的弊端，并提出今后档案管理模式的完善与创新策略，以为劳动人事档案管理部门提供参考借鉴。

关键词：劳动人事档案管理;模式;完善与创新

在社会高速发展的今天，人们获取信息的途径越来越多，人们法律意识逐渐加强，对自己的信息也开始重视起来，对于人事档案部门来说，档案的管理变得更加重要。近几年，由于档案管理的不当所造成的法律纠纷越来越多，而传统的档案管理方法已不再适用于这个信息化的社会。因此，解决传统管理模式存在的问题，做好档案管理模式的完善与创新势在必行，本文将从以下几个方面对此问题进行简要分析。

1 勞动人事档案管理的重要性

人事档案管理，看似是一个十分轻松，也不需要很多技术含量的工作，却不知劳动人事档案管理对于一个企业来说十分重要。人事档案管理的资料，几乎是企业所有的资料，甚至关乎着企业的生死存亡。且有很多文件都具有法律效应，若是因管理不当遗失或被他人窃取，将对企业造成不可估量的损失。相反的，如果人事档案管理做得好，在需要时可以随时拿出，大大提升工作效率，对企业的整体发展有着积极作用。

2 传统劳动人事档案管理模式的不足

2.1 传统人事档案管理人员的素质偏低

在大家的固有印象中，档案管理工作十分简单，因此，企业公司对此也未有真正的重视，在进行档案管理者的招募时，对人员的选拔政策十分宽松，上岗之前，也并未给工作人员有过任何有效的岗前培训，导致现有的工作人员不论是思想行为，还是工作素质方面都与时代脱节[1]。此外，一旦进入这个行业，工作人员每天都在重复着看似单一的工作，导致管理人员丢失了创新精神，养成墨守成规的习惯。对工作缺乏热情，不愿意做出改变，这也是档案管理不能跟随时代一同发展的重要原因。如今时代在不断前进，信息的发展更新迭代，如若工作人固步自封，仍不愿做出改变，面对越来越多的大数据，对工作人员自己来说，在档案管理时更加的困难，对企业本身来说，加大了档案管理出错的风险，也是为自己埋下了隐患。

2.2 传统人事档案管理方式技术落后

劳动人事档案管理理念的落后直接导致管理方式的落后，而管理方式的不足，在人力，财力，物力等方面都有所体现。如今社会经济高速发展，传统的管理模式已不再能满足人们的需求。在进行管理操作时，当下的很多部门并没有一个有效的工作计划，仍沿用传统的手工操作，缺少对先进技术的应用。调查发现[2]，很多劳动人事档案管理存在纰漏，从领导层便没有给予高度的重视，对工作人员的管理十分松散，以至于大家都缺少了对这份工作的严谨性。

2.3 传统人事档案管理单一，信息不完整

在传统的人事档案管理中，档案资料采用的都是纸质资料，但纸质资料保存很难，稍微不注意便十分容易损坏，此外，纸质资料很多，管理十分麻烦，尤其随着现在的信息越来越多，在管理过程中将损耗大量的人力物力，若不小心将资料丢失或混淆，对档案便会造成影响。也正是因为如此，档案信息存在着不完整的情况。最重要的是，如今很多资料已不再仅仅是纸质资料可以呈现的，例如音频、视频、图像等，这类资料只能通过电子的形式进行呈现。这些资料的管理不仅仅是只依靠传统的资料管理方法就可以完成的。

3 劳动人事档案管理的创新与策略

3.1 提高档案管理人员素质

现阶段各个领域都在逐步增加科学技术的应用，足以看出科学技术在现在以及未来的生活中有着举足轻重的地位。因此，一个企业想要长久的发展，必须紧跟时代步伐，加强对科学技术的学习运用。劳动人事档案管理工作的创新必须y由企业管理者和工作人员相互完成[3]。首先，在企业管理者层面，便应加强对档案管理的重视，这个工作绝不是可以敷衍了事。因此，在进行工作人员的选拔时，应有相应的专业技术要求和工作素养，一个合格的档案管理工作人员在工作技能方面，不仅有档案管理的相关技能，面对网络盛行的今天，还有一定的计算机知识和技能，懂得如何操作.在工作态度方面，还应做到细致严谨、不马虎。因此，企业高管在进行人员选拔时，应严格要求，认真考核。选出合格工作人员.还需要进行有效的岗前培训，保证工作人员都能对这份工作抱以认真严谨的态度。定期要求工作人员对我国相关法律文件进行学习，提高工作人员的专业素养。最后，在工作人员的工作过程中，企业管理人员对此应有一个完整的管理办法，如设立奖励机制、竞争机制等，以提高工作人员的积极性。对于工作人员自身来说，也应主动努力地提升自己，众所周知，时代不断的发展，若自己固步自封，终究会被时代所抛弃。当代社会职场的竞争压力很大，多一项技能便是多了一份竞争力，没有竞争力，也就没了工作的机会。同时，还应不断提升自己的工作素养，时刻警醒自己，端正工作态度，做出为自己、为企业、为国家都有益的事情。

3.2 将现代新兴的信息技术与档案管理结合起来

将现有的信息技术与档案管理结合起来，是提高档案管理效率的重要方法。若要做到这一点，必须提高工作人员计算机水平，加强信息技术管理意识，从而提高信息技术的应用。现在对人事档案的管理不仅仅是单纯的收纳，利用信息技术，还应该对人事档案的资料及数据进行统计、记录，统一管理。信息技术将人事档案资料从纸质化变为数字化，在资料的查询、管理过程中，能显著提高工作效率。除此之外，将劳动人事档案管理的各类信息上传至企业的信息系统，在网络环境下，劳动人事档案管理的工作人员还可进行一些其他的工作，如人员的各类手续等。如此一来，还能减少公司的工作负担。因此，将现代新兴的信息技术与档案管理结合起来，不仅能提高工作人员对工作的兴趣，找到自身工作的价值，对公司企业来说，工作人员多重身份，还能提高公司效益。当然，这一切的前提是企业能有一个自己的、完整的信息系统，并做好维护。

3.3 采用多元化的档案管理形式，保证信息的完整性

随着社会的不断发展，人事档案资料已不仅仅局限于纸质资料，在科技网络发展的今天，电子文档、音频、视频等电子资料因为它的便捷、真实可靠而受到人们的青睐。虽然也有调查表明[4]，电子资料的盛行可能会降低它的真实性，但不可否认的是，它确实是顺应时代的产物，终会越来越完善。而企业在进行人事档案管理时，可以采用多元化的管理模式，纸质资料与电子资料并存。电子资料留下备案，也方便以后的查询、校对。若是具有法律效应的电子文档，也可打印纸质版，找相关人员和部门签字盖章，再予以保存。此外，照片、录音及视频等电子材料也需要进行妥善管理。将纸质版和电子版资料相结合，能很大程度的提高信息的完整性，避免因信息不完整而引起法律纠纷的情况，这对企业、对个人来说都是一件值得推行的工作。

4 结束语

随着社会的发展，推行信息化工作是社会的必然趋势。劳动人事档案管理工作目前还存在工作人员素质不高、管理方式技术落后、管理形式单一、信息不完整等问题。在劳动人事档案管理的创新中，必须从提高档案管理人员素质、结合新兴信息技术、多元档案管理形式、信息完整性方面入手。以促进人事档案管理的发展，提高人事档案管理的效率，为企业发展带来积极影响。

参考文献

[1]胡秀芬.乡镇劳动保障服务所人力资源管理的创新发展策略[J].现代职业教育，2018（15）：247-247.

[2]顾珂.做好人事代理档案工作的思路与策略[J].黄河.黄土.黄种人，2018（9X）：53-56.

[3]刘爔元.新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J].数字通信世界，2019（2）：257-257.

[4]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018（2）：181-181.