事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战研究

刘敏

摘 要：在事业单位日常工作中，人事档案管理工作是重要的组成部分，也是关键所在，具体职能是为单位选拔和聘用人才而提供主要依据。就目前情况，事业单位人事档案管理工作还存在一定的问题，为了更好地适应信息时代，人事档案管理要进行改革和创新。本文就事业单位人事档案管理面临的机遇展开论述，在挑战中给出相应的应对方法。

关键词：事业单位;人事档案管理;机遇与挑战;应对方法

作为事业单位人才选拔提供重要依据的人事档案管理部门，对于日常工作的具体落实尤为重要。事业单位应当将传统模式的人事档案管理工作与信息技术有效结合，打破传统理念，构建人事档案管理平台，发挥档案管理的重要价值和作用，为事业单位在人才选拔以及今后是否能够稳定发展提供有效的数据支撑。

1 事业单位人事档案管理中的现实状况

事业单位人事档案管理部门主要工作是根据单位的具体情况提供人员资料统筹的部门，具体工作是收集人员信息，做到有效存储管理，以便日后为事业单位工作中人员调动和人才培养提供有效的数据支撑，调动工作者的积极性，有效核实工作者的工作态度和绩效情况。然而，在人事档案管理工作中，管理制度需要加以完善，在具体落实时没有将工作更加细致化，导致事业单位职能发展方向面临问题，在实际工作中出现效率低下、信息管理出现偏差，这就要求事业单位对档案管理工作全面进行审核，包括管理制度、人员素质以及硬件方面都要有所提高。

2 事业单位人事档案管理中的机遇

1）完善人事档案管理制度。在我国经济体制不断变化中，事业单位的招聘机制也有一定的变化，有了合同制度和聘用制度。在人事改革的驱动下，事业单位的人才流动比较频繁，对于人事管理制度上会有一定的难度。在信息技术不断发展的当今时代，对于人员流动中人事档案在单位之间的调度会变得更加方便快捷，这就不会影响到劳动合同在解除中人员档案的调整问题。与此同时，事业单位的招工已经不再是单一的方式，也可以通过人才招聘网络平台，对于人才信息进行检索，这样就位事业单位的招聘带来许多便利条件。

2）提升人事档案管理效率。事业单位人事档案管理中，对于传统的方式就是由管理人员保存职工的实体档案，在管理过程中就会产生许多时间，并且耗费巨大精力用于把各个人员的具体信息归集整合到一起，放入档案之中作为参考，遇到问题时，会进行人事档案地翻阅工作，在查找时，根据要求选择查找方法，在这期间需要耗费整理物力和财力，其中还需要承担原始档案，在查找过程中出现的丢失或者损坏的问题。面对信息技术的不断发展，管理档案的方式和手段也出现了很大变化，在和纸质版档案保存的基础上，与网络相结合建立网上存储信息，更加科学和自动化的将人员档案建立成数据库，这样在查找人员信息中，可以通过网络进行资料查阅，在最大程度上节约了时间成本，提高了管理效率，这样使得事业单位人事档案管理更加方便，管理质量得到了保证。

3）提高管理人员的业务水平。事业单位人事档案管理人员对于普通的人事档案管理，只需要做到纸质版保存完整便好，但是在信息技术迅速发展的今天，人事档案管理人员必须要具备更加专业的业务水平，突出在管理和信息技术操作能方面的能力，用来更好地建设档案管理信息化工作，再结合单位的具体情况，人事档案管理工作人員需要在实践中提高自身业务水平，通过不断的学习来充实自己，这样才能够提升人事档案管理队伍的综合实力，在工作中更加专业的处理问题。

4）纸质版档案得到了有效保护。就目前情况来看，事业单位人事档案的管理工作依旧离不开人员纸质版的存档，这些都是人事档案原始记录。在进行人员档案查看时，依旧需要翻阅纸质档案来获取个人信息，在其中会遇到复印原始档案的情况。随着时间的推移，纸质版人事档案会遇到反复使用导致出现破损情况。将信息技术融入人事档案的管理工作可以很好的解决这一问题。在查看人事档案中，可以通过网络数据库调取资料进行查阅和下载，不仅可以更加快捷的找出人员信息，减少查阅时间浪费，更能对具有很强客观性的纸质档案加以保护，起到了提高查询效率和工作效率，帮助管理人员减少了不必要的工作负担。

5）提高应用价值。在信息化管理的人事档案中，能够将人事档案的信息资源实现共享，传统的人事档案管理无法达到。这是由于只依靠纸质版的传统人事档案管理注重信息保存和整理工作，这样无法将人事档案资源信息化共享，并且限制了事业单位人事资源的整体把控，会出现事业单位人力资源配置不合理、无法正常的使用。信息化时代打破了传统事业单位人力资源的管理模式，将纸质版信息和计算机技术相结合，来达到资源上的最大共享，把人事档案工作更加科学精确的实施管理，开拓了人事档案服务管理领域，实现了事业单位人事档案的应用价值。

3 事业单位人事档案管理中的挑战及应对办法

1）人事档案管理理念面临挑战。事业单位人事档案管理工作要科学化的展开，最重要的是将人员档案进行全面收集，在系统管理中对于人员信息的具体分析，这就说明人事档案管理工作中需要突出工作者个人，要将他们的工作经历以及个人表现详细准确地记录在案，在事业单位对工作人员进行执业考核时做到有据可依，并且在一定程度上可以帮助工作者对职业生涯积极的主动思考，这也是人事档案管理工作的意义所在。在我国诸多事业单位中，人事档案管理工作凌驾于工作者之上，用居高临下的视角面对工作者，久而久之，在这种制度下改变之前的管理制度变得难上加难。想要改革和创新管理理念，需要事业单位在人事档案管理部门的工作职能上进行重新定位，主管人员以及下属工作者要加强专业领域的学习和反思，明确自身工作职能，转变传统的档案管理理念，明确管理方向、端正工作态度，对工作细节也要特别注意，在实际工作中逐步转变人事档案管理理念。

2）人事档案管理技术面临挑战。在传统模式下的人事档案管理工作中，管理人员只需对纸质版的档案进行妥善保存，在查阅时注意档案不要出现损坏或丢失现象发生即可。然而面临信息时代不断发展的当今社会，档案管理工作需要更加科学、有序的进行，这就对于人事档案管理的技术提出了更高的要求。在不断完善事业单位各项法律法规以及管理制度的前提下，还要保障人事档案管理工作融入计算机技术的开发，其中也包括管理软件和安全技术领域的开发和使用。想要做到与时俱进，防止档案信息遭到破坏或者出现盗窃情况，就需要人事档案管理技术的不断创新和改革。事业单位应当本着不断提高管理人员的专业技能，对于网络安全技术的管理工作也要落到实处，在电子档案管理过程中严格按照使用制度执行，做好档案信息的安全防止泄露信息，在技能培训中加入提高管理人员安全防范意识的传播，全面提升管理人员的综合素质。与此同时，设立专门的安全管理岗位，可以提升人事档案管理的工作质量，提高工作效率。

3）人事档案管理服务职能面临挑战。只有事业单位制度改革才能更好地促进人事档案管理工作顺利发展，这样就给人事档案管理服务职能上带来了重大挑战。建议单位档案管理部门对于工作的合理分配和具体责任要落到实处，分工要明确，可以让工作人员在自己的工作范围内完成工作，没必要每一位人员都能胜任所有工作，在信息化管理的人事档案工作中，工作人员需要做到每一个环节都能快速、准确的完成工作任务，顺利解决工作中的实际问题。

4 结束语

综上所述，在信息技术不断发展的当今社会，事业单位的人事档案管理工作应当推陈出新，在挑战中抓住机遇，完善管理制度、提高工作人员能力，结合本单位的具体情况，提供更优质的职能扩展平台，切实做好人事档案管理工作。

参考文献

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[2]符彩云.事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战[J].档案天地，2019（10）：56-57.

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