档案库房智能化对档案安全管理的影响

刘红冰

摘 要：自二十一世纪以来，随着计算机技术、传感器和人工AI的发展，智能化逐渐运用在人们的工作和生活之中，其应用的领域越来越广泛。特别是越来越多的单位将智能化应用在档案库房管理方面，并且取得了较好的效果。档案库房管理的智能化克服了人工管理的种种弊端，极大地提高了库房档案的安全性和档案利用的便捷性，其应用在库房档案的管理工作中已经成为不可逆转的趋势。本文简要阐述了智能化技术在档案库房管理中的应用以及其对档案安全管理工作带来的影响。

关键词：档案库房;智能化应用;档案安全管理

我们国家有浩若烟海的历史档案，而且每天产生数量繁多的现代档案，这些档案有些保管在机关单位的库房里，也有不少保管在各个企业和公司的档案室里，由于这些档案绝大部分都是纸质的，在保管过程中如有不当很容易损坏。这些档案或者是个人的过往履历，或者是一家企业的重要文件，或者是国家的重要机密，甚至有些是历史流传下来的孤品，因此一旦出现问题，对个人、单位还是国家来说都会是难以弥补的损失。

经现代技术研究，影响档案储藏的因素有很多，湿度过高会使纸张受潮腐烂，温度过高可能会发生火灾，各种杂菌也会给档案的安全储藏带来潜在威胁，如果只靠人工进行管理很难将这些安全隐患排查干净，而且排查的周期较长，一旦检查不及时，档案就可能会损坏。而将智能化技术应用到档案库房的日常管理工作中可以很好地解决这一问题，应用计算机技术和精确传感技术可以及时地发现库房中的安全隐患，库房管理人员根据智能化系统反馈的信息对这些安全隐患进行一一排查，从而确保库房档案的安全。

1.档案库房管理的内容

档案库房的管理必须要考虑到方方面面，任何一个环节都不能出现差错，在库房的修建方面，首先，库房不能修建在阴冷潮湿的地方，尽量选取向阳的房间作为档案储藏的库房。其次就是对需要入库的档案进行整理和分类，由于需要储藏的档案较多，在后期的管理工作中陆续还会增加档案，所以必须按照档案内容的不同对档案进行分类并贴上标签，按顺序整理到储物架上。最后对档案的定期维护，包括定期检查库房内的温度、湿度，抽样检查档案是否有损坏等现象。

2.档案库房智能化管理的优势

传统的档案库房的管理方式较为落后，所有工作都需要人力完成，工作量一般很大，档案管理人员每天都需要对库房的温度，湿度等影响档案储藏安全的因素进行测量并手工记录下来，这种通过人工手段进行的测量误差性很大，很容易造成错误的判断。另外，在档案的搜集入库和调取方面会非常不方便，档案的出入库都需要手工记录，档案的利用效率非常低。随着社会的不断发展，人们对于库藏档案的储藏和利用的要求越来越高，传统的管理方式已经不能满足当前发展的需要，严重制约了利用档案促进国家和企业前进和发展的脚步。为解决这一问题，首先在企业中普遍将智能化应用到库房档案的储藏中，在库房档案的日常管理工作中应用智能化能够有效做到十防，并且从人工管理的方式逐渐向智能化，自动化管理方式过渡。将计算机与各种设备以及传感器相互连接，管理人员只需要坐在电脑前就能看到各种监测数据，比如温度，湿度等等。在解决劳动力大量损耗的同时也提高了监测数据的准确性，从而提高了库房档案的安全性。另外，库房档案智能化极大地提高了档案利用的效率，无论是调取档案，还是归还档案都非常方便，节约了大量的时间。

3.库房档案智能化的各种功能分析

3.1智能化门禁系统

库房管理工作的首要任务就是做好库房档案的防盗工作，库房中的档案都是非常重要的资料，一旦被盗取，后果不堪设想。将智能化应用到门禁上可以很大程度上降低档案被盗的风险，一旦有非法人员进入档案库房或者非法拿走库房中的档案，智能化门禁系统就会发出警报，相关的工作人员能够第一时间赶到现场，保护档案。

3.2智能化温度调控系统

对库房档案的安全储藏威胁最大的两个因素分别是温度和湿度，一旦库房内的温度和湿度不适合档案的储藏，在很短的时间内档案就会损坏，因此，档案管理人员必须重视温度和湿度的监测工作，确保在适宜的温度和湿度中储藏档案。智能化温度调控系统不仅能够对库房温湿度进行实时监测，而且能够调控库房内的温湿度。将计算机和空调，除湿机以及传感器通过互联网相互连接，传感器监测到的温度会及时传输到计算机中，再由计算机下达指令控制空调和除湿机以达到控制库房温湿度的目的。这个过程无需工作人员的参与，真正实现了库房管理的自动化。

3.3智能化防火系统

防火工作是档案管理人员工作的重中之重，档案库房一旦失火，其带来的损失是不可逆转的，因此，在防火工作上应用智能化技术是非常必要的，在库房中安装自动化报警和灭火装置，不仅能够及时的发现库房中存在的火灾隐患，而且能够采取适宜的灭火手段扑灭火灾的同时防止档案损伤。其工作原理是一旦温度过高或者库房内出现烟雾，自动报警系统就会自动开启并发出警报，档案管理人员听到警报声就会第一时间赶到现场，利用现场的灭火设备进行灭火。

3.4智能化消毒系统

由于库房档案都是纸质的，在储藏或者人手触摸的过程中很容易滋生杂菌，当这些杂菌的浓度不高时可能不会对档案造成损坏，但是一旦杂菌浓度过高，库房档案就会在这些杂菌的侵蚀下损坏。为此，在现代化的库房档案的储藏过程中，很多单位都会安装智能化消毒装置，定期对库房进行消毒灭菌。可以一周进行一次消毒工作，在消毒期间不允许人员进入，采用智能化消毒系统可以有效地杀死各种霉菌和其他菌类，控制库房内的杂菌在较低的浓度水平，保证库房档案的安全。

4.库房档案智能化要与实际相结合

由于每一家单位的库房管理方式都有所不同，所以在库房档案的智能化应用过程中应当结合实际，不能照搬照抄别人的智能化技术。单位对库房档案的管理应用智能化的目的是提高档案的安全性，管理人员必须始终以这个目的为中心对档案库房进行智能化建设，在保证档案安全的前提下，盡可能的节约成本。另外，相关的技术人员要定期对各种设备进行维护，检查设备是否出现故障，记录的数据是否存在较大误差，在出现问题的地方及时进行维修，逐渐完善库房档案智能化管理体系。

5.结束语

利用智能化技术对库房档案进行管理的影响体现在方方面面，档案库房智能化能够减少工作量的同时，也能更加精确的监测数据，提高库房档案的安全系数，因此，在档案库房的管理工作中应当加大应用智能化的力度，推动我国的档案管理事业进一步发展。

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