浅析省属高校本科教学评估档案的归档与管理

方旭儒

摘 要：省属高校本科教学评估档案材料应按要求确定归档材料内容，对材料分层管理。加强数字化建设，提高管理水平。

关键词：评估档案;归档;管理

21世纪初，教育部决定对各高校本科教学质量进行检查评估，出台了一系列有关高校本科教学评估的文件政策，明确了本科教学水平评估的目的、范围、内容。2011年，教育部出台了本科教学评估工作意见，明确了以学校制定自我评估要求为原则。通过学校自我评估来规范和约束学校的教学行为，以专业认证评价学校教学水平。

国家教育部以及省教育厅开展的本科教学评估，建立健全了符合中国国情的本科高等教育评价制度和质量宏观评价体系。基于这一工作，各学校成立了本科教学评估机构以及管理这些评估材料的管理部门，而这些评估材料的管理就成为了重要的一项任务。

一、省属高校本科教学评估档案的归档范围与分层管理

对每个学期的本科教学材料进行逐一分类，收集整理每个教学学期完成后形成的材料，及时保存完好，是每个本科教学单位要必须做好的任务。首要任务就是要确定本科评估档案的组成，即归档范围。

学校的教务处依据国家教育部本科教学评估的逐项要求以及学校对本科教学的要求，确定归档范围。归档范围指标主要根据学校本科的定位与规划，包括本科教学和管理的各个环节。以本科教学单位的本科教学实践以及本科教学管理过程中所产生的原始材料为主要支撑归档材料。教务处牵头拟定具体的本科教学评估归档材料范围，要求学校的档案管理部门和各本科教学单位要积极配合，协调工作。根据教务处制定的本校本科评估指标体系的要求，对涉及的具体材料进行催收、分类整理、归纳保管。

本科教学评估需要提供的材料涉及方方面面，从学校层面到具体教师的教学工作。因此本人认为省属高校本科教学评估档案的管理工作应根据材料内容的不同进行分层管理。即第一层管理：校级的档案室，第二层管理：各本科教学单位的档案室（或资料室）。

第一层管理：校级档案室保管的内容应该是学校层面的档案，即本科学科专业特色、优势、本科建设与发展的总体目标和定位、学校的规章制度、本科质量监控体系等等以及全校学生整体教学情况、全体教师教学科研情况、每年的毕业生就业情况、每年全校师生各项获奖情况等可在学校评估档案室查阅。

第二层管理：各本科教学单位档案室（资料室）收集各学院本科教学最原始的材料。各学院的归档材料内容有，各个教研室的每项活动记录、教学检查与自查、教学的其他会议记录，比如开展的教学试讲，教学讨论等。本单位的各种规章制度、各个专业的学期教案、教学大纲、培养方案、试卷试做记录（含试做评价表）、考题审批单、结业考试參考答案及评分标准，平时成績评分标准、教师教学记录表、学生成绩登记表、成绩统计分析与试卷分析;各专业实习总结报告、专业实习成绩、专业实习学生报告;学生开题报告、毕业论文、毕业答辩过程记录材料等;课程设计及实训等等。以上这些材料才是最能反映本科教学情况、最真实、最原始的重要材料，要求各本科教学单位的档案室（资料室）管理工作人员完整、按时地归纳分类，保管存档。

二、加强数字化建设，提高本科教学评估档案管理水平

通过本科教学评估的经历，身为档案管理人员深刻地体会到，档案工作繁琐，材料品种多，内容量大、时间跨度长，要求高。传统的手工管理档案已完全无法适应现代信息化社会快速检索要求。因此，我们必须利用计算机信息化技术，加强数字化建设，改进档案日常管理工作，将每天的手工管理转变为向计算机信息化管理，将静止的信息管理转变为动态的信息管理，让本科教学评估原始资料的档案归档工作成为一项重要的日常工作，而不是为了评估而做的突击性工作。让档案工作从枯燥简单的资料保管变为积极开放式管理，被动的变为主动性服务。所以，我们必须加强数字化建设，加快评估材料管理软件的研发工作，加强管理人员的信息化培训工作，同时要求对评估材料数字化归档，以便更好地收集、整理和利用。要加强各本科教学单位的档案室（资料室）人员的责任心。加强他们的职责感，不仅是为评估管理好归档材料，同时还要面向全校服务。

教学评估档案除了要加强数字化建设，对纸质材料的保管还要有相应的安全的空间。不少的纸质材料保管存在着保管地方没有或环境差的问题，一些本科教学单位由于房屋紧张，随随便便找个房间的角落，来存放档案材料，达不到标准的存放要求。因此，对教学评估档案必须引起相关单位领导的重视，及时做好教学评估材料的归档、整理、分类、装订、入库等一系列的工作。学校一定要为各本科教学单位分配找符合档案存放标准的房间，科学、安全地管理好本科教学评估档案材料。这样才能为迎接评估做好充分准备。

学校档案部门不但要做好学校层面的档案的管理工作，还要加强对各单位档案管理的监督指导，使教学实践档案材料内容更加齐全完整，管理更加规范和专业，为本科教学的评估打下良好的基础。

高校本科教学档案的管理工作的重要性在国家、省本科评估要求中充分表现出来。通过本科教学评估，无论学校或单位或个人对档案工作都要进行积极反省、发现短板，努力改进，自我完善，提高本科教学档案管理水平。