基于“互联网+”的高校档案信息化建设路径探讨

李莹

摘 要：随着互联网+时代的到来，档案管理从传统模式向信息化管理模式转变是大势所趋，也是高校档案管理信息化建设的目标和方向。因此，顺应互联网发展大势，主动拥抱互联网，主动谋划，积极作为，大力推进互联网+档案管理信息化建设，是高校档案事业发展的必由之路。本文以此为切入点，探索当今高校档案信息化建设的互联网+路径，期冀为高校档案事业发展提供一定启示。

关键词：高校;档案管理;信息化

档案信息化主要指的是档案管理工作模式从以管理实体档案为主转变为以电子档案管理为主的模式。随着网络信息技术的快速发展及广泛应用，从客观上对档案管理工作模式提出了全新的要求，档案管理工作要积极运用现代化管理技术，革新档案管理模式，用便捷高效的信息化管理替代传统人工管理模式。全面推动高校档案信息化建设是高校档案部门顺应“互联网+”时代的必然趋势，是高校档案部门革新与发展的必然选择，也是提升高校办学效益、满足现代化教育发展形势的迫切要求。

一、高校档案信息化建设的重要性

高校档案是学校发展和历史沿革的见证，是记录学生与教师教学活动、科研、管理的真实凭据，具有重要的留存价值，却还在以手工操作为主进行档案的管理。因此，档案部门应与时俱进有所作为、有所创新，缩小与其他部门的差距，档案信息化建设已迫在眉睫。同时，档案信息化必须充分利用，高校资源以数字化校园建设为契机，办公系统自动化（OA系统）为支撑，运用现有的综合信息系统为档案资料的收集整理、查询利用服务。实践表明，传统的档案收集整理编目检索等以人工服务为主要手段，面对面的接交，工作繁琐、耗时，而且必须到档案馆来亲自查询。这种方式不仅增加了档案的磨损程度，缩短了档案的寿命，而且增大了档案管理者的工作量，降低了档案的利用率，严重滞后于人们对档案信息的现实需要。只有把这些具有原始凭证价值的档案数字化，才能降低成本，节省空间，实现高效利用，以顺应高校发展的实际需要。

《全国档案建设实施纲要》中强调：“适应国家信息化建设和档案事业的發展要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。”在档案管理电子化的背景下，高校档案管理的信息化、数字化、文档一体化已势在必行。

二、“互联网+”背景下高校档案信息化建设的有效路径

（一）建设档案信息资源系统

首先，要建设档案信息资源的数字化系统。一是要重点搜集，妥善处理好高校中具有一定价值的档案资料，根据调研分析，明确信息来源，每年定期从不同部门获取提前确立的信息资源，尤其是档案部门要监督与督催校内各部门的信息搜集，建立相应的制度，将党群、行政、教学、科研等类型的档案信息资源整合起来，确保收集的档案能够齐全、完整、系统。二是要加大对电子文件归档与管理的力度，实现网络空间中电子文件的实时发送与接受、高效管理与应用。三是要运用数字模拟综合技术将纸质档案进行数字化处理，将相应的电子档案挂接到网络档案管理软件系统中。

其次，要建设档案信息资源数据库。一是要强化文件目标信息库建设，将重要档案进行数字化处理，建立高水平、优质的全文资料信息库。尤其要构建个性化的数据库，按照高校工作开展的需求，运用先进的网络管理系统数据库，以便于信息的保存、搜索、查看及处理，促进信息沟通与增强服务效率。二是要构建教师工作业绩信息库，将教师工作过程中的教学任务、教研成果等信息完整的录入，客观科学地评价教师的专业能力与工作水平，并与教师未来职称晋升直接挂钩。此外，还要构建科研技术成果信息库，以便于充分了解高校科研发展情况，为科研成果的宣传及转化提供更多机会，提高整体服务质量。

（二）搭建信息管理服务平台

首先，构建统一标准的管理平台，确保实现既定目标。一是要加强对档案信息化建设中基础设施的资金投入，配备通用网络、电脑，打印机、复印机、扫描仪、处理软件、数码摄像机、图像识别等基础设备。二是要积极引入或是自主开发档案信息智能管理软件，实时与院校网络互通，实现文档一体化，对纸质档案与电子档案进行“双轨制”管理。利用档案信息智能管理软件对各部门档案的搜集、整合、保存、统计、搜索与应用等实施网络控制，对不同的来源渠道、不同格式的电子档案加以规范化处理，数据著录、提供多种数据检索、创编目录等。三是要以档案部门为档案信息智能管理平台中心，全面覆盖院校归档的应用系统，高校自动化办公系统与档案智能管理平台无缝对接，为数据共享提供有利条件。四是要加强网络信息平台的日常维护，保障电子文件的真实性、整体性、有效性，从根本上实现档案管理的信息化。

其次，构建档案信息化社会服务平台。一是要革新服务方式，让公众全面了解档案工作的作用，增强档案工作的影响力;积极宣传档案工作，变被动为主动，构建电话咨询、网络在线等服务机制，实现多渠道、多形式、多维度的主动式服务;基于网络智能设备与方式，深入挖掘档案信息资源，全面提高服务的实效性，努力将档案部门构建成为提供服务的数据中心和文化基地。二是要依托网络信息技术平台，开启档案目录信息库、档案全文信息库以及建立多媒体档案信息库，实现档案信息便捷、高效检索，提高工作整体效率。三是要创建相互连通的现行文件、档案信息公布平台与搜索应用系统，便捷迅速的向公众提供有效的档案应用服务，最大程度地发挥出档案部门的公众性服务作用。

（三）加强档案工作团队建设

高校档案信息化建设是一项长期艰巨而复杂的工程，档案信息化建设的整个过程与全新的知识、技术有着紧密的关系。因此，要加大专业人才团队的建立力度，确保档案信息化的顺利开展。

首先，档案部门要有推进档案信息化建设的紧迫感与责任感，转变以往“重藏轻用”的思想，转变被动式的服务状态，运用先进的网络信息技术，为主动提供服务、实现网络实时共享提供有利条件，为构建新的档案管理模式，实现档案信息化建设做好充分的准备工作。

其次，档案部门要利用主题讲座、学术沟通、信息技术应用能力培训等方式，提高档案管理团队的综合素养。信息化环境下，档案工作者既要了解档案、图书情报等领域的专业知识，又要能熟练运用网络技术，还要具有出色的信息获得、信息沟通、信息传输、信息鉴别、信息评测、信息制造、信息提炼等能力。

再次，档案部门应主动参与到改革中，构建自我发展、自我管理机制，实施质量及目标管理的责任制度，调动工作人员的热情，提高工作的积极性，稳定档案工作团队。在短期内建设以管理类人才为主、综合类专业技术人才为核心的档案领导组织体系，满足档案信息化建设的实际需求。

结语：

在“互联网+”背景下，高校档案信息化提高了管理的工作效率，推动了档案现代化发展。档案信息化建设是一个长期的过程，要规范信息化工作体系，从培养人员意识、制度健全与落实等多个方面着手，从根本上构建行之有效的安防系统，推动档案事业信息化有序发展。

参考文献

[1] 孟祥富.大数据环境下的高校档案信息化管理探讨[J].档案管理，2019（4）：85-86.

[2] 杜小娟.互联网+时代高校档案管理信息化建设探析[J].城建档案，2016（11）.