县级档案现代化管理工作的难点及对策探究

曹红梅

摘 要：县街道办事处在档案现代化管理工作中，由于上级重视程度不足，资金投入不足，信息技术设施配置不全，再加上管理人员信息素养不高，限制了档案管理的数字化、信息化建设进程。为改变这一情况，单位应提高重视度，认识到档案现代化管理的意义，建立健全档案现代化管理制度，规范档案数据采集管理流程，打造高素质档案信息化管理队伍，完善信息化技术设施配置，全面提升档案管理工作水平，深化档案信息利用价值，更好地为街道居民提供公共服务，促进街道办事处工作质量的提高。

关键词：县街道办事处;档案现代化管理;难点;对策

档案是人们在展开社会活动的过程中所形成的各类具有保存价值的原始记录资料，其表现方式多种多样，文字、图表、音频、影像等都属于档案资料[1]。县街道办事处在工作过程中，会产生大量档案资料，其中涉及居民最低生活保障、失业保险、再就业、下岗职工基本生活保障等基层民生内容，加强档案管理，能够优化办事处的服务水平，同时，档案管理也是街道建设的基础性工作内容，是街道办事处行使政府管理权力的一种形式。21世纪是信息化时代，信息资产得到高度利用，县街道办事处应该充分利用现代化信息技术，推动档案管理现代化建设，全面提升档案管理效率及质量。

1 县级档案现代化管理工作的难点分析

1.1 重视程度不够

档案在县街道办事处公共服务职能发挥中的推动作用是不可估量的，但是，单位领导层没有正确认识到其价值，没有正确认识到档案管理信息化建设的意义，不重视档案管理的革新，管理观念落后，阻碍了数据信息的利用。在上级缺乏重视的情况下，街道办事处工作人员的归档意识也比较差，档案管理流于形式化，导致数据信息不齐全，纸质档案管理与信息化档案管理机制并行，资料规格不同一，内容真实度、全面性、时效性都得不到保障，这影响了档案信息价值的发挥。

1.2 管理人员素质有待提升

时代在发展，档案管理理念也在不断更新，随着文件、资料的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该推动档案现代化管理，创新管理手段，引入数字化技术、数据库技术等，实现高效化、信息化档案管理。但是，这一过程会受到管理人员业务素质的限制，县街道办事处多为档案专业人才，甚至是办公室工作人员兼职，虽然在档案管理上较为专业，但是缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，无法适应档案现代化管理需求[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，文件资料受到潮湿、虫害等因素的影响会损坏甚至丢失，再加上大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率极低，整体而言，档案利用率较低，无法发挥应有的信息指导价值。而在档案现代化管理的过程中，基础设施配置不足，两套机制并行，档案信息采集缺乏统一标准，信息化档案管理中存在诸多问题，急需解决。

2 县级档案現代化管理工作的对策分析

2.1 建立健全档案现代化管理制度

计算机在县街道办事处工作中的普及，为档案管理数字化建设、信息化管理目标实现提供了技术支持。为了保证档案数据采集的完整度与真实度，单位应该加大资金投入，构建档案信息化管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，建立健全信息化档案管理制度，以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，结合县街道办事处工作状况，及档案信息化管理目标，制定科学合理的管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案现代化管理意识[3]。

2.2 规范档案数据采集管理流程

在大数据时代背景下，县街道办事处档案利用价值被充分挖掘出来，为了提升档案利用价值，应该规范档案数据采集管理流程，明确各类文件归档的要求及标准，提升工作人员的归档意识，各街道应该及时将工作中形成的资料，统一提交到档案馆，确立档案信息在真实性、完整性、及时性上达标，从而确保档案信息的参考价值。为了确保档案数据采集工作质量，可相关的评价考核机制，明确档案管理的信息化要求，督促各街道将工作过程中累积的资料，以信息化形式上报，确保各街道工作期间所产生的资料被完整纳入档案信息化管理部门，按照日期、模块分类存档，推动县街道办事处档案现代化管理的全面落实。

2.3 打造高素质档案信息化管理队伍

在档案现代化管理工作中，县街道办事处应该根据档案管理需求，培养专业的具备现代信息思维与素养的档案管理队伍，定期组织人员参加业内培训及学会交流会，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，突破档案信息化建设中遇到的人才瓶颈。同时，县街道办事处管理层应该充分认识到档案信息在单位发展中的指导作用，设立档案管理专职岗位，根据工作需求引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，在新购进信息化管理技术及设施后，组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，以防医院机密或患者隐私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技术设施配置

应用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率。在电子化、数字化档案库中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，县街道办事处必须意识到档案现代化管理的意义与价值，提高重视度，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建档案数据平台，实现信息共享，同时，简化档案借用、查阅的手续，通过登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，增设防火墙、杀毒软件等，确保档案管理的信息安全[5]。

3 结语

综上所述，随着社会环境的改变，县街道办事处基于工作需求和档案利用需求，展开档案现代化管理，已是势在必行。在此过程中，档案管理人员应该积极求变，利用现代化科技，包括大数据、云计算、互联网等，推动档案管理的数字化、网络化、信息化建设，全面提升档案管理水平。这是一个持续变革的过程，会受到诸多外界因素的干扰，比如说信息资料格式不统一、缺乏档案现代化管理人才、信息化设施配置不足等问题，县街道办事处管理人员必须正确认识到档案现代化管理的意义，加大资金投入，做好宣传工作，确保相关思想贯彻落实下去，逐步实现档案现代化管理目标，全面提升档案信息利用率，借助于档案为基层群众提供优质公共服务。

参考文献

[1]户转红.新时期干部人事档案专项审核工作中存在的问题及其对策分析[J].纳税，2019，13（30）：277.

[2].安宁市档案馆到九个街道办事处开展机构改革档案处置工作检查指导[J].云南档案，2019（05）：33.

[3]肖浪.行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策[J].办公室业务，2019（07）：135.

[4]刘雯.基于“互联网+”背景下的档案管理现代化建设路径[J].现代国企研究，2019（06）：125.

[5]陈熙.浅析深圳基层街道办事处档案管理服务工作中存在的问题及措施[J].人才资源开发，2017（12）：78-79.