计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究

摘 要：随着信息科技一日千里地发展，当前我们已经进入了大数据时代，企业生产运营规模日益扩大，在具体的运营过程中产生了海量的档案数据信息，导致传统档案管理方式无法满足海量且复杂的档案信息管理工作。基于此，构建一个完善全面的档案信息化系统是企业亟待解决的重要问题。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究提出了一些建议，仅供参考。

关键词：计算机网络技术;企业档案管理;应用研究

档案是企业经营管理过程中保留下来的极具意义的资料，企业档案管理工作的成效决定了信息资源的完整性，是企业持续性发展的保障。信息时代的到来，使得数字化技术在各领域的企业管理中得以运用和普及。本文对数字时代下我国企业档案管理的理念问题进行分析，探究其成因和风险，并提出解决管理问题的方法。

1 计算机网络技术管理档案的重要性

随着全球化和信息化时代的来临，企业档案数量急剧增长，形式和载体也更加多样化，分类也愈发复杂。而面对数量庞大的档案信息，其管理工作也越来越艰巨。尤其当档案管理对企业的经济效益没有明显、直接的贡献时，档案管理工作往往会成为企业的一种负担。因此，在应对日益增多的档案信息时，如何实现档案管理收集、整理、利用的现代化，以降低档案馆管理成本、提高档案管理效率，直至充分利用档案资源增加经济效益成为我国企业亟待解决的问题。计算机网络技术是现代信息传输的基础，网络系统的开发也代表了计算机网络技术发展的方向。其在各行各业中的应用推动社会发展进入网络时代、信息时代。在此背景下，社会发展将更加依赖信息，传统的档案管理模式必将被一种新的模式所取代，利用计算机网络技术来管理档案也将成为我国企业的一项重要工作。

2 计算机网络技术管理档案理念存在的问题

2.1 档案管理及归档意识薄弱，管理难度大

在很多时候，档案管理在企业中的地位都是较低的，甚至到了可有可无的地步，常常被领导忽视。究其原因主要是档案管理对企业的影响是间接的，企业的经营情况与档案管理工作的好坏关系不大。且档案管理是基层岗位，有的企业还未建立专门的部门去管理档案，只是在每个部门或科室存有部分记录和备份，历史文件七零八落，文件备份是否存在无法判断，这对后期进行历史档案管理是一个很大的

挑战。

2.2 制度建设有待加强

在大数据环境下，工程企业要推动档案信息化建设，必须要重视工作制度建设，实现工作的规范化。遗憾的是，不少工程企业并没有认识到制度建设的重要性，现有的工作制度往往不够完善，特别是缺乏与新技术应用相关的内容，指导性不强，企业档案信息化建设水平普遍不高。此外制度执行力度也不强，如有的企业没有把项目文件的形成、收集和管理纳入建设项目之中，档案完整性得不到保障。

2.3 档案信息安全性比较低

在大数据时代，企业档案信息包含了各种企业重要信息、机密信息。对于企业而言，一旦这类信息泄露出去，必定会企业带来不可预估的财产损失和安全隐患。立足于当前绝大多数企业档案管理者而言，普遍缺乏安全观念，无法真正落实企业档案信息安全防护工作，因此，企业档案管理系统非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，恶意窃取，最终导致企业机密信息的泄露，严重影响了企业的稳健长远发展。

3 推动企业档案信息化建设的有益举措

3.1 加大管理资金投入，积极开展档案数字化建设

在档案管理方面，一直以来缺乏相关的岗位设置和管理成本的投入。在以后的数字化档案管理活动中，企业应合理分配管理资金，加大建设成本的投入，保障技术手段和硬件设施的更新。在技术手段上，不应拘泥于单一的公共资源库建设，还可以投资建设公司内部的资源管理平台，让每一位员工成为档案管理的参与者，使得档案管理工作更具成效。

3.2 加强管理制度建设

在大数据环境下开展工程企业档案信息化建设，需要工程企业切实加强档案管理制度建设，从档案形成、收集到档案提供利用，都需要有明确的制度进行规范，实现档案规范化管理。在制度的制定过程中，需要参考相关的技术规范，如要根据国内外的信息安全技术标准建立适合本企业的档案共享制度，明确档案调用部门等级，确保企业档案的保密性。另外要切实将信息安全落实到位，建立严格的档案信息保密制度，并将责任落实到人。

3.3 加强信息安全建设

在信息化时代，其数据安全也受到了一定威胁。相对于纸质档案，其线上存储的方式更容易被恶意利用。人事档案具有私密性及法律效应，如被盗取，对于个人及社会都有一定的危害。就目前发展现状而言，其应对信息安全问题主要包括防火墙及外网隔离方式。在利用信息化管理人事档案时，其电脑用网应当与公司网络分离，将其作为一个独立模块预防网络截断。除此之外，应当做好文件云端备份，避免计算机系统崩溃造成文件的丢失或损坏。

3.4 培养高层次的档案管理人员

大数据时代，工程企业档案管理人员应当转变理念，认识到自己应当由传统的档案分类、储存人员的角色，转变为数字资源整合、数据业务分析人员。这就要求档案人员具有过硬的档案业务素养，并具备数据分析能力。从工程企业的角度来说，工程企业应当定期开展数据分析培训讲座，为档案人员提升自身技能提供平台;从档案人员的角度来说，应当勤于学习、善于学习，不断更新完善自身的知识结构。只有这样，档案人员才能通过数据分析、数据挖掘，发掘各种有益信息，并对信息进行深度分析，为工程企业发展服务。

3.5 完善档案信息化的规范标准

1）构建统一的电子文件储存平台、传输途径以及格式等，如果企业各个部门将电子文件发送到档案管理部门，倘若文件存在传输途径或是存储格式不统一等问题，则会严重影响档案接收人员所收文件格式、重收或是漏收文件等问题。进而导致企业档案信息化管理工作工作效率和质量不尽人意。2）构建统一的电子文件编号制度，同时企业还要根据实际情况，制定文件资料收发记录表，做好企业各个部门之间来往电子文件的登记，便于档案管理人员在使用和查找相关文件时，可以及时准确地进行定位，找到档案资料。另外企业还要重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。

4 结束语

大数据时代的来临，档案工作也进入了新阶段，面对云计算、云存储及电子政务、网络信息化等的崛起，档案管理工作的創新已迫在眉睫。创新档案管理工作，不仅提高了国有企业档案工作的工作效率和质量，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。

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作者简介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大学本科，馆员，研究方向：企业档案。