论国有企业档案管理的信息化建设

刘奇

摘 要：信息技术既是现代社会发展的必然产物，也是促进市场体制不断完善的重要手段。对于国企来说，借助各项信息化手段来强化档案管理是实现战略目标的决定性因素，也是贯彻落实档案法规的必然要求。国企档案是国有资产的组成部分，创新档案管理工作是企业应尽的责任。本文就如何在新时期背景下开展档案信息化管理工作展开论述，创新管理机制，以期提高效率。

关键词：信息化;国有企业;档案管理;信息化建設

当前我国已进入经济新常态的关键时期，档案管理对于维护企业的经营效益、科研成果、树立形象来说发挥着不可替代的作用，加强档案信息化管理有利于全面提高企业的竞争力，促进企业各项管理工作的协调发展。因此，档案管理人员要树立信息化建设的基础意识，站在新的高度重视档案信息化管理工作。

1 新时期国企开展信息化档案管理的重要性

从广义的角度来讲，信息技术的应用极大地解放了国企现有劳动力，为创新档案管理工作带来了不小的机遇。推动档案信息化建设，减轻管理者的工作任务和压力，还可以实现资源的迅速调取和共享，拓宽信息获取渠道，加强各部门的联系，有效服务于国企的产业升级和改革。国企在创新档案管理工作中，要积极引入信息化工具，使其作用于电子档案的完善中。

现阶段，我国已在大范围推广云计算和大数据的应用，为国企档案信息化建设奠定了技术基础。档案管理在国企统筹协调管理工作中扮演着重要的角色，特别是对追踪企业生产、经营、监管工作给予了完整的资源数据支持。因此，国企要强化信息化建设力度，以便适应新形势下国际市场的竞争需求。国企加强信息化档案管理是互联网普及的主要方向，受这一趋势的影响，国企市场也正朝着互通、开放、包容的方向发展，作为社会经济的重要组成部分，理应起好带头作用，在档案管理领域中落实信息化建设，为企业发展赢来更为宽广的融资渠道。其次，在档案管理中落实信息化建设，是企业继往开来，进军国际、品牌打造的后备力量。只有坚持创新档案管理工作，全方位融入信息化电子技术，才能为国企的各类档案建构起科学、安全、高效的运行和查阅框架。

2 档案信息化管理现状

1）企业档案信息化建设开展情况进展不一。企业普遍对档案信息化重视程度不够、认识肤浅;对档案信息资源数字化和网络化了解和研究不透彻;对企业档案信息资源开发深度不够。同时，企业只重视安全生产，产量销量上去了，企业才能可持续发展下去。企业单位给予档案工作的支持、关注相对较少，信息化建设也就无从谈起，即使开展了信息化建设的企业也是进展缓慢。

2）档案信息化的资金支持力度不够，档案硬件设施较差。档案信息化建设是一项耗费人力、物力、财力的系统性工程。当前，很多企业档案部门对开展档案信息化建设所需的硬件配备不足，缺乏应有的技术和设备支撑。档案信息化建设周期长，需要不断的资金支持，才能保证信息化建设顺利进行。

3）缺乏信息化专业人才。要实现档案信息化，首先要有精通网络信息化管理技能的人才，档案管理人员要同时具备较高的文化水平和先进专业技术水平，不仅限满足于一般的计算机操作。从目前看，大多档案部门普遍缺乏那种既懂档案管理又精通计算机软件管理的综合型人才。档案部门待遇普遍不高，加之档案工作枯燥乏味，不直接产生经济效益，导致档案工作不受领导重视，晋升机会少，优秀人才都不愿意来，进来后又难以留住。

4）大多数档案部门的工作方式基本上是立卷编目、归档移交、排列上架、调卷利用等，档案库房类似于资料保管仓库。目前，绝大多数企业档案仍以纸质档案存储为主，对光盘技术和数字化技术运用的十分有限，信息化建设步伐与当今社会的总要求相差较远。电子文件接收和归档管理仍未规范起来，档案信息资源无法实现共享，档案资源的服务开发利用远不能满足企业快速发展的需要[1]。

3 创新档案管理信息化建设的有效措施

在国有企业的资产变动中，需要将信息化档案管理工作纳入议事日程，同步进行并制定切实可行的处置方案，安排专门的人员进行管理，明确档案的归属与流动问题。

1）完善信息化管理制度。国企档案管理部门的工作人员应当具备与时俱进的理念，准确把握企业的发展规模和产业性质，针对已储备的信息资源开展科学的制度调整，以适应信息技术管理的更新。加强对档案工作建设的资金、人力、技术等多项投入，用以促进档案工作信息化的建设。目前已有大部分国企管理人员重视起档案资源的统一、整理、保护和运用，并在此基础上完善体制建设，全面提高职工的工作效率，运用高效、严密的技术措施推动内部档案的存储、读取和共享。除此之外，制度完善后还要定位信息化档案建设的最终目标，要合理配置档案部门的人员岗位，根据档案内容、数量和重要程度安排相应的人员，对不同层次的人员还要进行精细化管理和约束，以严谨科学的态度规范档案管理工作，减少档案资源无端消失或被篡取的事件。

2）突破传统管理模式。加快档案信息化建设步伐，能为企业迎来更为安全的系统保障。现代信息化档案管理要逐步突破以往各自为政、档案分散的模式，不能让各部门出现等、靠、要的现象，档案存放库房也要摒弃订、糊、秥的集中方式。摆脱“红头”文件的理念，要将产生于生产、营销和管理过程中的各类文件，包括岗位分配、文化建设、政治教育等资源都以核心文件存储在电子系统中。打破管理人员长期游离于松散、不重视的僵局，努力将信息化技术管理作为企业改革的主线，统筹所有档案文件[2]。

3）坚持资源整合。企业档案信息化建设的根本任务是促使文件、信息资源能自动生成、系统运作，便于企业的生产、经营活动能顺利开展。对此，要以信息技术为必要手段，根据已具备的OA、MIS等电子系统将工作文件、会议报告、信息资源等整合在一起，促进电子文件的自动收集、分析、鉴定、归档、加密等运行机制。要将安全管理和责任追究制度纳入信息完善的各个环节中，坚持“管理即服务”的信息化建设理念，专注于为部门工作着想，为优化工作效率、业务流程发挥作用。

4）构建完善严格的档案大数据安全防护体系。为了更好地确保档案信息系统的大数据安全性，就必须要构建一个完善的、严格的档案信息大数据安全防护系统，特别是要采取大数据中的算法加密技术，更好地对这些档案信息数据进行保护。同时，必须要强化档案信息数据使用权限，通过大数据安全权限技术的应用，建立档案信息查阅和使用的识别和退出机制。最后，要通过大数据技术的应用，建立完善的档案信息大数据共享机制[3]。

5）档案管理一体化。要实现企业档案管理的信息化，就要做到资源整合一体化，建立网格化的工作流程。一般而言，国企可设置专门的档案管理部门，以提高档案的安全性。档案管理部门还可细分科室，如文件管理科、档案管理科、信息管理科等，为档案管理划分良好的组织结构，以网络系统为支撑，完善微机等硬设，为档案中心系统的建设提供技术支持。档案科室是企业文件管理的中心，关系着企业所有重要文档的运作和利用，每一份有效文件都要进入到信息化管理系统进行控制、流转和使用。要将传统实体化管理模数转为在线自动归档管理，不仅让管理人员从幕后走向了台前，还彻底改变了责任追究不到位的难题。

4 结束语

国企档案的信息化建设和有效管理是体现综合管理水平的主要指标。档案部的工作人员要及时认识到当前工作中存在的不足，从企业的实际出发，不断创新管理机制和措施，结合现有的硬设和软设条件科学规划信息化建设程序，加强电子文件的归档和数据库更新力度，逐步实现存量档案数字化、增量档案电子化、共享档案网络化的管理布局。

参考文献

[1]刘相楠.试论国有企业档案管理的信息化建设[N].四平日报，2019-08-27（006）.

[2]徐岚.浅析国有企业档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2018，21（24）：195-196.

[3]张静蕾.论国有企业档案管理的信息化建设[J].管理观察，2017（10）：34-35.