浅谈信息技术在学校档案管理中的应用

张素霞

摘 要：信息技术如今在很多领域已经开始适用，甚至成为不可或缺的工作方式与技术，将信息技术应用到学校档案管理中，会提高档案管理的效率和安全性能，对于学校档案管理有极为深远的意义和影响。

关键词：信息技术;档案管理;安全;效率;资源

信息技术（information  technology），是指管理和处理信息所采用的各种技术的总称，随着科技的发展，信息技术越来越广泛的被应用到全社会的各行各业，并且在人们的生产生活中逐渐占据了很大一部分。学校档案是一个学校发展史的真实记录，对于一个学校的发展起着承上启下的作用，对于学校的学生和教师也至关重要，可以让教师认识到自身工作的成绩和不足，提出学习和改正，也可以为学校日后的发展提供研究和参考。学校档案管理指的是学校指派工作人员管理教师教学档案、业务档案，学生信息档案、学习档案，会议记录等。信息技术在学校档案管理中的应用就是利用信息技术更好的来完成档案管理工作。

档案工作是用科学的原则和方法管理档案，在管理过程中应该以完备性、实用性、快捷性、安全性为指导原则，实现对于学校档案完备、安全、高效的保管，但是学校档案在历来管理过程中却有很

多弊端。

1 纸质档案管理中存在的问题

1.1 缺乏安全性

由于档案是纸质的原因，纸张在日积月累之下，年岁一久，就会发生变黄、变脆、易损坏的情况，记录档案用的墨水也会在时间侵蚀之下褪色，或者是在浸泡、高温等条件下发生损坏，甚至会遇到鼠啮、虫咬，都会损坏纸质档案的完整性。另外，在档案被查阅或者借调的过程中，会发生保管不力导致丢失、遗失、泄密等不良后果。

1.2 缺乏效率性

纸质档案在书写的时候会存在书写错误的情况，并且不易被发现，会影响档案的真实性和客观性;纸质档案在保管上会花费大量的人力、物力，增加档案管理成本;纸质档案在查阅的时候会花费很长的时间，存在不够便捷的情况，缺乏效率性。

1.3 管理单一化

纸质档案从表现形式上来看是单一的文字和图片，没有办法利用视频等其他表现手法，比较单一化，不够多元。

2 利用信息技术管理学校档案的优势

将信息技术应用到学校档案管理中去，是学校档案管理在社会不断发展中，保证自身不被淘汰的重要途径。随着信息技术的日新月异，科技遍地开花，办公自动化已经成为企事业单位办公的必然要求，因此，在学校档案管理方面也要顺应时代潮流。此举有以下几点优势：

2.1 提高学校档案的保密性

学校档案查阅人数多、查阅量高，随之而来的保密性差的问题不容忽视，利用信息技术可以很好的解决这个问题。信息技术通过构建多极、完善的系统，在查阅的时候利用电子操作，高效的完成由低到高的报批和由高到低的审批，可以提升档案的安全性，很好的保护学校、教师、学生的隐私安全。

2.2 提升档案的完整性

学校的很多档案并不是只有单独的一册，而是同一事件有很多册档案，利用信息技术的备份功能可以更完整的保存和管理档案，使得档案管理更加高效，也不容易发生丢失、损坏等严重后果。纸质档案和电子档案相结合，相对照，可以提升档案的管理效率，也可以保证档案的完整性和客观性。另外，电脑、档案管理系统或者U盘的容量很大，可以最大限度的达到档案的优质保管效果。

2.3 提升档案内容的广泛性

电子信息可以利用当下多媒体的各种优势，从各个方面全面的记录学校发展、教师成绩、学生信息等档案资料。如今多媒体发达，可以利用视频、PPT、电子文档、电子表格等方式多元化的记录档案，令档案的记录更加的全面，多方面、全方位、具体化的展现学校、教师、学生的风貌，令档案管理最大化的展现其优势。

2.4 提高资源利用率

之前的纸质档案除了存在保存不便、易丢失的弊端之外，还存在浪费自然资源的问题，利用信息化的档案保管，可以节约纸张，保护环境。纸质档案在保管过程中需要更多的空间和技术，对保管环境中光照强度、干湿度有很严格的条件，因此信息化的档案管理也会在一定程度上实现人力和物力的节约，也会避免纸质档案在查阅的时候所存在的难题。我们目前所使用的纸质档案的保管方式，在查阅的时候极为不便，但是信息化的档案管理，系统是联动的，只要查阅人提供完备的资料，具有查阅的权限，便可以查阅任何一级属于自己的档案，不用再东奔西走，也不会存在手续复杂多变的情况，更加的

便民。

3 信息技术在学校档案管理中的注意事项

即使档案管理的信息化已经是大势所趋，亦是不得不做的一件事情，但是在其合理、全面、广泛的应用方面依旧要小心翼翼，不能大而化之，主要有以下几个方面的注意事项：

3.1 加强软件安装的简易性

档案的电子化管理是为了提高档案管理效率，可是如果档案管理系统安装起来并不方便的话，就会事与愿违。很多学校里的档案管理员并不是专业的信息技术人员，不能用专业的思维、业务来要求他们，因此，档案管理系统在设计的时候应该考虑到安装的简易性，要为使用者提供方便。

3.2 加強软件升级维护的便捷性

电子信息技术如今发展很快，更新换代也是令人目不暇接，在档案管理方面，也要根据时代要求和自身情况来不断完成系统的更新升级，这就要求系统的更新方式要便捷，不能复杂，达到普通人靠自身理解或者简单学习就能独立完成的要求。

3.3 保证系统的安全性

虽然信息技术可以提升档案保管的安全性，但是信息系统本身就存在安全隐患，因此要最低限度的避免这种隐患的发生概率，这就要求我们的工作人员要有极高的专业素养和极扎实的专业功底，而且，系统在投放使用之前也要反复的测试，以保证最高限度的安全性能。

4 结语

信息技术的使用在生活、工作中已经极为常见，日后还会有更加广泛的利用，使用信息技术保管学校档案，为档案保管工作打下坚实的基础与有力的保障，希望通过信息技术人才与档案保管员的协作，学校的档案保管工作会更加有效、安全的进行。

参考文献

[1]倪小明.信息技术与档案管理机制的融合分析[A].信息记录材料，2019年03期.

[2]侯咏红.谈学校档案管理工作的重要性[J].锡林郭勒职业学院学报，2008年01期.