浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策

富秀晴

摘 要：隨着信息化时代的不断发展，档案管理部门在具体的工作当中也运用到了非常多的信息管理技术，这样非常的便于日后查询。在我国的经济建设以及发展过程中，档案管理信息化发挥了非常大的作用。本篇文章主要对于信息时代档案管理工作面临的问题做一下简单地介绍，并提出相对应的措施，希望可以给大家带去一些启发。

关键词：信息时代;档案管理;问题及对策

1 前言

在档案管理的过程中，会受到非常多因素的影响，包含：管理者的能力因素以环境因素等，经常会造成档案失真以及不够全面的情况出现，这样以来就非常的难以为后续的工作提供比较有效的依据，如果不能对于档案资源进行有效的利用，那么档案本身就会在很大程度上失去价值。因此，档案管理人员需要结合自身经验，对信息技术加强学习，真正的做到档案管理的信息化。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 档案管理安全风险大

信息时代档案管理采取的是信息技术，利用计算机将档案共享给需要的人，提高档案的应用性，很大程度上提高了档案的利用效率。但是每一件新产物都是一个双刃剑，尽管档案信息化管理提高档案效率，管理工作更为系统，减少了对档案管理空间需求，但是也存在着诸多的风险，由于档案管理信息化借助的是网络系统，而在这个网络发放的自由环境中，档案文件的传输极容易被人截取篡改，或者植入病毒，导致电子档案有一定程度损坏以及部分信息丢失，所以说目前档案信息化管理的风险系数高，安全性和完整性无法保障

2.2 管理软件的不兼容问题

科技一直在不断的发展，档案管理工作在发展中也具备了更多地信息化特点，由此出现了非常多的档案管理软件。在实际的管理以及应用过程当中，虽然档案管理软件可以很大程度上保障档案内容的信息化，但是依然存在非常多的问题，使得档案管理工作的具体效率以及质量降低。比如，在实际的应用过程当中，由于各行各业使用的都是不同类型的计算机，这样非常容易造成档案管理软件具备较大的差异性，相互之间存在不兼容的现象，使档案资源无法完成共享。

2.3 档案管理缺乏规范性

由于历史原因，我国的档案信息化管理并不是非常规范，在传统纸质档案管理中，我国的档案管理本身就缺乏标准化，档案管理能力差，档案的整理和归档速度慢，管理质量达不到要求。而在这种背景下，我国的档案管理迎来了信息化的时代，档案管理朝着信息化发展，由于缺乏经验，信息化的档案管理只好借鉴这传统的实体档案管理方法，造成了档案管理信息化过程中的一些错误。实体档案管理验收、补充、鉴定、归档等环节都不完善，自然就会影响到档案信息化管理。并且，由于我国档案管理信息化刚被提出不久，档案信息化管理并没有建立统一的标准，各地区档案管理标准层次不齐，信息化管理系统只在个别档案馆中应用，还未全面推广。此外很多档案馆中纸质档案管理仍然是主要业务，这制约了档案管理信息化的发展。总而言之，目前我国档案管理缺乏规范性，对档案管理信息化造成了不小的影响。

2.4 管理理念滞后，缺乏服务意识

信息化时代的来临时档案管理的福音，很多企业对于档案的管理都进行了变革，档案管理信息化正如火如荼地进行着，但是目前大多数单位都仅仅是管理方式进行了变革，但是他们的管理理念依旧沿用传统的管理方式，服务意识缺乏，为新管理方式的接受和普及造成了一定的阻碍。

3 信息时代档案管理的对策

3.1 提高档案管理的安全性

档案管理信息化的重点就是确保档案管理的安全性，这对于事业单位的信息发展起着至关重要的作用，而档案信息化管理就必须依赖自由网络这一媒介，很大程度上降低了档案管理的安全性，因此必须引起档案管理人员重视。档案管理安全性主要是通过两个途径实现，一方面就是要建立完善管理制度，规范档案信息化管理流程，提高管理人员信息化水平和相关技能，树立风险防控意识，明确自身的职责，严格按照规章制度，对于不同种类和载体的档案进行统一管理;另外一方面是加强系统安全性，现如今网络环境非常危险，因此档案管理要设置防火墙，传输档案身份验证，防止传输中档案被篡改或者盗取，安装查杀病毒和木马软件，定期更新软件，修补系统漏洞。保存电子档案做好备份，系统遭到冲击启用备份档案。定期对计算机平台展开检查，同时备份档案信息和数据，避免由于计算机故障而造成的档案信息永久性丢失。此外，档案管理的日常工作中需要实施监督和管理档案储存与运行情况，协调档案管理体系和网络平台两者间关系。加强对网络平台的监督，针对重要档案和机密性文件，要求对网络访问进行限制，最大程度上降低网络病毒入侵。

3.2 注重软件的兼容性

强化信息化建设属于档案管理的重要内容。从专业化角度出发，档案管理信息化的最终目的在于档案资源共享，进而发挥档案资源的价值。所以，为实现资源共享，档案管理人员需要促进信息管理技术的进步，不断创新管理的模式，进而实现档案的自动化处理，从根本上提升档案检索效率，运用网络化平台加强档案资料的有效传输，进一步实现资源远距离甚至是无障碍共享，这样就会增加档案资源储量，防止档案资料管理损毁或者是老化问题的出现。

3.3 保障档案管理信息化的标准具备统一性

随着社会的发展以及进步，档案管理的相关手段也发生了非常大的变化。因此，要不断地使得档案管理工作体系更加的完善化，保障档案管理的细则更加的统一化，这样就可以提高系统软件的兼容性，从而更好的实现档案管理的统一标准，此外，在档案管理的过程中还会涉及非常多的部门，员工也比较多，因此，一定要明确具体的岗位职责，保障各个部门以及类别的相关档案可以集中起来进行管理，使档案管理和事业单位实现同步发展。

3.4 提高管理人员的专业度

档案管理人员是否专业对于信息时代的具体档案管理工作将会造成非常严重的影响。事业单位需要对于相关管理人员进行信息技术方面的专业培训，最终使得管理人员的专业性得到提高。而后，对于培训的具体内容进行相应的考核， 按照考核结果进行奖惩，对于平常工作当中表现比较良好以及考核成绩比较优异的管理人员进行一定的奖励，而对于那些考核结果不是非常良好的管理人员进行适当的批评。这样可以很大程度上使得管理人员的积极性得到提高，与此同时，还可以提高相应的专业度。

4 结束语

在这个信息化高速发展的时代，档案管理信息化是今后档案管理的必然选择。但是目前我国档案管理信息化经验不足，档案信息化过程中存在着诸多的问题，相关人员要不断创新，培养信息化的人才，加强网络安全化的管理，提高档案管理信息化的安全性，为档案管理信息化排除路障，以此提高档案管理效率。

参考文献

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