试论县级档案局现代化档案管理工作

李焕

摘 要：随着信息技术的发展，信息管理技术被广泛应用到档案管理过程中，大大提高了档案管理的效率和质量。但是在开展档案管理过程中还存在着很多问题。因此本文在此基础上就县级档案局现代化档案管理的相关问题做了一些探索，从而更好促进县级档案局开展档案管理工作。

关键词：县级档案局;现代化档案管理

1 档案管理在县级档案局信息化建设中的必要性

县级档案局在开展档案管理过程中大多数采用的是传统的管理方式，但是传统的档案管理存在着很大的局限性，和现代档案管理存在着很大的差距。传统模式下档案管理都是以纸质的方法来对相关信息和重要资料进行有效管理，从而提高信息管理的质量和效率。但是在信息时代，可以将大数据技术和信息管理技术应用到县级档案局的档案管理过程中，不仅能够提高档案信息的电子化管理，还可以有效防止纸质档案出现数据损坏。电子化的信息管理能够提高管理的效率和质量，同时还能够提高信息保存的年限。

2 档案管理在县级档案局信息化建设过程中存在的问题

随着信息技术被应用在县级档案局档案管理中，极大提高了县级档案局档案管理的工作效率，但是在实际应用中还是存在着很多问题，主要的原因有以下几种：

2.1 缺乏专业的信息技术人才

信息化管理和建设过程中需要专业的技术人才，在县级档案局档案管理的过程中都是教师，很少有县级档案局在发展档案管理过程中招收专业的信息管理人才。大多数县级档案局在管理模式和管理手段还是按照传统的方法进行开展，管理人员也缺乏相应的信息管理能力，使得县级档案局档案管理的效率不高。导致这样的原因有很多方面：一方面，县级档案局没有意识到信息管理技术的重要性，对于县级档案局的信息化和科学化建设过程中没有进行创新改革，使得档案管理的效率不高;另一方面，档案信息技术管理需要投入很多的硬件设施，同时还需要专业的信息人才进行管理。

2.2 信息管理体系不够完善

传统的档案管理体系建设在信息化建设过程仍然不够完善。很多县级档案局对于档案管理信息化管理和建设没有指定明确的指导规范，使得县级档案局在发展过程中没有得到科学的指导，影响了档案管理的信息化建设推进过程。同时大多数县级档案局的档案管理系统建设不够完善，特别是在信息管理和培训制度的缺乏。这样导致很多人员没有对于信息管理系統使用不够精通，使得档案管理的质量和效率不高，使得信息技术在工程管理过程中的优势难以得到发挥到充分发挥。

2.3 监督体制不完善

县级档案局都意识到档案管理信息化和科学化建设的重要性了，但是在建设过程中还需要考虑到管理信息的安全性问题。很多县级档案局在档案管理过程中仍然使用传统的方法就是认为传统档案管理更加安全。另外我国对于信息安全监督还存在着很多问题，使得档案系统存在着很大地安全隐患，一旦发生档案信息泄露，就会给县级档案局造成很大的损失，因此在档案信息化和科学化建设过程中还需要加强对于监督体制的监管，从而更好地保障信息系统。

3 如何更好地发挥档案管理在县级档案局信息化建设过程中的作用

3.1 注意人才的培养

在进行信息化建设的过程中各个行政县级档案局要一定要认识到高素质人才在促进信息技术应用方面发挥重要的作用，因此要积极制定先关的福利政策来吸引具有扎实信息技术、掌握工程管理专业知识的高素质人才。需要注意以下几点：

1）县级档案局为了可持续发展目标地需要，需要积极引进优秀的档案管理人才。这些档案管理人员不仅需要有扎实的档案管理专业业务能力，同时还需要具体很强的信息管理能力，能够掌握信息管理系统地使用，同时还能够对于相关数据进行有效的分析和处理，从而更好胜任档案管理信息化和科学化建设地需要。

2）加强在职管理者信息技术培训。不同的县级档案局应该结合着自身档案管理系统建设的进度和完善程度来制定相应的培训方案，需要在培训过程中掌握培训着掌握的实际情况，根据存在的共性问题提供相应的解决方案，从而使得档案管理人员更好地掌握相关知识，更好地提高档案管理人员应用软件管理的能力。

3）要加大信息技术的软硬件投入力度。信息技术在建筑工程管理中的应用需要软硬件系统的支持。因此，各个档案管理的县级档案局应加大投入，配备先进的计算机设备，开发或购买工程管理操作软件，并在项目管理中运用信息技术。良好的应用是铺平道路。

3.2 加强对于档案管理人员的信息能力的提升

新时期对于档案管理人员使用信息能力提出了新的要求和新的期望，同时档案管理工作得以有效开展的前提是相关工作人员具有扎实的档案管理的专业知识，同时具有相关信息软件使用的相关经验。要对于平时工作中加强档案管理者信息技术培训，尤其培训使用信息管理系统的能力。每一个县级档案局对于信息技术的能力要求是不同的，因此各个县级档案局在建立自己的档案信息管理系统时，要考虑到学校的宏观战略布局，从长远的角度来进行档案信息系统的建设工作，使得信息系统更好地服务于县级档案局的档案管理工作。

3.3 提高档案管理人员的组织协调能力

档案工作不同于其他性质的工作，其是一个业务工作，又是一个服务型和管理性工作。这就要求从事档案工作的档案管理人员掌握相关的档案管理业务知识，还需要档案管理人员具有很强的责任意识、管理意识以及服务意识。具体需要做到以下方面。要具有组织协调工作。在县级档案局开展档案管理工作过程中，要积极协调各个部门之间的工作情况，保证档案管理工作地正常开展。因为在开展档案管理工作过程中，档案管理人员不可避免地要与相关部门和相关人员打交道。如何得到各方支持，需要加强沟通和沟通。

4 结语

综上所示，信息技术的发展对于档案管理发展起到了积极地推动作用。在发展现代化档案管理过程中不仅需要应用于先进的信息技术，同时还需要加强档案人员的管理，从而有效提高县级档案局档案管理的质量和效率。

参考文献

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[2]冯跃龙.试论县级档案局现代化档案管理工作[J].办公室业务，2016（03）.