机关档案管理工作信息化建设

刘萌

摘 要：信息技术己经广泛的运用到了人们的工作与生活中，信息化建设的发展速度也是相当之快，在当前的机关事业单位中，信息化技术己经得到了普遍的运用与开展，这对于事业单位的档案管理工作带来了诸多的帮助，同时也面临了诸多的问题值得高度重视，这些问题对于信息化建设的开展造成了一定的困扰，需要因地制宜的采取措施进行管理，信息化时代的大力发展己经成为当前社会的主要趋势，传统的纸质档案管理工作己经很难适应时代的发展，因此，数字化的档案管理工作势不可挡，本文作者通过对档案管理的信息化建设的意义进行了论述，希望可以为机关事业单位的档案管理工作带来一定的参考价值。

关键词：机关事业单位;信息化建设;开展;意义

在当前的机关事业单位中，档案管理工作是一项非常重要的内容，可以有效的对档案资料进行统一的妥善的保管与储存，日积月累，档案资源的内容与日俱增，数量也非常的庞大，传统的管理模式己经很难满足，因此，信息化建设的投入也是必然的一项内容，只有将信息化技术与档案管理工作牢牢相结合，才可以进一步的推动档案管理信息化的速度，加强机关事业单位的综合发展水平。

1 推动档案管理实现信息化的重要意义

1.1 方便开展档案管理

推动档案信息实现信息化，将纸质档案转为电子档案，不仅利于档案的保存，而且可以节省空间，有利于档案管理工作朝着规范化的方向前进。同时在提供档案服务时，将智能检索替代人工查询服务，短时间内即可获取相应的档案资源，不受地域和时间的限制。且电子档案更容易保存，出现遗失和损坏的现象极少，能确保档案保存处于安全的环境中。

1.2 改善档案管理途径

在传统的档案模式下，档案管理途径主要以人工录入为主，不仅费时费力，而且极容易出错。推动方案管理实现信息化，建立以网络平台和信息技术为媒介的智能化管理模式，改善档案管理途径，拓宽信息保存以及信息收集的方式，提高档案服务质量，从而提高档案的利用效率。

2 事业单位档案管理信息化建设过程中存在的不足

2.1 缺乏资金支持

事业单位在开展资金配置时，因为对档案管理缺乏相应的重视，所以对档案管理工作的资金支持力度不够。档案管理想要实现信息化，不可避免的需要大量的资金投入去建设基础设施，从而为信息化建设提供必要基础。然而现在档案管理工作得不到相应的资金投入，单位的基础设施建设不完整，缺乏先进的技术与设备，无法开展信息化建设，严重滞后了档案管理工作的开展。

2.2 缺乏专业的工作人员

纵观我国大部分的事业单位，在推进档案管理朝着信息化方向发展的过程中，仍然存在部分缺陷，比如在录入档案时，会出现标题欠缺、目录不全等现象，出现这些现象的原因，除了事业单位内部缺乏严格的管理制度以及管理标准之外，另一大主要原因就是工作人员的专业素质不够。大多数单位认为档案管理部门只是辅助部门，并没有起到太大的作用，所以在安排档案管理工作的人员时，一般都排后安排，可能是退休老员工进行监管，也可能是兼职人员进行监管。

2.3 信息化建设进程缓慢，档案服务率低

虽然当前在大多数的档案管理工作中，已经有了信息化建设的意识，但在实际应用中，并没有将信息化建设与档案管理做到完美融合。目前档案服务的方式主要是通过人工或者计算机，档案服务率低，若想提高档案服务效率，必须引入现代信息化技术工具，加快检索效率，为用户提供更好的服务质量。且工作人员的素质方面也是一大问题，其没有相应的专业知识，不足以支撑档案管理工作的进行。不仅如此，管理人员的管理观念仍然沿用传统理念，谈不上创新，也就无从改变。

2.4 对档案信息化建设重视程度不足

档案信息化建设的良好发展，离不开机关事业单位对档案管理信息化建设的重视。但机关事业单位的档案管理人员对档案信息化建设的认识太过片面，档案信息化管理并不仅仅是档案的录入和保存。档案在市纪委的日常工作中，具有很好的利用价值，但由于档案管理人员在信息化管理中的局限性，降低了档案调取的效率，档案管理的意义贬值，使档案管理不被领导重视。

3 如何加强档案管理信息化建设

3.1 加大资金投入

为了更好地加快信息化建设的进程，事业单位要加大对档案管理部门的人力、物力、资金投入，完善档案管理部门的基础设施，提高对档案信息化的重视程度，以上带下，带动广大工作人员相应的加强对档案信息化的责任心。在信息化建设过程中，需要多种信息化设备，比如计算机、扫描仪、投影仪等各类设备，需要大量的资金投入，在添置完设备以后，需要专业的工作人员合理利用，做到人尽其才，物尽其用，促进档案管理信息化建设的进展。

3.2 进一步的提高工作人员的综合素质

档案管理需要专业的工作人员来操作，工作人员的素质高低直接影响着档案管理水平的高低。首先单位应加强对档案管理信息化建设的重视程度，为档案管理信息化建设提供良好的发展氛围。其次在单位内部组织相应的培训活动，内容涉及设备操作、信息安全等各类知识，为档案管理人员提供再学习的机会，提高档案管理工作人员的综合素质。

3.3 完善事业单位档案管理制度

为了提高档案服务效率，促进档案管理工作的进行，最大程度发挥大信息的价值，就必须完成事业单位档案管理制度。档案管理制度必须合乎我国相关法律法规的要求，不得出现与法律相悖的现象，另外在制定之后不能随意修改。完善的事业单位档案管理制度可以为开展档案管理工作提供方向，提供依据，是下一步的信息化建设的重要环节。

3.4 档案管理安全问题需要高度重视

在机关事业单位中，档案资源本身就是社会各界资源的记录凭证，不但具备很高的隐秘性，同是还有着很高的情报价值，因此，在管理过程中需要高度重视它的安全性与保密性，通常在办公电脑上会缺少网络隐蔽系统的保护，这样的后果会引起黑客或资源的泄露，势必会造成很严重的后果。在信息化发展迅速的新时代，加强网络安全也是一项重中之重的工作内容，这对于档案资源的管理也有着不可替代的作用，对社会各界有着非凡的意义，也是确保机关事业单位稳定发展的重要基础。

4 结束语

通过上文的分析，我们知道机关事业单位的信息化建设己经全面的投入到了创新日程中，这也是顺应数字化与信息化发展趋势的唯一途径，档案管理信息化不但可以发挥档案管理的巨大潜力，同时还可以提高档案人员的工作效率，进一步的实现资源共享，虽然机关事业单位在创新的过程中出现了诸多的问题还没有得到完全的解决，但只要档案管理部门的工作人员团结一致，大胆的创新与实践，将理论与实践牢牢结合，相信一定可以克服诸多困难，使机关事业单位的数字化建設更上一层楼。

参考文献

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