事业单位档案管理应处理好的几个关系

邱朝霞

摘 要：现代档案管理工作与传统档案管理工作有一定的差别，应当在信息化的趋势下优化工作体系，创新档案管理技术方法，明确档案管理工作的重点，着力提高档案管理工作的服务质量。当前事业单位还要明确档案管理的重点任务，进一步调动相关技术人员投入到档案管理事业当中，理顺档案管理工作的相关因素，找到事业单位档案管理工作建设的重点和发展策略。

关键词：事业单位;档案管理;影响因素

本文围绕着影响档案管理质量的各种因素，分析事业单位档案管理面临的困境，基于事业单位档案管理的现实需要总结开展档案管理工作的方式方法，从而构建完善的事业单位档案管理工作体系，达到提高事业单位档案管理工作整体质量目标，真正理顺事业单位档案管理需要处理的各种关系。

1 事业单位档案管理现状分析

1.1 发展的主要趋势

事业单位档案管理正在向着信息化、科技化和标准化的方向发展。当代事业单位日益建立了较为完善的档案管理工作体系，档案管理正在经历新一轮的改革，档案管理应当提高档案工作的效率，强调进一步突破传统档案管理方式的束缚，进一步提或档案工作的整体质量水平。目前事业单位档案管理面向社会信息公开的使用需要，注重建立共享化的档案管理工作机制，一方面注重以新举措完善档案管理工作的措施，另一方面注重做好内部协调管理工作，明确档案管理的重点，从而达到档案现代化、高效化的目标。与传统的档案管理方式相比较，档案管理的方式，策略、操作体系都得到适当优化，档案管理正在向着高级阶段进行快速发展。

1.2 存在的主要问题

当前事业单位档案管理面临着多重任务，一方面要做好传统的纸质档案管理工作，另一方面还要应对信息化档案管理技术带来的挑战。当前事业单位档案管理工作的方式方法创新不足，存在着硬件技术与设备匮乏的问题，由于缺乏必要档案管理工作条件和技术人才，因此制约了档案管理工作的总体质量。首先，我国事业单位的档案管理整体技术力量水平还有待提高，不少事业单位处在档案管理信息化的起步阶段，现有的档案管理人员严重不足，档案管理大量依靠兼职人员完成。事业单位档案管理人员的待遇较低，工作压力大。不少事业单位没有充分的重视档案工作，不能建立完善的档案管理工作体系，因素降低了档案管理的整体质量水平。由于事业单位面临着海量的数据信息需要管理，事业单位面临着全社会更广阔的档案资源的使用需要，这使得事业单位档案管理的任务更加繁重，也暴露出事业单位档案管理在信息化时代存在的人才、资金、设备、安全方面的不足，事业单位还要围绕档案管理需要处理几方面关系。

2 事业单位档案管理应处理好的几个关系

2.1 完善纸质与电子档案关系

事业单位当前仍然普遍的存有大量的纸质文献档案，这些长期积累的纸质档案是宝贵的档案财富。事业单位应当立足于纸质档案管理的现实，构建完善的档案管理体系，明确和优化档案管理工作的步骤，进一步提高档案管理的科学性，解决好档案管理的现实问题，达到提高档案管理质量的目标。事业单位应当以信息化的档案管理为主，注重适当的进行档案计算机技术的更新。强调完善档案管理工作的设备更新计划，强调根据事业单位的发展趋势加强技术设备的更新，从而提高档案管理的有效性。应当提高电子档案的服务质量，进一步围绕着信息化档案管理的需要推动电子档案的不断数字化，建立良好的档案扫描与电子存储管理工作机制。正确处理纸质档案与电子档案的关系，还要合理的分配技术力量，进一步加强相关档案管理制度的修订工作，明确档案管理的重点，采用现代化的思维提高档案管理工作的整体质量。应当实现档案管理技术的互补，注重明确档案管理工作的范畴，使档案资源实现充分的整合，这样才能达到提高档案管理可靠性的目标。只有摆脱传统档案管理思维方式的束缚，在信息化的理念下实现纸质档案管理的标准化，为数字化档案管理在时代全面来临做好基础工作，才能提高事业单位档案管理的整体水平，当前应当创新事业单位档案管理工作的方式，明确档案管理的方式方法，进一步形成继承与发展的关系，才能达到高效开展档案数字化管理目标。

2.2 专兼职管理人员关系

当前事业单位档案管理人员的数量有限，事业单位档案管理专业技术水平有待提高，应当建立科学的档案管理工作体系，进一步理顺档案管理人员之间的关系。首先，明确专职档案管理人员的作用，注重引导专职档案管理人员做好具体的档案管理业务工作，发挥专职档案管理人员在统筹、协调、指导、示范方面的作用。强调激发专职档案管理人员的创新意识和积极作用，依靠专职档案管理人员组建档案技术开发团队，全面提高事业单位档案管理工作的整体质量。其次，建立有序的兼职档案管理队伍，明确兼职档案管理人员责任，发挥兼职档案管理人员在专业档案管理中的积极作用。第三，应当建立信息化与专业化的档案管理人员培训机制。根据专职与兼职档案管理工作的需要，全面加强专业技术培训，促进档案管理人员掌握先进的档案管理工作方法，提高档案管理的效率和质量，消除档案管理工作中存在的隐患。做到明确培训计划，确定阶段培训重点，保证档案技能培训的覆蓋性。第四，应当加强外包技术公司与档案管理人员的有效配合，强调在共同开发的档案管理系统建设、具体外包业务中提高档案管理人员的水平，解决档案管理的现实问题，达到全面提高档案管理人员积极参与档案目标，进一步激发档案管理人员的活力，推动事业单位档案管理技术能力的不断提升。

2.3 明确收集与利用的关系

档案管理工作应当建立一个科学家化的流程，强调在统一的管理理念下更好的协调收集与使用之间的关系。首先，档案管理应当以充分的利用为主，强调档案收集阶段树立档案共享服务的意识。档案管理人员应当具有标准化收集档案的理念，能够根据档案工作建设发展需要优化档案收集流程，广泛提高全员的数据信息意识，扩大档案收集范围。注重进行档案资源的多样化存储，能够保证各种图片、视频、音频资料得到充分的运用。其次，档案管理人员还要优化档案信息的管理过程，按照档案事业发展规律建立完善的档案管理与监督工作体系，加强对一线职能部门兼职人员档案的指导监督，提高基层数据档案的准确性。重点培养档案管理人员的职责意识，保证档案管理人员的责任心。通过档案管理方法的培训促进档案管理人员掌握正确的档案工作方式。进一步优化档案管理秩序，提高档案管理工作的重视程度，做到设置专业技术人员开展档案管理，引导相关专业技术人员严重的遵守档案管理工作制度。第三，提高档案管理的保密性，在档案共享服务的理念下保证档案数据信息的安全，注重防止各种传递渠道造成的档案泄密隐患。提高档案资源的竞争力，注重加强特色档案信息的管理，提高各类档案的分类存储与管理工作水平，由上级形成机关对事业单位的档案进行必要的业务指导，推动事业单位存储的档案有效公开，更好的形成优质的档案数据信息的运转流程。应当加强档案运转的质量，明确档案管理的步伐，全面提高档案管理的综合有效性。

3 结论

事业单位档案管理需要建立配合机制，强调综合配置和利用各种资源，事业单位应当优化档案管理的方式方法，进一步在良好的档案管理策略机制下明确具体档案管理工作任务，一方面认清事业单位档案管理工作的现实困境，另一方面在技术革新理念下完善档案管理工作方式，优化处理各种档案数据资源，达到提高档案管理有效性，降低档案管理工作风险目标。

参考文献

[1]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.

[2]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]王丽苹.探析新时期事业单位档案管理工作现状与发展前景[J].科技资讯，2014，12（36）：205.