新时代事业单位档案管理的深入改革措施

张丽

摘 要：信息化与计算机技术已经成为事业单位档案管理的重要条件，应当在智能化档案管理的趋势下完善档案管理工作方法，创新档案管理工作技术与方法，着力形成综合性的档案管理工作体系，达到提高档案管理工作效率的目标。当前应当明确档案管理重点，形成综合性的档案管理体系。

关键词：事业单位;档案管理;精细化改革

1 现行档案管理的问题和矛盾

1）档案管理易被忽视。事业单位作为重要的公共机构，其收集的档案数据信息是重要的社会资源，事业单位掌握了大量专业领域的技术信息，这些信息对于促进我国社会经济发展意义重大。遗憾的是长期以来这些数据信息未能有效的公开，社会公益事业缺乏事业单位的数据信息作为依据。一些事业不重视数据信息的收集与整理工作，没能形成完善的档案管理工作体系，因此影响事业单位档案管理工作的质量。事业单位应当提高档案管理的专业性，注重完善档案管理工作的体系，提高档案管理的效率和质量，着力优化档案管理工作的方式方法，提高档案管理工作的强度，目前事业单位的领域对档案管理的重视不足，不能形成有效的管理制度，未能加大相关硬件资源的配置工作，因此影响事业单位档案管理的水平，制约了事业单位档案管理工作的有效进行。

2）员工缺乏档案专业性。事业单位机构中很少具有懂得丰富的信息技术知识与事业单位业务的档案管理员，现有的档案管理员普遍的不具有信息检索的技术背景。即使新聘任的档案管理人员也不具备档案系统开发与优化的功能。目前我国事业单位档案管理人员还不具备充分的开展信息化档案管理工作的技术技能，有限的档案管理技术手段不足以满足精细化档案管理的需要。首先，档案管理人员的专业技术知识不足，檔案管理人员不掌握先进的档案管理技术，不能应对新的档案运行工作环境。其次，档案管理人员的工作效率不高，精细化操作能力不强，存在着数据信息的随意性大，数据质量粗糙，数据无法共享的问题。有些单位虽然建立了完整的档案管理运转系统，但是档案资源明确缺乏精细化的管理，档案处置细节不当，造成了一些档案数据的流失或者存在严重的风险隐患的问题。由于档案管理不符合规定，因此影响档案管理工作的质量。

3）档案设施设备陈旧。事业单位缺乏必要的档案管理设施设备，现有的档案管理设备数量有限，设施设备不足以支持大数据、云存储与智能化档案管理的需要。首先，事业单位档案管理投入的经费数额有限，事业单位缺乏周期性更换档案管理设备的意识，不少事业单位的档案管理设备都是一次性进购的，这使得现有的档案系统、设备硬件不满足新时期档案管理的需要。其次，事业单位对档案管理工作的重视不足，没能在信息化、智能化、大数据技术背景下更好的重视档案管理工作。档案管理过程中存在着资金使用配置不合格的问题。一些重要的档案管理设备不能及时进行更换。目前，事业单位档案管理设备还主要围绕着纸制档案进行更换，过于重视档案管理库房建设的水平，没能在信息化的环境下提高档案管理设备的质量，导致档案管理设备更新的速度慢，档案管理设备不能有效的处置数据信息，现有的档案管理设备不满足信息实时互动的需要。档案管理工作系统与办公自动化系统衔接不足，因此影响事业单位档案管理的有效性。由于缺乏专业的档案管理保护设备，因此影响事业单位档案管理工作的科学性和有效性。

2 关于商业部门档案管理的意见

1）完善档案管理法规。事业单位档案管理精细化离不开系列档案管理办法与制度的制定，新时期应当明确档案管理工作的方式方法，优化档案管理工作的策略，明确档案管理的重点，着力建立综合性和开拓性的档案管理工作机制。事业单位必须从制定相关的档案管理制度入手，确定档案管理工作的重点，找出档案管理工作具体任务，围绕着人性化使用档案、信息公开义务，促进数据信息共享制定相关的工作制度。只有明确档案管理工作方法，制定相关的档案管理规定，发挥上级档案管理机关的监督作用，保证档案管理法规的深入有效运行，才能提高档案管理工作的效率，解决档案管理的现实问题，进一步推动事业单位档案管理的快速发展，体现档案资源的应用价值。

2）提高主动管理意识。事业单位应当形成主动进行档案管理的意识，明确档案管理工作的方法，进一步加大档案数据信息资源的检验能力。首先，事业单位应当形成专家型的档案管理监督机制，由上级机关加强事业单位档案管理的检查工作，定期对事业单位的档案进行监查，在统一的运行档案系统中实现对事业单位档案信息的有效监控。其次，还要形成全员参与的管理机制，加强事业单位内部的档案监查，明确各自岗位的档案数据信息的处置责任，提高文件数据信息的判断意识，使所有员工掌握使用、存储、优化和档案的方法，保证基层收集数据信息的安全性与完整性。

3）优化档案管理部门。提高事业单位档案管理工作的效率，还要优化档案管理工作的体制，注重消除传统档案管理工作的弊端，摒弃传统档案管理制度带来的弊端。重点应当创新档案管理工作方法，优化档案管理工作的结构运行机制。首先，明确档案管理人员的责任分工，确定档案管理人员的责任，保证档案管理任务分工明确，形成专职的档案管理负责制度。重点保证档案管理与事业单位的业务运行同步实施。其次，明确档案管理工作的重点，优化信息数据公开的办法与机制，实现档案数据上下游部门的有效衔接，基于行业内信息的有效传递，明确数据上报与使用部门的责任义务和必要权限。第三，采用规范化的方式进行档案管理，优化档案数据信息的处置行为，提高档案管理的深化实施水平，为档案管理发展提供有力保障，从而提高档案管理工作效率。

4）创新档案管理方法。事业单位应当具有长远的档案管理工作规划，能够以互联网技术手段开展具体的档案管理工作任务。首先，应当以网络技术为基础引进先进的档案管理工作设备，丰富档案管理的技术手段与软硬件条件，着力强大文件管理的水平，实现档案管理与计算机软硬件技术的有机结合。其次，结合信息技术与文件管理技术开展档案管理工作，提高档案管理的效率，明确档案管理工作的重点任务，加强档案信息的保密程度，加大数据信息的加密力度。保证事业单位档案的安全性。第三，还要消除档案管理的保守思想，有效的防止档案资源的泄露与共享不足问题。应当开发专业的档案管理系统，优化档案管理电子平台，提供方便快捷的档案信息资源的运转载体。基于档案数据信息的收集、存储、校对、共享、安全形成精细化的工作体系。

5）加强技术人员培训。事业单位落实精细化档案管理的目标，保证档案数据信息有序运行，有效的消除档案资源使用方面的问题，着力提升档案管理工作的整体质量水平，还要加强档案管理人员的专业技术培养，促进档案管理人员掌握正确的档案管理工作方法。首先，加强事业单位档案管理人员的信息技术普及，促进事业单位档案管理人员学习正确的档案管理方式，保证档案管理人员学到正确的档案管理工作技能。其次，加强档案管理人员的责任意识、法规意识方面的培训力度，引导档案管理人员认识到档案管理的重要性，尤其加大对兼职档案管理人员的法规制度的培训力度，形成专兼职配合的档案管理工作体系。第三，保证档案管理技术人员培训的专业性、周期性与持续性，根据档案管理人员的技术需要开展专门培训，全面提高培训工作的创新性，能够借助微课、慕课、专业讲学、小组科研、脱产学习等多种满足培训专业档案管理人员的需要。促进档案管理人员掌握先进的档案管理方法，强化理论知识与实际工作技术设备有机结合，才能推动档案管理人员有效投入实际工作，达到提高事业单位档案管理工作质量的目标。

3 结束语

当代事业单位的公益属性越来越明显，事业单位应当把握社会经济转型发展的契机，着力提高对档案管理工作的重视程度，认真分析研究事业单位现有的档案资源与档案管理工作的现实需要，着力优化档案管理工作体系，构建完善的档案管理工作机制，建立更加专业的档案管理工作机制，从而提高档案管理的有效性，有效解决档案管理的现实问题，推动档案管理事业的快速发展。

参考文献

[1]王立英.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].中国国际财经（中英文），2017（21）：277.

[2]孙薇.新时期事业单位档案管理的创新思路分析[J].才智，2017（20）：250.

[3]林进芳.新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].新闻传播，2018，（16）.