村镇建设档案的规范管理与资源共享探究

黄柳兴

摘 要：村镇建设过程中的档案规范化建设与管理势在必行，同时其作为一项系统性工程，离不开技术和资金的保障。在当前东莞各村镇档案建设过程中，应当立足实际，优化配置和共建共享资源。既要抓好各地区村镇档案资料的接收工作，在东莞市辖区范围内统一采取电子化建档与管理模式，这对于促进村镇的建设与发展具有非常重要的作用。

关键词：档案管理;村镇建设;资源共享;规范管理

近年来随着东莞市经济的快速发展，辖区内村镇面貌焕然一新，尤其是基础设施逐渐完善，广大人民群众的居住环境条件大幅度改善，同时村镇建设方面的资料日渐增多。强、富、美的东莞村镇建设，离不开村镇档案资料，因此加强村镇档案管理以及资源共享具有重大的现实意义。

1 村镇建设过程中的档案管理问题分析

虽然近年来村镇建设中的档案资料管理及其资源共享的重要性日渐凸现出来，但是村镇建设档案管理工作中依然存在着一些问题与不足之处。

1.1 档案管理工作中的硬件投入不平衡

从目前东莞市经济发展现状来看，因各村镇发展条件和资源存在着较大的差异，所以各地区发展侧重点有所不同，而且村镇发展也表现出严重的不平衡性，不同村镇的档案室建设硬件投入力度有较大区别。比如，部分村镇档案室的硬件设施建设较为完善，而且档案资料的保管以及利用较为规范;然后，有些村镇的档案室建设并不理想，硬件投入不完善，以致于村镇建设过程中的档案资料因管存条件不具备而影响了管理效果。就东莞市辖区内一些边远村镇而言，村镇档案室建筑面积非常的小，“六防”设施不齐全，而且工作人员配备不到位，很多档案资料散落在柜子或者桌面上，档案资料的利用难见成效。由于各地区村镇档案硬件设施建设投入不平衡，因此导致全市村镇建设档案管理工作无法有效的统一起来，严重制约了村镇建设档案的规范化管理以及村镇的建设与发展。

1.2 村镇缺乏档案管理专职人员，不利于村镇档案管理工作的高效开展

就当前东莞市各地区的村镇建设档案管理人员而言，多数村镇是由村镇办公室人员兼职，他们的档案管理专业水平有限，而且参差不齐，部分档案管理人员缺乏专业知识和技能，未能及时更新认识，对每年档案管理工作的新政策以及新要求和技术方法把握不到位，而且案管理人员的工作积极性不高。同时，基于现阶段建管所的情况，人员编制相对较少，而且工作任务比较重。实践中，为了能够有效提高收入、发展空间，为数不少的档案管理人员经常进行岗位调动，这种较为频繁的岗位调动严重影响了档案管理工作实效。值得一提的是，各职能部门人员的档案管理意识相对薄弱，对档案资料的及时移交及其完整性缺乏重视。对于村镇的建设档案而言，其专业性非常的强，而且各村镇建设中形成的档案资料，比如规划、

房产等受人员以及部门限制，各部门主动移交档案资料的意识不强，档案资料无法及时归档，甚至以工作需要为名长期占有，很多档案资料长期散落于各科室无法有效的归档和利用。

2 村镇建设档案规范管理的有效措施

基于以上对现阶段的村镇建设档案管理工作中存在的问题分析，笔者认为要想提高档案管理工作水平，就应当进行规范化管理，具体从以下几个方面着手。

2.1 加强思想认识，提高档案规范化管理意识

东莞市新农村建设发展步伐不断加快的同时，对村镇建设过程中的档案管理工作也提出了更高的要求。村镇建设档案管理部门以及岗位人员应当从思想上真正地认识到档案规范化管理的重要性，一方面要凸显出监督指导的作用，另一方面要明确村镇建设档案管理工作的具体职责，通过不断健全以及完善村镇档案内容与村镇服务机制来有效发挥村镇建设档案管理工作的重要作用。第一，不断加强档案法规宣传，以档案法以及档案条例等为基础，使村镇建设档案管理工作及早走上法制化以及规范化轨道。同时，还要营造良好的氛围，全面提

高档案管理意识。第二，强化对村镇档案管理业务的指导。村镇档案室是档案管理工作的基础，实践中应当不断加强对村镇档案管理工作以及相关业务的指导。第三，加强制度化管理。根据东莞市辖区范围内的各村镇情况，准确划分各村镇档案资料的接收范围，并且明确责任，从而使村镇建设档案管理工作自觉走上规范化以及科学化道路。

2.2 加强档案管理人才队伍建设，加大硬件设施建设投入力度

村镇档案管理是一门综合性较强的多学科系统，其中涉及多个专业内容，然而因目前很多村镇的档案员编制受限，难以配备综合型人才。为此，我们应当两步走，一是要积极引入人才，二是要加强现有人才队伍建设。对于档案管理员而言，应当熟悉档案资料管理以及利用方面的制度和法规，熟练掌握有效的档案管理工作方式和方法。比如，熟练掌握照相以及复印方面的工作要领。档案管理员并非精通某业务的专家，而是要求知识面要广、有灵活的思维和应变能力。同时，还要不断加大对档案管理工作的软硬件设施投入力度，加强数字化建设，以此来提高档案规范化管理水平。档案收集是丰富馆藏资料和资源的重要渠道，为此需建立完善的村镇档案管理规制，确保档案管理工作能够有章可循;基于档案资料分类大纲，对村镇档案科学分类，并且明确分类的具体内容。同时，还要投入大量的财力用于档案室的建设，投入必要的设施;建立内容翔实以及数据库，建立村镇档案馆信息资料交换网络系统。

3 村镇建设档案资料的共享措施

村镇建设中不仅要对档案资料进行规范化管理，而且还要对档案资料进行及时的共享，这样才能有效利用档案资料服务于村镇建设与发展。

3.1 设定权限

档案资料共享过程中面临的最主要问题是资料的安全保密以及有效利用，如果档案中心仅有一个库房，那么各部门档案资料集中保管于同一个库房之中;如果采用的是档案柜，则各利用部门对档案资料可以单独进行加锁，并且留一套钥匙备用。若采用密集架库房，则不可单独用锁，这有利于提高档案保密性与安全可靠性。基于此，实践中除应当对档案人员加强素质教育，还应当采取切實可行的方法和措施对人员进行管理。比如，无关人员严禁进出档案库房，档案人员如需进出库房，也应当严格登记，库房中安装摄像头等，防止档案资料泄密或者缺失损毁。

3.2 长效管理

在档案资料共享过程中应当定期做好档案收集以及整理工作，并且按时进行移交档案资料，完善相关手续，并且按照规范和要求进行目录电子化以及全文数字化建设，将安全保密以及档案查阅利用工作落到实处，对村镇民生方面的服务中心、大局利用实例，应当如实进行记录，并且向媒体进行报送，以此来提升档案知晓度并且促进村镇档案管理工作的规范化以及常态化建设。在日常业务工作中，基层建设档案馆是业务指导的主导力量，除正常的集中式业务培训外，还应当组织专人定期到档案室面对面以及手把手的进行学习指导，对档案资料的共建共享进行严格把控，及时发现和解决档案共享中存在的各种问题。同时，还应当指导上级档案管理部门应当对各村镇档案收集工作进行监管与指导，为确保档案收集到位，各村镇应当由主要领导牵头，并且成立专门的档案共享领导小组，制定切实可行的文件归档机制，有效协调档案管理部门，从而实现村镇档案规范化管理以及提高档案共享效率。

4 结束语

综上所述，村镇建设中形成的档案资料数量比较多，而且涉及面也比较广泛，因此应当立足实际，结合各村镇特点进行规范化管理。与此同时，还应当进行统一管理和共建共享，充分发挥档案管理工作的作用，使其能够更好地服务于村镇建设。

参考文献

[1]王红.村镇建设档案管理中的问题与对策[J].档案与建设，2016（7）：87-88.

[2]杨敏.村镇建设档案管理中的问题与对策[J].档案与建设，2018（11）：15.