提升文书档案管理水平的策略分析

任丽

摘 要：作为记载企事业单位发展历程及各项活动的材料，文书档案兼具史料价值、实用价值及决策参考价值，内容丰富且形式多样。本文主要通过分析企事业单位在文书档案管理中的普遍现状，针对不足查找原因，提出提升文书档案管理水平的策略。

关键词：文书档案管理;现状;提升策略

文书档案管理工作是一项具备高度综合性特点的活动，其主要是指将不同类型的信息包括党务、财务、人事等进行收集、整理并建立相应档案，以此为决策活动提供依据，切实增强企事业单位决策科学性，保障企事业单位高效运转[1]。提升文书档案管理工作水平，推动其标准化与规范化，对于增强企事业单位可持续性发展而言，意义重大。

1 当前企事业单位文书档案管理工作的普遍现状

1.1 未能给予文书档案管理工作应有的重视

当前，由于许多企事业单位管理层未能充分认识文书档案管理在公司整体管理工作中的重要地位，导致其未能给予应有重视，更不必提促进其水平提升[2]。许多企事业单位对于文书档案只有简单收集和保管要求，认为文书档案管理工作只是一般的事务性工作，只要单位有人管理，需要的时候能够查询就可以了，并未要求档案管理人员对其展开科学管理，导致档案管理人员对于文书档案管理的重视程度亦随之下降，这也成为造成许多企事业单位文书档案管理水平不高的重要原因之一。

1.2 缺乏健全文书档案管理工作制度

健全的制度是文书档案管理工作有序开展的有力保障[3]。然而，当前许多企事业单位都未能形成完善的文书档案管理工作制度，导致其文书档案管理处于无序状态，受工作人员主观性与随意性影响较大，效率低和规范程度较差。制度不健全也導致企事业单位在文书档案管理工作中经常出现档案编号混乱、档案目录缺失、档案分类混乱等问题。

1.3 文书档案管理手段相对较为落后

信息时代，文书档案的类型与载体日益丰富，除传统文字类档案外，还出现了电子文档、图像等类型的文书档案材料。然而，当前许多企事业单位并未与时俱进更新文书档案管理手段，而是仍然沿袭传统文书档案管理方式和纸质文书档案管理思路，导致他们无法对电子档案进行有效管理，文书档案材料归档、信息更新、文书档案调用等工作也因此而无法顺利有效开展。

1.4 文书档案管理人员专业能力偏低

当前，许多企事业单位采取从其他部门调任人员进行文书档案管理的做法，其中还有一些属于兼职人员。这种做法造成文书档案管理队伍专业能力偏低，严重阻碍文书档案管理水平提升：一方面，兼职人员无法专注于文书档案管理工作，导致文书档案管理工作滞后性较明显;另一方面，调任人员往往缺乏档案管理专业背景、专业培训和实践经验，既无法有效地完成各项文书档案管理工作处理，又不能正确及时地应对文书档案管理工作中各项不确定性因素。

2 提升文书档案管理水平的策略

2.1 加大重视力度，提高文书档案管理人员思想认识

企事业单位提升文书档案管理工作水平，首先必须在思想层面加大文书档案管理工作的重视力度，充分认识文书档案对于公司自身发展的重要价值，及时更新文书档案管理观念，改变只要求对文书档案进行收集和保管的简单做法。单位管理层提高自身思想认识的同时，通过加强对文书档案工作人员在思想、工作等方面的了解、关心和支持，提高他们对文书档案管理的思想认识和积极性，促使他们形成对于文书档案管理的全面认知，掌握文书档案管理的综合性特征，将管理与保管清晰地区分开来，相应地增强责任意识，从而保证文书档案管理工作顺利展开。

2.2 完善管理制度，加快文书档案管理规范化进程

企事业单位重视文书档案管理制度建立健全工作，以完善的管理制度为文书档案规范化、有序化管理提供有力保障[4]。企事业单位应对自身实际情况进行全方位了解，结合相关信息与文书档案法律法规，借鉴在文书档案管理方面卓有成效的其他单位的管理经验与现有制度，灵活制定符合自身文书档案管理需求的管理制度，以此确保文书档案管理的有效性。企事业单位应以制度的形式明确文书档案的各项标准与规范化流程，比如文书档案材料真实性判断标准、分类整理标准、编号和组卷规则等，并确保文书档案管理人员严格按照相关标准和流程展开管理工作，切实增强文书档案管理工作的规范性，减少主观随意性对文书档案管理水平提升的影响。与此同时，企事业单位应重视同步建立与文书档案管理制度相配套的工作人员绩效考核机制，奖惩分明，力求将工作人员积极性充分调动起来。

2.3 增强人员素质，内部培训与外部引进有机结合

文书档案管理人员是进行文书档案管理的主体，唯有切实提高他们的综合素质与管理能力，才能真正提升文书档案管理水平。为此，加强档案工作人员思想认识并结合绩效考核机制提高其责任意识及主动性之外，企事业单位还应将内部培训与外部引进两项措施结合起来，切实提高自身文书档案管理队伍整体水平。一方面，企事业单位应面向现有文书档案管理人员开展培训工作，帮助他们掌握先进的文书档案管理理念与方法，增进他们对于文书档案管理工作的理解和认识;另一方面，企事业单位应大力通过人才招聘引进具备文书档案管理相关专业背景的专业人才，为文书档案管理队伍注入新鲜活力。企事业单位应促进新招聘人才与原有文书档案管理人员展开积极的沟通与交流，提高文书档案管理部门凝聚力。

2.4提高信息化水平，切实强化文书档案管理能力

信息时代，企事业单位应主动在文书档案管理工作中引入信息技术，提高文书档案管理信息化水平，增强工作人员信息素养及计算机操作使用能力，促使他们转变文书档案管理思路，主动适应文书档案信息化管理趋势[5]。比如，企事业单位可以应用信息技术，建立文书档案电子检索系统，进一步提高文书档案检索、调用及材料更新速度;也可以应用大数据技术建立相应数据模型，对档案信息进行分析，有效判断档案材料信息真实性;可以利用云储存技术将文书档案进行安全备份，有效防止文书档案信息丢失。

3 结束语

总而言之，基于文书档案所具备的史料、实用及决策参考价值，企事业单位应正视当前存在于文书档案管理工作中重视力度不足、制度不完善、管理手段落后及管理人员专业能力偏低等问题，通过加大重视力度、提高思想认识、健全管理制度、及时更新管理理念、开展内部培训和外部人才招聘引进工作等策略和举措，增强文书档案管理工作的科学性、规范性与有效性，使文书档案管理工作与时代发展同步，切实提升文书档案管理工作水平。

参考文献

[1]杨利.浅析办公室文书档案管理工作[J].人力资源管理，2017（10）：328-329.

[2]薛峰峰.如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（17）：125.

[3]邓春秀.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（16）：106-107.

[4]钟小婵.探究新时期如何做好文书档案管理工作[J].电脑知识与技术，2016（11）：17-18.

[5]杨红梅.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].城建档案，2017（2）：59-60.