如何做好重大工程项目档案的全过程管理

王娜

摘 要：为了确保重大工程的顺利实施，工作人员应当加强项目档案的管理工作。为此，本文从重大工程项目档案的预立卷、形成积累、整理归档三个阶段作为出发点，提出工作人员应当树立“前端控制”理念、加强信息管理技术的应用、做好宣传工作、强化跟踪能力，以此进行规范化的档案管理工作。

关键词：重大工程;档案管理;项目全过程

档案是人们在生活中留下的具有一定价值的历史记录，这些记录可以为其他人提供一定的参考作用，因此，在我国很多重大项目实施时，工作人员都会做好项目档案的管理工作。工作人员应当妥善管理项目实施过程中产生的图像、文本、语音等档案信息，做好全过程的档案管理工作。

1 重大工程项目档案的预立卷阶段

1.1 明确档案管理范围

重大工程项目在实施的过程中会涉及很多方面，如，土建项目、基础设施布置、设备的安装、电力系统的安装、项目监理、招募投标、装饰与装修等。这些工作的开展都需要有档案的支持，因此，在项目档案管理的工作中，工作人员在预立卷阶段就应当明确档案管理的具体范围。例如，2019年9月，四川省成都市開展了500kV山桃四回线路迁改工程的建设工作，为了保证工程可以快速高效的运行，工作人员将工程涉及的施工手续、土地证明、立项手续、工人情况、建设合约以及各种签约审批手续进行整理，将其按照图纸、图表、文字、照片的特点进行全面且细致的分类，保证工作人员在需要时可以第一时间找到，极大节省了工程的施工时间，提高了施工的效率。

1.2 树立“前端控制”理念

工作人员在开展档案管理工作时，应当具备良好的“前端控制”思想，这样才能提升其在档案管理工作中的参与能力。工作人员要将“前端控制”理念落实在工程档案的管理工作之中，档案部门应当参加工程的合同评审、开工档案交底会、项目工程验收、基础设备的开箱验收等工作，同时根据项目进度来同步档案材料的积累工作，以此保证工作具有前瞻性。这种前瞻性是工程档案预立卷工作中的重要组成部分，是领导重视项目档案管理的表现，可以确保项目档案的完整性、准确性以及系统性。例如，2018年的“百县千乡万村”产业融合发展建设工作在开展之前，管理者为了保证项目实施的规范化，要求工程的项目部在开工之后一个月的时间之内到档案室填写《建设工程的项目档案管理情况登记表》，工作人员会对项目的实际情况、工程计划与进度、材料使用情况、资金使用情况等在每季度结束时进行统计，并将结果及时上报到企业的档案室。同时，档案管理的工作人员会经常参与项目工程的竣工验收工作中，对不符合规定的工程提出正确的整改意见，保证工程的质量。

2 重大工程项目档案的形成积累阶段

2.1 加强信息管理技术的应用

随着信息化时代的到来，如果档案管理部门的信息化建设工作存在不足，就很难满足项目工程建设的需求。尤其是在重大项目工程中，涉及的方面尤其繁多，简单的档案管理根本无法满足工作人员的需求，同时，部分企业虽然已经大规模的引入电脑、计算机、打印机等电子设备，但是其使用的方法仍然受到“重藏轻用”思想的影响，没有充分发挥电子设备的作用，所以，企业应当加大投资，在项目管理工作中引入先进的信息管理技术，以此提高工作人员的工作效率。例如，在2019年川藏铁路及沿边铁路的工程建设工作中，档案管理人员就应用了先进的档案信息管理系统，这个系统名为里诺档案管理软件，具有功能强大、通用性极强、操作简单等特点，普通用户不用经过培训也可以快速掌握其操作方法，同时，软件支持外部EXCEL表来导入各种数据，也能够方便的导出为Excel、Word等数据格式，工作人员通过使用这种档案信息管理系统，提升了工作速度，方便档案的储存、搜索以及积累[1]。

2.2 加大宣传，提高意识

档案管理工作的顺利进行离不开各种各样工作人员的帮助，这些工作人员是档案的收录者、形成者以及管理者。因此，为了提升档案的管理水平，保证档案管理工作的有序开展，工作人员应当加大宣传力度，提高工作人员的责任意识。管理人员应当划分出工程各个环节的项目负责人，给这些负责人分配相应的职责与权限，同时将档案材料的收集、积累、整理等方面的工作交给工程建设的项目负责人，使建设项目的档案管理工作可以与工程项目建设工作同步进行，将档案管理工作贯彻落实在项目建设的每一个时期，保证实现“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的目标，真正做到全过程管理。同时，档案管理人员要经常对工作人员进行宣传教育，以提高工作人员的重视程度。例如，2019年北京新机场的建设工作中，档案管理人员就格外重视对工作人员的宣传教育工作，要求他们重视工程管理、项目监理、施工人员等方面的档案收集工作，要求他们除了要学习档案资料收集与整理这些日常档案知识外，还要学习档案管理的相关法律法规知识，保证档案的机密性，避免出现工程已经运行却未进行竣工验收、竣工后资料不完整、档案信息不准确等情况，保证工程可以顺利竣工并投入使用。

3 重大工程项目档案的整理归档阶段

3.1 档案整理规范化

档案整理工作应当保证规范化、制度化与科学化，为了保证项目档案的准确性与有效性，工作人员应当按照相关的法律法规来设定工程实施前、中、后期的档案管理标准，以此明确各个参与者部门的责任，同时，工作人员要统一资料的编制要求、收集方法与管理细则，做好档案的整理归档工作，并设立监督部门进行监督，保证档案的准确性。例如，在2019年南水北调东中线的后续工程建设工作中，管理人员为了保证工程的质量，颁布了《建设项目档案的验收办法》以及《建设项目管理规定》等相关规章制度，同时成立专业的监督部门，由监督人员来负责项目档案的移交、整理以及归档工作，找出工作中存在的问题，并提出整改意见，保证档案整理工作的规范化[2]。

3.2 强化跟踪能力，加大档案管理考核力度

档案管理人员应当做到工程建设的全过程参与，对涉及的档案信息进行跟踪，并对其进行严格的审查与考核，从而解决“档案资料不完整、不准确、不规范、不统一”的问题。工作人员要做好工程项目竣工之后的验收工作，对档案资料进一步的核实，确定符合实际情况之后再归档，工作人员应当落实项目竣工编制工作中的工程立项开工、竣工档案收集、档案信息同步、施工过程细则、工程合同等档案信息的考核工作，从根源上保证档案质量。例如，2019年西江大藤峡流域控制性枢纽工程建设工作中，管理者划分了组织架构，确定了档案管理部门，并设立专门的档案管理领导班子，确定了各个部门的档案管理体系，并将档案管理人员集中在同一个QQ群和微信群中，保持信息的畅通，便于消息的传递。工作人员还应当细化档案管理人员的职责，确定文件收集的范围与归档的要求，设立参与者的档案保证金，制定出全新的档案管理考核制度，使管理人员在应对突发事件时拥有有效的应急处理办法，从而保证档案管理工作可以正常有序的开展。

4 结论

综上所述，工作人员应当在预立卷、形成积累、整理归档三个阶段做好档案管理工作。经过上述内容可知，工作人员应当根据工程的进度开展档案管理工作，加强档案管理建设工作，对工程实施中的所有档案进行全程跟踪，并完善档案管理的相关制度，为工程建设提供良好的帮助。

参考文献

[1]高莉莉，孙伟，王科伦.浅析如何提高工程档案质量及管理水平[J].中国建设信息化，2019（06）：66-67.

[2]武大方.浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解[J].办公室业务，2018（22）：135.