机关档案管理工作的问题反思与优化

王海云

摘 要：机关档案是构成综合档案的重要组成部分，近年来机关工作从实现无纸质办公，OA办公系统、财务管理系统、合同管理系统、A1项目等系统的广泛使用，对机关档案管理工作提出了新的要求。从而形成了大量的电子文件，从其归档模式和方法都发生很大的变化，大大提高了档案信息化，充分发挥了电子档案的优越性和科学性。因此，在实际工作中，我们要严格实行机关档案管理规定的各项标准和规范。本文主要针对机关档案管理工作的问题反思进行简要分析。

关键词：机关档案;管理;问题反思

1 机关档案管理工作的重要性

机关档案管理是办公室日常工作中的一项重要任务，是其他工作得以顺利开展的前提和基础。但在机关闭关理论的影响下，档案管理工作并不规范，导致机关办公室工作缺少重要一环。在当今时代，网络信息技术高速发展，机关在管理档案时也应坚持与时俱进的原则，利用现代科技手段做好档案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，达到共享档案资源的目的，提高档案管理效率。档案真实记录机关的多项工作过程，档案管理的规范化与标准化成为机关实现档案现代化管理的关键突破口。所以为高效开发、充分利用档案资源，必须做好机关档案管理工作，加快现代化进程。

2 建立机关档案归档网员

要做好机关档案的归档，首先根据档案归档要求“谁产生、谁归档”的归档原则，各机关部门建立归档网员，对归档网员明确其职责和义务。并要求各机关部门归档网员应相对固定，根据网员所在部门进行业务指导和培训。

3 建立机关档案归档范围审批备案制

机关档案主要获取途径便是从这些不同的管理部门中所收集而来。首先机关档案管理人员一定要了解和掌握本机关组织机构，并对各个部门的职责进行研究，根据各部门工作职责制定应归档范围，指导档案归档网员对其形成的档案类别、保密其他，是否应归档进行鉴别，并按规范格式做好归档内容的登记，经部门负责人申述后上报档案管理部门进行归档备案，这样才有助于文件资料的收集齐全、准确。其次，档案不是一个独立的个体，是由多个部门共同集成，那么促进各部门之间的协向合作就是一个关键问题。机关档案管理人员要积极的游走于不同部门之间进行沟通指导，对于那些具有很高价值的文件资料要第一时间进行收集归档，让档案管理部门的功能发挥得更有效。

针对各部门应归档的内容进行机关档案归档的范围主要有：一是反映本机关主要职能活动和基本历史的，对本机关工作，国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

4 机关档案管理工作中存在的问题

4.1 档案管理重视程度不高

机关对档案管理的重要性认识不足，未能明确档案部门在机关组织机构内部的地位，导致档案工作难以规范化开展。一些机关单位对档案工作的经费投入不足，使得档案管理的硬件配备落后，在库房面积、档案装具、档案阅览室等建设中未能达到“八防”要求。同时，机关档案管理停留在表层，以档案资料收集、整理、保管为主，而忽视了对档案资料的有效利用，没有利用大数据技术对以往档案管理数据进行分析，未能为制定档案工作计划提供可靠依据。此外，从档案门类管理层面来看，档案部门对照片、音像、实物等档案的保管数量极少，甚至出现丢失现象，导致档案种类收集不齐全。

4.2 机关档案信息化管理水平有待提高

机关档案信息化管理水平较低也是档案管理中的问题。科技时代对于机关档案管理工作也提出了更高的要求，加强先进技术的应用就显得尤为关键。但是，在实际管理的过程中，很多机关单位不能合理利用信息化技术，机关档案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相关的数字化档案管理机制等，这都难以充分地发挥出信息技术的优势。

5 优化机关档案管理工作的措施建议

5.1 提高机关档案管理重视程度

机关领导要认识到档案管理工作的重要性，将其提升到机关工作的议事日程上，纳入机关工作的总体规划中，营造机关内部重视档案管理工作的良好氛围。首先，设置机关档案部门。机关单位要设立专职的档案部门，配备高素质的档案工作人员，使档案部门能够承担起机关档案资料的收集、整理和归档工作。其次，落实档案管理责任制。机关要根据档案管理工作的具体情况落实相关人的责任，要求机关分管领导负责制订档案管理工作发展计划，办公室人员负责档案资料的收集与传递，档案专职人员负责档案工作流程的有序实施，档案兼职人员负责积极配合档案管理工作的开展。最后，明确档案管理要点。机关档案部门要将重大事件档案和民生档案作为管理重点，其中重大事件档案是指围绕党委、政府中心工作开展的档案管理工作，及时归档重大活动、重大项目、重大工程实施过程中产生的档案资料。民生档案管理是指对教育、房产、金融、卫生、公证等有关民生档案的管理。

5.2 加快机关档案信息化建设

机关档案部门要引入先进的信息技术建设数字化档案室，实现档案资料的增量电子化、存量数字化、利用网络化管理，全面提升机关档案管理工作效率，推进机关档案管理现代化发展。首先，加大档案经费投入。机关领导要重视档案工作现代化、信息化建设，在档案软硬件设备建设方面投入充足的经费，为提高档案工作效率奠定物质基础。其次，实施并轨管理模式。机关档案室要对现有纸质档案进行数字化处理，提高室藏档案的数字化率。在此基础上，机关档案部门采取纸质与数字档案并轨管理模式，充分发挥两者在档案管理中的各自优势。再次，开发档案管理软件。机关单位要针对档案工作实际情况开发适用性较强的档案管理软件，要求软件具备分类管理功能，能够对不同档案资料采取不同的管理程序。如，针对建筑图纸类、重要文献材料类以及具有法律效力的文件等永久保存型档案，应将其存储在不可擦除型存储介质上。最后，完善档案室现代化建设。机关单位要运用先进的科学技术建设现代化的档案室管理系统，在档案室内安装智能监控设备，对室内温度、湿度、干燥程度、火灾隐患等情况进行动态监控，保护纸质和电子档案资料存储安全。

5.3 加强档案管理工作的监督和指导

档案管理工作人员要树立高度的责任意识，做好自己的本职工作，同时接受上级部门和监管部门的监督和管理。相关部门要加强对档案管理工作的监督，切实发挥这个部门的作用，保证机关档案资料的管理工作质量。

6 结束语

综上所述，在组织开展机关档案管理工作时，随着信息化技术的不断发展，传统的机关档案管理模式必然要發生改变，通过将信息技术应用到档案管理工作中，确保机关档案管理与时俱进，一方面改变传统档案管理工作的不足，提升档案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑战。但是，机关档案管理信息化是时代发展趋势，机关档案管理人员需要正确看待这一问题，迎难而上，通过制定相应的应对措施，积极地解决问题，不断增加机关档案管理的信息化安全保障，让机关档案资源为社会创造更大的价值。

参考文献

[1]梁淑珍.机关档案的创新管理模式探索与实践[J].兰台内外，2019（06）：13-14.

[2]王丽娟.新形势下做好机关档案工作的几点建议[J].办公室业务，2019（11）：77.