浅析做好企业档案管理工作

高志强

摘 要：随着时代的进步与社会的发展，企业之间的竞争越来越激烈，同时，企业的竞争也不仅仅局限在传统的产品、服务上的竞争，更体现在企业的无形文化财产等软实力方面的竞争，其中，企业的档案管理工作在企业的竞争优势中占据重要地位，直接影响着企业各项决策的制定以及企业未来的发展方向。因此，企业要重视起档案管理工作，运用更先进的手段，更完备的策略，更好地开展企业的档案管理工作，为企业创造出更强的竞争优势。只有这样，企业才能在市场化的浪潮中占据一席之地。

关键词：档案管理;企业工作;问题与策略

1 前言

档案管理工作主要是档案管理部门对企业档案实体与档案信息的管理，并且提供利用服务的各项业务工作的总称，作为企业管理的主要构成部分。档案管理从其基础性质与作用来看，是一项管理型、服务型以及政治性的工作，对企业来讲，档案管理的意义重大。档案管理包括企业信息资源管理的整个过程，真实的记录企业基础工作，属于与企业同步发展的无形资产，在整理、编制以及研究档案的同时，给企业未来发展带来良好的支持。档案管理在企业管理的各个方面都发挥着非常重要的作用，直接对企业总体管理水平有影响，与企业长远健康发展有关系，企业领导与管理人员一定要高度重视。

2 企业档案管理工作存在的问题

1）管理意识薄弱。企业档案管理工作中管理意识的薄弱是当前企业档案管理工作难以有效开展和实施的重要原因，只有相关管理层以及工作人员对于档案管理工作有足够的重视和关注，档案管理工作才能得到足够的资金和资源支持，才能更好地开展。从目前来看，管理层对于企业档案管理工作的重要性以及必要性的认知远远不足。原因在于，档案管理工作是对于过往历史资料以及档案的收集与管理工作，对于企业正常业务的开展并没有直接的帮助作用，也就无从看到最直接的效益。管理层往往忽视这一类的间接性企业辅助工作，而更重视一些直接关系到企业产出的工作。事实上，企业的档案管理工作好坏与企业的业绩相挂钩，企业档案管理工作开展的好，企业的业绩收益自然不会差。另外，由于管理层对于企业的档案管理工作的认知不充分，也就直接影响到了相关员工对于档案管理工作认知上的不到位。这直接导致了员工在工作积极性、工作态度，同时对于档案管理工作的工作方法以及手段上也就无法有一个准确的认知，极大地影响了工作的开展。

2）管理方法落后。随着技术的进步，传统的手工档案整理以及纸质档案保存已经逐渐不能够跟上实际工作开展的需要，现代的档案管理工作基本上是利用计算机，通过电子信息进行保存。但是在实际的工作开展过程中，现代化的电子档案管理手段还没有被充分应用，企业的档案管理方法仍然十分落后。企业档案管理方法落后的原因一个在于企业对于档案管理工作没有给予足够的重视，该点在上文中已有提及，另一个原因在于企业没有为档案管理工作提供足够的资金以及技术支持，使得档案管理工作仍然拘束于原来的工作框架内，没有办法进一步地开展。管理方法的落后造成了企业档案管理效率的低下，一方面在于原先的档案保存容易发生丢失、损毁的现象，给企业造成无法估量的损失，另一方面在于纯纸质化和人工化的档案管理工作，使得对于档案信息的整理以及相关数据的使用变得缓慢甚至难以执行，企业无法从以前的资料中筛选出有用的信息，档案资料也就失去了一部分的意义。

3）管理人员专业素养不高。从当前企业档案管理工作的现状来看，管理人员的素养不高是造成企业档案管理工作无法有效开展的重要原因之一。当前企业的档案管理人员有些甚至没有经受过专业的培训，完全是按照老前辈留下来的管理经验，过着自己在档案管理过程中总结出来的一些手段进行企业的档案管理，这就很容易造成企业档案管理工作不专业的局面。尤其是当前随着技术的发展，各类数据处理软件、档案管理软件的出现，对于档案管理专业度的要求越来越高，对于管理人员专业素养的考验也就越来越大。

3 企业档案管理工作的改进策略

1）加强管理意识。加强企业的档案管理意识是企业开展档案管理工作的必要前提。加强企业的档案管理意识，企业必须从管理层入手，从领导带头出发，对于档案管理工作给予充分的重视。领导集体应当多看看相关的国内外的档案管理工作的相关案例和经验，并对于一些友好企业开展友好的走访和观察工作，从实际的案例中体会企业档案管理工作的重要性。领导集体不光光要意识到档案管理工作的重要性，更要认识到档案管理的基本知識与注意点，才能在工作实际展开过程中开展正确的领导与监督，并能够对于企业的各档案信息进行使用，从档案信息中创造收益与价值。各相关工作人员也必须重视起档案管理工作的重要性以及必要性来，加强档案管理意识，在日常的工作中注意档案的收集和保存，对于保存和使用的基本常识以及技能都要有一个清楚的掌握。

2）创新管理方法。管理方法的创新是企业档案管理工作的必然趋势，也是社会发展的必然趋势。随着互联网、大数据、云空间等高科技手段的创新与应用，档案管理工作只有利用现代化的信息手段，才能在这个信息社会中发挥出应有的价值。档案管理信息化需要有足够的硬件支持，因此，企业要投入大量的资金，用于档案管理硬件的购买，配备足够的计算机、储存器等，为档案管理工作的开展提供足够的后续准备。同时，档案管理工作需要有相关的软件支持。企业要针对自身的特点，开发出适用于企业自身相关数据的应用软件，并将应用软件充分应用到企业工作的各个环节以及部门中去，诸如财务、人力、市场等，以便于保存企业在日常生产经营中产生的各类相关档案。企业要善于利用大数据对于历史档案数据进行分析，便于得出相关的变化趋势，做出正确的决策。例如，企业可以通过对于以往每一年销售数据的分析，推断出下一年最可能的销售量，根据这个销售量来制定生产和销售计划，帮助企业创造最大的经济效益。

3）提高管理人员专业素养。提高管理人员的专业素养是做好企业档案管理工作的必然要求。对于新入职员工，要提高档案管理工作的入职门槛，在招人的时候就要注意相关的知识技能的考核，并对于员工的新技术的应用能力提高要求，吸纳具备更专业技能素养的档案管理人才。对于企业内老员工。要加强企业相关档案管理人员的培训工作，加强其基本档案管理技能的应用，提高档案管理工作人员的档案管理知识应用能力。企业要落实员工考核和奖惩机制，定期对于档案管理工作开展检验与测试，对于管理能力出众、管理效果好的员工进行一定的激励，同时对于平时档案管理素养不够、态度消极的员工采取适度的惩罚，通过一系列的奖惩措施倒逼员工改善自身的专业素养，提高自己的技能水平。

4 结语

档案管理工作对于企业的健康运行和发展具有重要的意义，是对于企业长期发展过程中形成的相关档案资料的保存，只有开展好企业的档案管理工作，才能在决策中找到足够的依据，从而制定更加科学完善的决策。本文对于企业档案管理工作中存在的问题进行了简要的分析，并对于这些问题提出了相应的改进策略，以期能够改变当前企业档案管理工作的困境，帮助企业更好地发展，促进企业综合竞争力的提升。

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