办公室文书档案的收集与归档工作探讨

摘 要：办公室是单位内部重要的组成部门，起着上传下达及沟通协调的作用。因此，办公室的文书档案管理是单位非常重要的日常事务，档案不但能够真实记载单位的各项工作以及各种活动，还能够为查阅文件、资料提供便利。但在实际工作中，办公室档案的管理工作还存在着一些需要重视的问题，如收集材料不及时、档案内容单一、重视程度不高等，影响档案工作的顺利开展，无法将档案工作的价值充分体现出来。想要改善这种情况，则需要加强对文书档案收集与归档工作的重视，保证档案工作的规范化开展。

关键词：归档;收集;办公室;问题;对策

1 办公室文书档案收集与归档工作概述

从单位发展的实际情况来看，办公室文书档案收集与归档工作有着不可替代的重要作用，是单位健康发展的关键。办公室文书档案收集与归档工作的重要性和不可替代性，主要包含了以下几个方面的内容：第一，办公室文书档案相关工作是单位开展后续工作的基础。在单位的实际工作开展中，都需要先进行相关的文书档案收集与归档工作，然后根据收集工作的结果才能开展后续的工作。因此，加强办公室文书档案的相关工作是十分重要且有必要的;第二，文书档案收集与归档工作的实施是对当前单位发展进程的记录与总结[1]。在单位实际的发展中，一些重要的活动以及发展的历程都会被收录在文书档案中，这就有助于单位文化的建设，有利于推动单位的发展;第三，加强办公室文书档案管理的相关工作有助于提升单位的工作效率。文书档案管理工作是众多单位开展管理活动的重要参考和基础，有效地提升办公室文书档案管理的相关工作，可以有效降低信息、资料整理的难度，便于单位更加高效地开展相应的管理活动。

2 办公室文书档案的收集与归档工作中存在的问题

1）单位对办公室文书档案的收集与归档工作重视程度不够。在当前的单位中，有很大一部分单位对于办公室文书档案的收集与归档工作重视程度较低，或者说对其较为轻视[2]。就目前的情况来看，很多单位的管理人员认为，办公室档案管理的相关工作不重要，对于提升单位工作效率较为有限并且管理工作所消耗的时长较多，因此，这就导致了很多单位对于办公室文书档案的工作重视程度不够。对于办公室文书档案工作的重视程度不足，就会使得相应的文书档案的收集与归档工作效率降低，于此同时，单位不重视也会导致基层工作的员工更加忽视办公室档案的相关管理工作。这样，不仅仅使得办公室档案无法为单位带来切实有效的作用，还在很大的程度上制约了单位自身的发展，阻碍了单位的发展与进步。

2）单位对文书档案收集和归档工作的力度不够。就目前来看，虽然部分单位已经开始逐渐重视起办公室文书档案的收集与管理工作，但是，在实际的管理实施与活动开展中，其管理力度是不够的。很多的单位仅仅只是开展了文书档案的管理工作，但是没有实际的管理操作规范以及监督管理机制。这就会造成文书档案管理的相关工作流于表面，很多文件、档案或者资料由于缺乏科学有效的档案管理，就会出现损坏和缺失的现象[3]。与此同时，档案管理的工作人员不是机器，有时候难免会出現档案收集与归档的错误，如果缺乏相应的监督管理机制，就会造成错误无法被及时地发现，影响单位的工作

效率。

3）办公室档案管理工作缺乏信息化管理。随着科技的不断进步，电子信息技术以及互联网的大量普及，越来越多的行业开始采用数字化信息技术。在目前的档案管理领域，大部分单位还是以纸质的档案为主，实施电子档案管理很多时候并不完全和充分。信息化技术给办公室文书档案的收集与归档工作带来了极大的便利，但是，如果不能正确的运用反而会适得其反，给档案管理的相关工作带来不必要的麻烦。

3 做好办公室文书档案的收集与归档工作的有效对策

1）提高档案工作人员素质。档案工作人员的专业能力和素质水平关系到档案工作的质量和效率，是档案工作中的主要参与者。但是目前许多单位档案工作人员的素质水平比较低，影响整体的工作质量。要想使办公室档案工作正常进行，就必须加强对档案工作人员素质的培养，加大整体的培养力度，提升专业能力和水平。可以定期开展培训活动，聘请专家为档案工作人员进行档案工作内容的讲解，使其可以学到新的知识和内容。还需要对档案工作人员的学习情况进行考核，根据考核结果对工作人员进行奖励或者惩罚，调动工作人员的积极性，使其可以对自己的工作负责。保证档案收集与归档工作的顺利开展。

2）建立完善的管理制度。想要保证文书档案工作的规范化进行，需要建立完善的管理制度，对各项工作进行约束和管理，保证办公室档案工作的有效性。为档案收集与归档的顺利进行打下基础。单位在开展这项工作的过程中，需要结合自身的实际情况，在原来管理模式的基础上进行优化和完善，制定符合自身发展的管理制度。单位可以借鉴其他单位的管理制度和管理模式，根据自身的管理需求，对管理制度进行改进和完善，使其可以更好地应用到单位文书档案收集与归档工作中。管理制度中要明确工作人员的具体工作内容，对档案收集的时间和范围进行确定，档案管理人员要严格按照管理制度进行操作，提升文书档案收集与归档工作的质量和效率。

3）重视临时档案资料的收集。单位在发展的过程中经常会出现人员变动的情况，档案管理工作中的一些兼职人员会出现离职或者岗位调整的情况，这就导致许多文书档案资料无法及时进行收集和归档，不能保证档案资料的完整性。这就需要重视临时档案的收集工作，定期对文书档案进行分类和整理，加强对档案资料收集工作的重视，各部门的会议资料和离职人员手中的文书档案资料都要及时收集和归档。

4）创新工作方式。在当前的发展环境中，文书档案管理工作涉及的内容比较多，工作也愈加繁琐，工作人员的任务量也在不断增加，以往的工作模式已经不再适用当前的文书档案工作。要改变以往的工作方式，将现代化理念和技术应用到文书档案收集和归档工作中，确保可以满足单位的发展需求。应用先进技术软件提高文书档案收集与归档工作的质量和效率，促进档案资料作用的发挥。

5）提升文书档案的科技水平。信息化时代，计算机技术和信息技术已经融入人们的生产、生活中，为人们的生活提供了便利。办公室文书档案工作在开展的过程中，也需要顺应时代的发展形势，将信息技术和计算机技术软件应用到文书档案的收集与归档工作中，可以根据需求自动进行档案资料的收集、分类和归档，有效提升了整体的工作效率，为工作人员减轻了压力。还可以建立完善的档案信息管理系统，实现自动化办公。通过及时自动化系统的应用，提升了档案收集工作的便捷性，保护了档案信息资料的安全性。

4 结束语

档案收集与归档工作的创新和完善是办公室文书档案发展的必然趋势，文书档案的价值在单位的发展中是不可替代的，对各项工作的开展和单位规范化发展有着积极的影响。收集与归档是档案工作的重要内容，单位需要加强对这项工作的重视，提升工作人员的综合素质，改变传统的管理方式，应用现代化的管理理念对办公室文书档案工作进行创新，加强文书档案工作的信息化建设，让文书档案可以更好地应用到单位其他工作的开展中，实现文书档案资源的高效应用。

参考文献

[1]陈倩.对办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].兰台内外，2019（28）：41-42.

[2]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（18）：29+35.

[3]杨海霞.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019（17）：189.

作者简介

王翠屏，女，山东烟台，本科，毕业于山东省委党校，初级助理馆员，研究方向：档案管理。