企业档案管理工作面临的问题与措施

李娜

摘 要：本文围绕企业档案管理工作面临的问题与措施为课题进行阐述，分别提出相关工作人员综合素质不高，缺乏完整的档案管理体系，缺乏良好的档案信息保管平台等问题。针对这些问题也对应的对建设与完善档案管理机制，建设与强化现代化信息管理平台等措施展开了讨论。旨意在于有效解决当前存在企业中有关档案管理方面的不足之处，使用现代化先进手段提升企业档案管理效率，为企业其他工作的开展创设良好的前提基础，也为相关研究提供一定的数据参考。

关键词：企业;档案管理;综合素质;信息管理平台

现阶段，我国各种各样的企业不断崛起，经济市场上信息瞬息万变，很多企业只有不断创新与转型才能在这种竞争压力大的形势下占据一席之地，所以，做好档案管理工作是非常必要的。相关工作人员应该不断改进与完善档案管理工作，给予该项工作高度重视，提出更具有实效性的档案管理针对性对策，结合企业自身优势与需求，提出档案管理方式改进意见，进而形成具有一定科学性、现代性、高效性的档案管理模式。全面解决当前企业在档案管理方面遇到的问题，促使当前管理工作发挥应有的作用，能够更顺利的保障企业在市场上稳定发展。

1 档案管理工作面临的问题

1.1 相关工作人员综合素质不高

根据对档案管理工作进行的全面分析可知，该项工作具有一定的复杂性、乏味性，在实际运作的过程中有一定的难度，需要很多专业性强的工作人员投放十分的时间与耐心才能更顺利的完成。但是我国大多数企业都不会在该项工作上投入过度的资金与关注，导致企业无论是在档案管理专业人员的任用上还是管理上都存在很多漏洞[1]。其一，档案管理工作人员素质不高，也就是尚未具备良好的理论知识与实践技能，并且尚未形成正确的档案管理意识，无法积极展开自身有关档案管理方面的学习，一定程度上阻碍了档案管理工作的开展。其二，企业内部尚未成立相对的档案管理监管机制与激励制度，相关工作人员无法承担强化该项工作效率的重任。

1.2 缺乏完整的档案管理体系

随着现代化信息技术的发展，成立档案管理信息化管理平台已经成为该项工作发展的重要环节，但是我国大多数企业尚未具备充分的硬件与设施。依旧延用传统的人工计算与记录的管理方式，直接影响信息的更新速度，经常出现漏记、记错等工作失误，进而无法保证企业档案信息的真实性与实质性[2]。不仅如此，纸质档案在保管上存在一定的难度，占据大量的人力与物力资源不说，也浪费工作人员的时间，在保管过程中一旦其中一个环节出现错误，就会导致后续一系列问题的出现，最终可能会影响企业的经济效益。另外，很多企业缺少具有权威性的规章制度，很多信息处理流程与细节无法透明化，导致工作人员可能会出现投机取巧的现象，一些不规矩的行为相继出现，进而为日后档案信息的统计与整理增加难度，最终影响企业各个部门业务的开展。

1.3 缺乏良好的档案信息保管平台

大多数企业都会忽视档案保管工作，从而导致企业的档案保管环境不良，档案信息保管室空間狭小，室内空气潮湿，保管系统杂乱无章，导致很多档案信息都无法实现长期性管理。很多档案室缺少必要的管理设备，现代化信息保管设备与空间更是不足，缺乏现代化先进形管理条件，甚至很多企业内部从不设立专门的档案保管办公室。以上种种不良现象的存在不仅大大降低档案管理质量，而且大大缩短了档案保管时间，严重影响档案信息的可持续性使用，在企业其他工作开展时无法保证所提供信息的准确性，最终企业可能会错失一些市场发展时机，影响企业的良性发展[3]。

2 强化企业档案管理工作的措施

2.1 提升档案管理工作者的综合素质

随着时代的发展，企业档案管理工作也发生了不断的改变与完善，传统档案管理模式与理论知识不能符合当代现代性的档案管理需求。所以，企业内部使用正当的方式不断优化企业档案管理过程，强化相关工作者的综合素质是最重要的手段。首先，企业应该为相关工作人员提供一定的学习机会与平台，定期展开培训工作，促使提升工作者的理论知识与实践技能。其次，展开多媒体技术的培训，保障工作人员能够在现代化信息技术的催动下，利用电子计算机技术与网络信息技术高校完成档案管理工作[4]。再次，促使全体员工形成正确的终身学习思想，保证员工无论在什么时间都能不被时代淘汰，跟随时代的步伐进行该项工作的整改。最后，建立对应的监管考核以及激励机制，比如对一些在此工作上付出较多的工作者给予奖励，对工作失误者进行一定的惩罚等，为此有效带动工作人员的积极性，改正人员在工作上的坏习惯。

2.2 建设与完善档案管理机制

具有实效性的档案管理机制对于提升企业档案管理水平起到绝对性作用。简言之，要想建设与完善优质的档案管理机制，应该做好以下两方面的工作，一方面做好对应的档案信息接收、记录、归档、整理等工作，全面分析档案管理工作的实际需求，在旧档案管理机制的基础上提出改进意见，进一步保障档案管理机制的完整性。另一方面，紧跟现代化档案管理潮流，建设电子档案与纸质档案管理一体化的管理模式，将现代化先进档案管理技术作为参考，对档案管理机制进行科学化整改。

2.3 建设与强化现代化信息管理平台

现代化信息管理模式是档案管理实现高效管理的必要手段，由于现代化多媒体技术在各个行业中的广泛运用，越来越多传统档案管理模式已经被电子化档案管理模式所取代。这样一来不仅在时间与空间上加大了档案信息的储存程度，而且也相对增加了档案管理储存速度，有效节省了相关工作人员的时间[5]。在这种便利条件的支持下，越来越多企业为其内部各个部门都设置的不同现代化设备，当然一些企业档案管理也已经实现了信息化管理。档案信息管理通过这种方式取得了良好工作效果之后，其他工作也竞相相仿，逐步也都收获了一定利益。对企业内部来说实现了高质量、高速度、高智能的管理，对企业外部来说，通过这种方式能为用户提供更便利、更优质的服务，有效增加企业在民主心理的口碑，同时收获了更多经济效益，在市场上能够巩固自身实力。

3 结束语

综上所述，档案信息管理工作是企业相关管理部门必须引起重视的工作，只有做好该项工作才能保证后续工作顺利展开。不断提升员工的综合素质，建设并完善档案信息管理机制，为档案信息有效保存提供良好的平台等手段都能有效提升该工作效率。在实施以上措施的过程中，工作人员应该结合企业内部的实际情况与需要，对应的做出调整，使一些工作的开展更能适应企业的发展方向，为企业日后开拓更广阔的市场提供数据支持。

参考文献

[1]冯睿.分析国有企业档案管理工作存在的问题与对策[J].各界，2019（2）.

[2]于雪.企业职工档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（14）.

[3]何静.技工类院校档案管理存在的问题及改善措施[J].学园，2018（5）.

[4]熊苗苗.档案管理过程中的主要问题及对策措施[J].办公室业务，2018（17）.

[5]孙煦.我国事业单位档案管理的现状及改善措施[J].今日财富：中国知识产权，2018，000（004）：P.165-165.