初探档案管理员的职与责

韩彦萍

摘 要：档案管理工作在企事业单位中开始得到越来越多的重视，开展好这项工作，需要档案管理人员自身具有良好的职业素养，树立高度的责任意识，不仅可以掌握现代化档案管理方法，还要对计算机技术掌握。本文从当前档案管理人员面临的问题与挑战入手，并分析如何提升档案管理人员综合素质，希望可以切实开展好档案管理工作，全面提升企事业单位的办公效率。

关键词：档案管理员;职业道德;责任

档案资料可以直接反映出企事业单位以往的经营状况和活动开展情况，并且对未来工作起到有效指导作用，如今我国已经进入到信息化时代，档案管理工作也与信息技术不断融合，提升了档案资料的安全性，对于档案管理工作人员来说，为提升工作质量就要不断改进工作方法，树立良好的思想素质，具有良好的文化素养，进而为企事业单位发展贡献力量。

1 当前档案管理人员面临的问题与挑战

1.1 档案管理人员存在的问题

档案管理工作主要是围绕企事业单位的发展情况制定出档案管理计划，其主要内容包括档案的接收、分类编制和检索，进而满足于工作总结、工作指导和工作检查。在信息化的时代背景下，当前档案管理人员普遍还存在思想未更新和技能不足问题，体现在以下几个方面：首先档案管理方法较为落后。尽管当前单位普遍建立了网络系统，不过在开展工作中主要是利用纸质档案，这样对于档案资料的查询和使用都会花费很多的时间，与此同时档案的安全性也不能得到保证，最终影响档案管理工作效率;其次，操作流程不规范。由于企事业单位档案管理体系不健全，部分领导以及档案管理人员重视程度不足，导致档案管理容易出现操作不规范的情况，最终在一定程度上影响了企事业单位的发展[1]。

1.2 档案管理人员面临的挑战

作为一名档案管理工作人員来说，首先自身需要具有良好的政治素养和保密意识，这是由于一些资料内容以及工作计划具有机密性，如果档案管理人员缺乏高度的责任意识，未能将企事业单位的利益放在第一位，就容易被利益诱惑，在损害单位利益的同时，自身也会触犯法律;其次自身需要具有专业的档案管理能力，档案管理工作涉及资料的收集整理以及检索和存档等环节，需要具有一定的专业能力，对每个工作流程熟悉，以此保证档案的安全性和完整性，然而当前部分档案管理人员普遍缺乏专业素养，比如与相关部门配合不密切、信息传输效率不高，进而影响了单位内部的办公效率。

在信息化的时代背景下，当前企事业单位普遍实现了无纸化办公，随之档案的存储模式也在发生转变，从职业发展的角度来讲，档案管理人员必须掌握计算机操作技术，这样才能在根本上满足工作开展的需要。当前，我国信息化档案管理人员还存在很大缺口，且大多数档案管理人员年龄较大缺乏计算机技术掌握能力，这些情况都将对档案管理工作的开展带来挑战[2]。

2 如何提升档案管理人员综合素质

2.1 提升档案管理人员的思想素质

良好的思想素质可以促进档案管理人员在工作中的积极性，思想素质主要可以从职业道德修养以及政治品德两个方面体现，其中政治品德又包括政治态度、思想作风等内容，当档案管理人员具有良好的政治品德，就可以在工作中严守纪律，确保档案机密。尤其是在信息技术普遍被利用的背景下，企事业单位纷纷重视起档案的安全性，从档案管理人员自身的角度讲，具有政治品德可以有效应对外来诱惑，始终将企事业单位的利益放在首位。因此企事业单位需要定期对档案管理人员加强思想素质的教育工作，严格按照档案管理要求进行操作，对未归档档案进行跟踪，在教育工作定期开展后可以使其在情感和意识上都对档案重视，避免由于疏忽导致的档案机密泄露问题。

2.2 提升档案管理人员的专业素质

档案管理工作涉及诸多内容，首先需要对管理流程和档案管理的基础知识有所了解，这样才能保证档案的完整性、时效性。因此，需要企事业单位对档案管理人员开展培训工作，主要是根据档案法的有关条款和国家法律法规，为档案管理人员，为档案管理的基础知识，可以通过相关培训或者聘请档案管理专业人员，在岗人员对档案管理基础知识有所掌握，做到分类科学。此外还需要对计算机知识、历史知识、文秘知识有所了解，这样可以更好地为档案管理工作服务，由于档案管理工作还需要和其他部门进行有效交流，所以必须切实做好档案的借用、归还等流程，确保可以追踪档案资料[3]。

其次需要具备组织协调能力，管理工作不仅是档案管理人员在本部门对档案的收集和整理，还需要与有关部门进行协调，确保档案的科学交接，因此必须对档案收集整理和归档流程熟悉，不仅便于相关部门的借阅，同时能够提升档案的安全性。需要档案管理人员不断提升自身的协调组织能力，在工作中需要对档案制度以及管理规定熟悉掌握，并且对使用和借阅档案的人员动机有所了解。

最后需要掌握现代化信息技术。在网络化的办公环境下进行档案资料的传输，可以显著提升档案资料的安全性，因此需要档案管理人员熟练掌握相关操作软件，比如数据库技术、索引技术等。尽管当前纸质档案，在档案管理工作中占有重要地位，不过信息档案管理在今后会发挥越来越重要的作用，因此需要在现代化的办公环境下对操作软件进行熟悉掌握可以通过检索类别、年限、用途等实现快速查找。档案管理人员还要掌握系统更新技术和备份技术，进而可以将文字图片和影像等资料进行备份，不仅能够让资料内容更加充实，同时可以有效提升数据的安全性。

2.3 提升档案管理人员的文化素质

熟悉档案管理流程、掌握计算机技术是档案管理人员必备的素质，此外还需要具备丰富的文化知识，以此对档案资料进行更加科学的分类与管理，显著提升档案管理部门的工作质量。文化素质主要是指档案管理人员具有良好的文字编写能力和创作能力，可以对档案资料进行质量分析、整理和归档，大量的文字资料可以进行目录编制、事件编写和年鉴整理，所以说档案管理人员的文化水平将极大地影响着档案管理工作的整体质量。此外，档案资料的录入环节为保证信息的准确性和完整性，同样需要文化素质作为支撑，可以对复杂的文字资料内容进行有效概括[4]。

3 结束语

综上所述，目前企事业单位对档案管理工作愈发重视，在时代发展的浪潮下，企事业单位档案管理工作开始重视对信息技术的利用，而更加关键的是对档案管理人员思想素质、专业素质、文化素质的提升。因此，从企事业单位的角度讲，需要不断对档案管理制度进行完善加强考核与培训，并且对档案管理工作的重要性进行有效宣传，这样才能营造良好的办公氛围，让档案管理工作更好的开展。

参考文献

[1]连志英.从历史与现实维度看档案馆文化事业机构属性的重要性[J].山西档案，2019，（6）：176-177.

[2]黄倩.浅谈档案管理员的素质与档案管理[J].办公室业务，2017，000（023）：95.

[3]嵇蕾.浅析建筑工程资料员应具备的基本职责[J].建筑工程技术与设计，2018，（32）：3393.

[4]刘琤斐.网络环境下提高地质资料管理员素养的对策探究[J].现代职业教育，2018（32）.