浅谈疫情防控期间医院档案管理工作

刘同 张策

此次新冠肺炎疫情，是新中国成立以来我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。这是一场没有硝烟的人民战争。医疗行业处在疫情防控的第一线，医院是疫情防控主战场，广大医务人员是疫情防控主力军。疫情背景下医院档案如何收集、整理、保管、利用，尤其是临床医学防疫科研档案的管理等，是对医院档案管理工作的挑战。

一、医院疫情档案管理工作的意义

（一）收集管理好疫情防控档案资料是档案部门和档案工作者的职责所决定的。档案部门肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要使命。新冠肺炎疫情发生以来，医院广大医护人员主动投身战“疫”，为夺取抗击疫情斗争的胜利做出了突出的贡献。医院在疫情防控工作中形成了大量的文字、图片、音视频档案资料，这是党和政府领导人民抗击疫情和广大医护人员共克时艰、战胜病魔的真实记录，收集管理好这些资料，对于政府制定相关卫生政策、工作查考、医学科研等具有重要意义。

（二）医院的各个科室应该高度重视疫情期间形成的各种档案资料的管理。要加强领导，明确责任，完善措施。应指定本科室档案员积极主动做好疫情防控档案材料收集、整理、归档工作，做到应收尽收、应归尽归。各科室收集的档案资料内容必须客观、真实、完整，既要充分体现本院抗击疫情真实的实际情况，也要符合医院档案管理的规范。

（三）医院档案的管理，也是国家档案事业的重要组成部分，及时收集管理好医院疫情防控档案资料，便于及时总结经验，补齐医院管理短板，同时也是建立完善的国家疫情防控制度体系和健全国家公共卫生应急管理体系的基础性工作。

（四）医院疫情防控档案准确记载了传染病发生的时间、地点，以及传染病患者的年龄、性别、职业等情况。这些疫情防控档案是研究防控传染病发生的第一手资料，是卫生行业专家更全面准确地分析传染病的规律和特点，更有效地做好传染病等预防工作的参考，是流行病、传染病等科学研究的宝贵资料。

二、疫情期间医院档案的收集范围

医院在这次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均应纳入收集归档范围。主要包括以下内容：

（一）上级单位及卫生管理部门下发的关于疫情防控工作的文件、通知、批示等;

（二）医院在疫情防控工作中制定的相关公告、通知、通报等;

（三）医院领导在疫情防控工作中的批示和讲话材料;

（四）医院各科室成立疫情处置工作领导机构、建立协调机制的相关文件资料;

（五）医院疫情处置工作的各类重要会议通知、议程、决议、纪要、音视频和图片资料等;

（六）医院疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、疫情分析報告、疫情统计报表、疫情通报材料、各类疫情简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料等;

（七）医院各科室疫情防控志愿者组织及成员名单，及其工作过程中产生的文件材料;

（八）医院各科室临时党支部、各级党员干部从事社会帮扶和下沉社区开展疫情防控工作的文件材料;

（九）医护人员援鄂的各种材料。战“疫”一线医护人员的请愿书、家书、回忆录、笔记、日记; 抗“疫”一线医护人员工作照片、音视频、多媒体资料及实物;

（十）医院疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

（十一）医院承担教学部门的疫情防控工作和线上线下教学安排、科学研究工作形成的文件、图片资料等;

（十二）医院外地职工返院的疫情防控工作材料;

（十三）医院各科室、个人向疫区捐赠财物的凭证、记录;

（十四）抗击疫情过程中，医院物质采购清单、接受社会各类救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用方案等相关资料;

（十五）新闻媒体及相关单位关于医院疫情防控工作、医护人员先进事迹的各类宣传材料;

（十六）医院在疫情防控期间转诊病人、组织医护人员赴隔离点开展医疗服务、保障门诊正常疾病诊治等形成的相关文件材料;

（十七）对医院公共场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料;

（十八）医院其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

三、疫情期间医院档案管理的应对措施

（一）从医院在疫情防控时期的特殊作用出发，坚持为一线医务人员提供档案服务不间断。为避免医院工作人员交叉感染，可以通过网络、电话、信函等通道查档，有特殊需要必须查阅病历档案的可以现场查档，但要做好防护措施。要在做好安全防护的基础上，及时对收集积累的医院防疫文件材料进行封存，为后续整理创造有利条件。要做好相关文件材料收集归档范围和整理分类方案的制订工作，要聚焦一线疫情防控工作需要，积极开展档案提供利用工作。

（二）医院归档的防疫文件材料应内容完整，已通过OA系统发布的文件可实行电子文件在线归档;照片应清晰且未经过PS处理，音视频应播放流畅、声音及画面清晰、主题突出，并注明拍摄者、拍摄时间、地点、主题、内容、人物等基本信息。

（三）教学医院承担着医学院的部分教学工作，为实现疫情期间学生停课不停学，一些教学医院使用“钉钉”平台进行线上教学。应注意收集电子版本的教学档案。

（四）加强医院档案保管场所日常检查、安全防护力度，定期对办公室、服务大厅、走廊、档案库房等区域按防疫规范进行消毒。确保档案工作人员防疫安全和疫情防控期间档案实体、档案信息安全。

（五）随着疫情的发展，在疫情防控后期，各企事业单位的复工复产对新冠肺炎疫情的防治提出了新的挑战。医院会给根据当地具体的疫情防控实际情况通过提供全面筛查项目和系统的防控措施，如心理咨询、网络问诊、AI中医、AI西医、家庭档案等互联网医疗服务，对这些工作中形成的档案资料也应该注意全面收集。

（六）医院各科室在疫情防控工作结束后，参照归档范围和责任科室，要及时向医院档案室、病案室等医院档案保管单位移交。

（七）要做好医院档案实体的消毒工作。医院在疫情期间形成的各种档案文件材料，特别是疫情一线工作中形成的档案文件如发热门诊、重症监护病房等形成的病历档案，应采用各种方法进行消毒处理，以保护医院工作人员安全。

（八）要做好医院疫情档案的编研开发工作。对医院疫情防控档案深挖档案资源，汇编成册、编写卫生史志，以出版、专题展览等形式推向大众，能够能起到以史为鉴，警钟长鸣，提高公共卫生安全意识的积极作用。