医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作实践与思考

韦双莉 邓建翔

一、医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作概述及其重要性

医院新冠肺炎疫情防控档案是指医院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音频、视频、电子等不同形式的历史记录。简而言之，医院开展新冠肺炎防治工作的所有环节、详细记录疫情防控的过程就是整个医院新冠肺炎疫情防控档案。医院新冠肺炎疫情防控档案工作包括八个业务环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研[1]。档案资料收集工作是档案工作的起点，要做好医院档案工作，提高医院档案综合管理水平，就要从档案工作中最基础的环节——收集工作抓起。收集及时，档案资料完整、系统;鉴选得当，能为档案管理的各个环节创造良好条件[2]。由此可见，医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作在档案工作中的重要性。

习近平总书记强调：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。[3]”疫情期间的医院档案工作，力争做到通过现在的档案，可以了解到疫情期间医院针对疫情进行部署工作的实际情况，同时，这些档案也对正在进行的疫情防控工作和今后工作查考、历史研究、经验借鉴具有十分重要的价值。2020年2月7日，国家档案局发布《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，通知要求各级档案部门在疫情防控档案收集中，要反对形式主义、官僚主义、切忌作风漂浮、不切实际，防止增加疫情防控工作负担，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归，截至3月6日，全国已有十余省（市）陆续印发关于新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知。可见，国家及地方档案行政管理部门对本次疫情档案收集工作的高度重视，做好医院疫情防控档案收集工作显得极为重要。

二、医院疫情防控档案收集工作实践

1.明确职责，统筹安排。接到国家及地方各级档案局发布收集疫情档案通知后，医院应将疫情防控档案列为工作重点，各项档案工作都紧紧围绕疫情防控开展。一方面，档案室专员第一时间整理出医院各个科室的档案岗位工作职责，明确档案工作的主体，确保对应的档案工作内容有对应的档案员负责，负责人有明确的工作职责，设置简单的考核机制对疫情期间的档案收集工作进行考核;另一方面，档案收集做到统筹安排，临床一线医务人员工作本来就已经很繁重，在临床工作的基础上增加了档案收集工作，任务更加艰巨，做好一手抓疫情防控临床工作，一手抓档案收集工作，需要制定计划，统筹安排。具体做法是医院综合档案室通过电话、视频会议、企业微信等方式，将医院疫情防控档案工作安排传达给各科室的兼职档案员，特别是一线医务工作人员的兼职档案员，要求在做好个人安全防护的前提下，统筹做好疫情防控档案的收集工作;职能部门的兼职档案员在配合医院做好疫情防控工作（如高速路口、医院门诊测体温、督促患者扫码入院、筹备疫情防控物资等）的同时，及时收集相关工作中产生的疫情防控档案，确保疫情防控档案在第一时间得到有效收集和安全保管。

2.界定范围，严格鉴选。医院的疫情档案收集工作要严格按照省（自治区）档案馆提出的新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的归档范围，并结合实际情况，有针对性地开展收集归档工作。此次医院新冠肺炎疫情防控档案的主要归档范围可以概括为：（1）上级部门、医院及各科室的工作部署、通知、工作总结等;（2）协助交通部门进行管制形成的文件材料;（3）医院接收、诊治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料;（4）保障防疫物资的相关合同（包含接收捐赠、物资分配和使用形成的文件材料）;（5）医院援鄂医疗队的相关文件材料;（6）新冠肺炎疫情防控工作中产生的音频、照片、电子文件材料和实物等。界定医院疫情档案收集范围，从收集的档案中甄选出有收藏保管价值的档案，是每个“档案人”的职责所在。专职及兼职档案员从大量的疫情防控材料中，根据专业的判断、自身的业务能力、科室的实际情况，初步鉴选档案，有针对性地收集疫情防控档案。

3.线上线下结合，确保完整。当前医院档案工作紧紧围绕新型冠状病毒肺炎疫情防控档案工作開展，根据疫情防护要求，线上线下相结合成为收集档案的重要工作方式之一。疫情期间，实物材料收集存在病毒传播的可能，医院很多的工作都是通过企业微信、视频会议、工作QQ群等线上沟通软件完成，在收集疫情防控档案时，各种疫情情况统计表格、数码照片、录音、录像、数据库，以及在网页、微信等新型媒体发布的各种电子文件和其他能够记录、证明疫情防控过程的线上材料，都要纳入到档案中。收集电子档案的同时，线下完成的实物材料同步收集，做到应收尽收，应管尽管。

4.分层收集，及时封存。疫情期间，医院疫情防控档案一般实行两层收集办法，临床及职能科室收集的档案属于一手收集，医院综合档案室收集一手收集的档案属于二次收集。医院档案保管工作往往实行归口管理，各科室收集好疫情档案后，还要移交到医院综合档案室进行保管。对于医院综合档案室而言，中间需要不定期与兼职档案员沟通，监控档案收集进度。具体做法是各科室的兼职档案员根据医院综合档案室的收集工作任务安排时间节点，按时移交收集整理好的疫情防控档案到医院综合档案室。医院综合档案室再根据档案收集工作的实际情况，进行收集整理，查缺补漏，尽量使疫情防控期间各项工作的档案更加完整、系统;收集到的完整疫情防控档案，在做好安全防护的基础上，及时进行封存;对于动态的疫情防控档案，实行动态收集，预留档案编号，不断完善医院的疫情档案。

三、关于疫后医院疫情防控档案工作的几点思考

1.依法建档与需求导向相结合，突显疫情防控档案保存的价值。（1）依法建档。医院疫情防控档案收集工作应依法收集，在疫情防控要求的基础上，严格按照《档案法》《保密法》《电子文件归档与管理规范》等法律规章制度的要求，规范收集行为，确保医院档案收集的行为与收集的内容合理合法;（2）以需求为导向。档案的价值在于利用，无论是医院管理者，还是具体的医院档案从业者，都应高度重视档案服务与利用工作[4]。档案收集在合理合法的前提下，还应考虑今后的档案开发需求，根据档案开发需求分出轻重缓急，在收集工作中重点关注各种工作部署、通知、接收诊治新冠肺炎病人的文件材料等，突出疫情档案收集的重中之重;（3）应收尽收。在依法建档与以需求为导向分出轻重缓急的档案收集前提下，疫情防控档案还要做到应收尽收，疫情期间的医院防控档案收集，只是初步的一手收集，很大程度上都是根据档案收集范围，目录来收集整理，与此同时，还应多鼓励档案员针对疫情防控的工作，做到应收尽收，这对后期的档案整理具有重要作用。

2.依技分类与人工鉴选相互补，促使疫情防控档案形式的多样。档案收集离不开材料的分类与整理，医院的档案工作者收集的疫情防控档案形式主要有：一是纸质的文件材料;二是线上发布、交流沟通的各种工作表格、计划、总结等电子文档;三是疫情防控中形成的音频、视频、照片等。针对疫情期间的档案分类整理的现实需要，一方面，应加大信息网络技术的投入，加快医院档案信息化进程，建立档案数据库，添置计算机、扫描仪，开通网络，对兼职档案员开放权限，利用现代的处理技术，对疫情防控档案进行有效分类，为后期医院档案保管形式提供有效的技术支持和保障，使医院档案保存形式突破时间和空间限制。另一方面，醫院档案管理部门（综合档案室）应充分发挥专职档案员的主观能动性及专业特长优势，督促各个科室按时移交疫情防控档案，根据文件要求，与各科室兼职档案员严格鉴选疫情档案，梳理出各档案之间的关联，力争做到档案呈现形式多样、内容丰富、医院做法鲜明、开发利用路径多元。

3.制度管档与提高素养双驱动，提升疫情防控档案利用的空间。冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作规模空前，其产生的档案资料数量巨大、种类繁多、内容丰富，相关文献积累数量也日益庞大[5]。针对医院疫情防控档案的这些特性，医院综合档案室应单独做出疫情防控档案的专门模块（疫情防控档案数据库），为完善档案室的疫情应急工作预案，尽快拟定具体明确的疫情防控档案收集工作制度，疫情防控档案工作人员工作职责、疫情防控档案查阅制度等规章制度，根据制度管理档案。此外，医院还应加强档案人员队伍的综合素养提升培训，医院档案收集、管理离不开一支高素质的专业队伍。新时代医院的发展对医院档案专业、兼职工作者的职业素养越来越高，医院档案人应树立终身学习的意识，将自己的所学应用到档案管理中，与时俱进，为医院档案工作提供优质、高效的服务。

结语

收集工作是全部档案工作中的首要环节，前期收集工作质量的高低，将对今后的开发利用价值产生直接的影响。疫情就是命令，防控就是责任。疫情期间，疫情防控档案是在医院各个科室日常工作中形成，这些档案分散在各个部门，不及时移交，时间长就可能会因保管不当而失散。因此，医院综合档案室根据文件要求规范疫情档案收集、明确归档范围、制定档案收集计划;各科室依法建档、依技分类、依制管档、按时移交，这样能有效提高医院疫情防控档案的收集完整性、系统性，加上后期科学的档案管理，有利于医院进行疫情防控档案研究，广泛地开展档案开发利用工作，更好服务医疗卫生事业的发展。