浅谈档案管理工作的重要性

何士文

摘 要：我们知道在古代，皇帝身边会有史官，记录皇帝的一言一行，其实这个就是档案。所以说，档案从古至今都有。人的寿命是有限的，知识却是永存的。在历史长河中，档案发挥着独特的作用。它联系着过去、现在和未来。怎样去管理档案工作，让其更好的为人类服务，这是我们需要思考的问题。本文通过对档案管理工作重要性分析，提出了怎样去提升管理档案工作的建议。

关键词：档案管理;重要性;建议

1 前言

档案的内容是一种无形的资产，档案就是其载体。从我们一出生，就需要去上户口，在上户口的地方，就会将身份信息进行归档，这是人在社会生存的证明。档案能够将真实的历史展现在大家面前，能将瞬间记录下来，成为永恒。这样以史为鉴，汲取历史经验，展望未来发展，档案工作可以说是功在当代、利在千秋的重要工作。它随着社会的发展，越来越与人类发展紧密联系。

2 档案管理工作的重要性分析

结合查阅相关知识和笔者的自身工作经验，笔者从以下几个方面谈谈档案的特殊功能：

2.1 档案特殊功能之一—凭证作用

我们平时所说的档案工作，其实指的是档案的业务工作，一般在单位都有相关的工作人员，其中最具有代表性的就是档案馆和档案室，他们用科学的方法，去管理档案。档案区分于文献或者教科书等等，在于它有独特的作用，凭证作用。在档案室的档案，在保证真实的情况下，是具备法律效用的。档案的记录是真实的，是客观记录的，不像出书，写出来的文字大都带有主观情绪。档案形成的条件不一样，这是由档案本身的特点决定的，它是能让人信服的。档案存在的表现形式有多种，像当事人的亲笔手稿、印章的印记等等，有的还有录下来的音频和视频[1]。

2.2 档案特殊功能之二—参考作用

档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。档案的参考体现在档案本身的2个方面。一是可靠性。档案都是第一手资料，它是在社会发展中自然形成的记录文档，而且是在第三方监督下，进行记录式的记录。比如：军队干部在军队管理当中属于非常重要的成员，在离退之后，一定要做好相应的档案管理工作，这样对于国家以及干部自身都会有非常重要的意义， 因此国家对于军队离退休干部的具体档案管理问题非常的重视。历史学家也称档案室“没有掺过水的史料”，这些都说明了档案是可靠的。二是广泛性。户口每个人都有，从这里就说明档案是非常广泛的，就跟每个人的身份证一樣。在每个地区、每个单位都有档案室，人人都有档案，所以档案是广泛的，就和进行大数据统计一样，在研究社会时，这样的数据才具有参考作用[2]。

3 纸质档案以及电子档案

纸质档案以及电子档案之间可以共同发展以及相互补充，二者是相互兼顾的。 目前，在实现电子档案信息化管理的过程中，也要重视纸质档案所发挥的效益以及作用。只有这样才可以更好的适应不同的领域以及不同层次用户的具体需求。 与此同时，要积极地利用现代化手段，保障工作质量以及效率得到双向的提高。

4 完善档案管理工作的建议

4.1 管理人员需要重视

首先，认知是根本。管理人员需要转变观念，不要只去执行计划，对其中需要归档的文件不重视。在档案部门的人员，也需要及时跟进工作，根据项目进度，按照时间节点，去收集相关档案资料，如果出现问题，就需要及时解决[3]。这些都需要领导重视，只有这样，其他部门人员才能积极配合，将整个项目进行完整记录归档。这些档案后续项目实施之前的最好参考数据，如果有纠纷，这个也是重要的证据。另外，需要完善档案管理工作的制度，建立一套完整的档案管理的流程，有标准、有效率的进行工作。管理人员需立足现在的根本，去发展更广的未来。

4.2 收集资料要完善

在举行大型活动时，所有的文件材料都是很分散的，可能很多事情都不了解，这些都是档案管理工作人员需要去特别注意的。在整理档案时，要保证档案的真实，而且要把整个活动文件完整的归类。这个需要工作人员细心、耐心，要深入到活动中，熟悉活动的各个环节，与相关人员良好沟通，还要发挥监督作用，还要按时去收集资料。总的来说，就是完完整整、仔仔细细将整个活动过程记录下来，并且留有相关记录的证据来源，如果有下一次一样的活动，能直接参考这个活动的记录进行工作。这就是档案的力量。资料的完善也可以利用新技术，像是现代化的办公软件，去提高效率，避免出现差错。

4.3 提高档案管理工作人员的综合能力

档案管理工作需要工作人员有较高的文案功底，大型活动的相关文案管理工作人员需要有较强的业务知识。在各个单位的档案人员的能力是参差不齐的，所以，建议档案管理部门定期组织相关人员的培训，在相应大型活动中，有针对性的进行培训。还有，可以与相关单位的档案管理部门人员进行交流，统一活动的记录格式，这样能保证档案文档的标准化，减少档案人员的工作。另外，要制定奖惩制度，对整个活动档案整理的好的，有表扬和物质奖励，提高工作人员的积极性[4]。作为一个档案管理工作人员，要做到公平公正，客观，喜欢档案事业，在很多人看来，档案工作是非常无聊的。所以需要我们有全心全意为人民服务的精神，不怕寂寞，并且口要严，在工作上能保密，具有高度的法制观念。不过，这不代表档案管理的工作就是古板无趣的。档案管理是在客观的情况进行记录，并不是记录方式是一成不变。就和古时候有手印，现在有指纹，以前都是纸质版，现在有扫描件，学籍不仅有纸质版，电子版更新更快。档案工作人员也要有创新精神，利用新科技，更快更好的去进行工作。

5 结束语

如果平时对档案工作不怎么熟悉的人，可能会觉得这是一份无聊的工作，这个工作不引人注目，但是，它的作用是不可以忽视的。一旦档案管理工作出现问题，档案丢失，或者被销毁，这将是可见的巨大的损失。因此，我不觉得作为一个档案工作人员，是无所谓的，而是要以此为荣，我们不仅是在做好本职工作，更是在守护历史。

参考文献

[1]张长春.浅析档案管理工作的重要性[J].人力资源管理（12）：264.

[2]冷艳.浅析档案管理工作重要性[J].电子制作，000（5x）：286.

[3]张英军.浅谈档案管理在于洪区水库移民管理工作中的重要性[J].内蒙古水利，2019（2）：129-129.

[4]冷明霞.浅析档案管理工作的重要性[J].科学中国人，2018（11）.