建设工程档案管理的重要性及规范化探讨

陈爱华

摘 要：现今社会中，经济发展迅速，各行业的数据信息数量增多，档案管理工作面临着新的、更高的要求，需要在管理工作中注入更多的精力，特别是建筑工程，在工程项目实施中，工程档案是以相对静态的方式呈现，而在具体管理中，又是相对动态的存在，开展工程档案管理旨在建立系统化的工程档案，保证管理工作的科学开展。为此本文以石油化工工程项目的档案为例，对档案管理的重要性以及规范化策略进行分析。

关键词：石油化工;工程项目;档案管理;重要性;规范化

在石油化工工程项目建设中，档案管理工作的落实情况将对工程建设的质量产生影响，并关系到施工、建设企业的切身利益。同时工程档案也在真实的记录整个工程建设的具体情况，完整、准确的文件内容对于今后从项目的竣工验收、审计以及维护改建等有重要的参考价值。所以，作为工程项目档案管理的相关人员必须要认识到自身责任的重大，能够对档案信息严格审查，保证档案信息的真实、客观、合法，为档案管理以及工程项目建设的顺利推进奠定良好的前提。

1 建筑工程档案管理的重要性分析

石油化工工程项目的档案资料都是在具体的建设中形成的，并通过文字、录像、图片以及声音等方式进行记录和保存，其具有重要的价值和意义。但随着工程项目数量的增加，有价值的工程资料也逐渐增多。如工程建设前期的资料有项目计划书、上级批准文件、勘察文件、招投标文件以及项目设计施工图、合同等[1];在施工过程中有施工材料、质量监督和竣工验收的材料;在竣工后会验收资料、竣工的图纸以及相关结算内容等。这些档案资料对整个工程项目的内容进行全面的记录，是最为真实的文献资料，其对于工程质量的保障和今后的维护起到十分重要的作用。

就目前而言，我国每个行业的档案管理工作都是有其自身的社会属性的，同时已经形成了国家相关部门的重要管理制度。不管是个人、是企业，规范化管理工作中的核心资料是至关重要的，才能够体现出档案管理的社会价值。而作为工作人员，必须要认识到档案管理工作社会价值的重要性。

2 石油化工工程项目档案管理的规范化策略

2.1 明确档案管理的依据

结合建设工程档案的具体特点，我国相关部门针对档案的收集、整理、归档等提出了相关要求，也制定了法律法规。如《建设项目档案管理规范》、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》、《建设项目档案监督指导工作指南》等[2]。XXX石油化工企业对这些规范性的文件和标准化的版本进行解读，依据自身工程项目的施工情况对档案管理进行落实，并制定了《工程档案管理业务规范》，同时对档案信息进行分类，明确保管期限和档号分类方法，极大的提高了档案管理的规范化水平。

2.2 实现管理体制与工作程序的规范化

在石油化工工程项目施工中，要依据集中领导、分级管理负责的管理体制开展项目档案管理工作，也就是说要做好以下几个方面的工作内容。第一，要对档案管理体系进行完善，使其更加规范化。石油化工项目档案管理需要发挥档案管理网络优化，实现集中统一的领导，利用网络化的分级和扁平化管理实现综合化的管理。近些年来，档案管理组织结构得到了一定的调整，档案管理也实现了网络化的层次划分，包括管理小组、检查小组、督导小组以及档案管理人员

等[3]，要对不同小组的责任义务进行明确划分，并将其与小组人员的绩效考核相结合。第二，优化和规范监理单位的档案管理体系。在工程项目建设中，由监理总工程师开展整体监控工作，同时还包括不同专业领域的工程监理，如土建、设备、安装以及电气仪表等。在综合巡视、旁站等监督工作中形成全面化的监理资料。第三，完善和规范施工单位的档案管理体系。为保证收集到的档案资料是完整、真实、准确的，需要在施工单位中建立专业化、系统化的机构部门。XXX石油化工企业在内部设立财务部、工程部、物资部、计划部、技术质量部以及档案室[4]，对企业施工资料进行全面收集整理，在上述部门的努力下，XXX石油化工企业的工程项目信息质量得到了很好的维护，档案资料的客观、准确性也得到了保证。

2.3 科学组织协调档案管理工作的开展

通常而言，石油化工项目的建设企业中都设立了档案管理部门，旨在科学的管理和运用工程项目建设中涉及的相关资料，同时给予利用运用的专业化指导，科学协调工程各方面的实施，也为今后的工程监督、维护等提供可靠地依据。所以作为工程项目相关资料的管理人员，要积极参与工程项目的例会，科学处理档案管理中遇到的问题。同时细致监督管理档案的状态，定期组织人员检查施工单位的实施情况。此外，高效利用现代化的信息技术手段，档案管理人员要强化自身的网络学习能力进行自主学习，或者组织培训班开展具体的学习（如图1），提高工作人员技术水平，使其掌握更多的法律法规以及规章制度，保证档案资料能够得到科学的整理与归档，提高工作效率。

2.4 科学控制项目合同与最终结算

作为工程建设单位，在签订施工协议和相关合同时，需要科学的收集整理相关的文档资料，并明确移交和变更等要求。在办理最终结算时，由档案管理部门签字确认，然后再进行之后的付款工作。

2.5 认真贯彻落实规范措施

作为建设单位要建立资料考核小组，其中包括单位内部的档案管理部门、参与建设的企业以及职能部门，旨在定期收集、整理相关文件资料，并保证在此过程中相关责任的落实，使工程项目的质量管理效果得到提升。同时，要积极开展考核与检查工作，依据考查结果和相关责任制度明确工作人员的奖惩情况。

3 结束语

总而言之，在石油化工项目建设中，档案管理是十分重要的工作内容，科学的档案管理能够为工程项目的施工、运行、检测以及维护等提供科学的依据和参考，是石油化工项目建设中至关重要的内容。为此在工程建设中，必须要强化档案管理的重视程度，明确建设工程档案管理的重要性，并提出规范化的策略推进档案工作，加强部门间的联系沟通，保证档案资料的真实和完整性，为工程项目建设顺利实施提供指导。

参考文献

[1]崔英迪.建设工程档案管理的重要性及其规范化[J].居舍，2019（25）：158.

[2]田浩.建設工程档案管理的重要性及其规范化探析[J].城建档案，2019（07）：50-51.

[3]姜敏.建设工程档案管理的重要性及其规范化[J].企业改革与管理，2019（07）：45-46.

[4]张谦.石油化工领域工程公司总承包项目档案管理信息平台规划浅析[J].陕西档案，2015（01）：36-37.