河北省档案馆2019年档案利用数据分析

梁敏学 高雪娜

2019年，河北省档案馆以馆藏和档案数字化成果为基础，简化查档手续、革新查档方式、改进查档渠道，为服务对象提供更加快捷、方便的查档服务。为公众和社会组织在学历认证、房屋过户、职称评定、表彰奖励、档案完善、保险缴纳、养老金领取、落实待遇、论文撰写以及工作参考、编史修志等方面提供大量档案资料，档案利用效率和满意度明显提高。严格按照利用程序为中央电视台、河北电视台、长城新媒体、省政协、省委党校等单位拍摄纪录片、微视频、举办展览等提供档案支撑，发挥了应有的服务社会服务公众的作用。

2019年档案利用基本情况和各项数据分析如下：

一、档案利用基本情况

二、檔案利用数据分析

在数据分析过程中，我们从查阅用途、内容、主体三个方向进了对比分析。

（一）查阅用途

我馆档案查阅的用途主要分为三类：文化类、民生类、工作查考类。文化类具体包括编史修志、建馆办展、整理沿革、学术研究、撰写回忆录等，共183人次，占比23.46%。其中学术研究的91人次，占文化类总量的49.72%。这些文化活动对档案的利用（尤其是学术研究需求量偏大且内容复杂）通常涉及档案公布问题，在实际工作中，档案是否能公布、如何公布等具体问题多依靠工作人员凭经验把关，由于我馆档案鉴定工作的欠账太多，增加了利用把关人员的工作难度和工作量，因此2020年工作中急需开展鉴定工作（已成立鉴定专班并开展了工作，相信这一问题会逐步得到解决），以在保证档案利用安全的基础上切实满足各单位及社会民众的档案需求。民生类包括学历认证、补充档案、落实政策待遇、土地确权、房产过户等，共369人次，占总量的47.30%。可以看出，档案为保障民众的切身利益提供了有效证明，这也是我馆档案利用方面的重点内容。工作查考类主要是各单位为解决工作中的具体问题而寻找政策制定依据、原始数据等，具体包括诉讼信访、规范文件、查找政策依据、资产报废等，共126人次，占总人次的16.15%。从以上整体对比可以看出，我馆档案利用服务工作中，满足民生需求是第一位的，这也正体现了档案服务社会、服务人民的基本特性。相对而言，其他方面相对较少，社会需求潜力还有待进一步挖掘，这也应该成为我们下一步工作的努力方向，加强档案宣传引导社会需求，提高利用质量满足社会需求。

（二）查阅内容

2019年我馆档案查阅内容相对较为分散。有155人次难以明确查阅内容，362人次查阅内容过于零散难以分类统计，而干部任职情况、介绍信、招工表、调动手续等内容虽然查阅频率较高，但分散于不同年代的各个单位档案中，未发现明确规律。其中，查阅个人招生底册（属省考试院）的59人次，占比7.56%;查阅省管已过世干部档案（属省委组织部）的23人次，占比2.95%。招生底册和省管已过世干部档案，相对利用率高且档案分布较为集中，可以对档案目录、档案实体等优先集中电子化，以提升查阅效率（招生底册档案数字化正在筹备中）。

（三）查阅主体

我馆档案利用的主体分为两类：一是单位，二是个人（含学生）。其中个人复制档案491页，个人摘抄档案442页;单位复印档案3281页，单位摘抄档案53页。单位和个人摘抄总数为497页，因抄写耗时耗力，在利用服务过程中，有利用者提出建议，希望我馆能在硬件支撑、管理制度等方面做出改进，比如电脑直接链接打印设备、允许利用者通过电子设备记录等。通过对原始数据对比，发现摘抄档案内容主要是学生撰写论文及单位编史修志等，集中在文化需求领域。因此仍涉及档案公布问题。

需要注意的是，在接待的780人次中，单位来馆查阅档案415人次（168人次有效服务，247人次未找到所需内容），个人来馆查阅档案365人次（149人次有效服务，216人次未找到所需内容），共463人次未找到所需信息，有效服务率约为40.64%。还有一些经简单咨询（包括来馆咨询和电话咨询）后确定所查档案不在本馆，因未做登记难以确定具体人次。其原因主要包含但不仅限于以下四点，具体而言：一是所找内容不属于本馆馆藏，如一些企业、工厂工作人员查找个人调动等相关资料，或者社会人员查找个人档案;二是当时归档不全，比如许多单位未存单位人员报到证、派遣证等，或者将一些重要文件列为机要文件并未归档;三是线索不清、案卷级目录信息过于模糊难以查找，这个主要体现为案卷级目录包含信息不全、电子目录关键词提取不全等，导致查找档案费时费力;四是无权提供，或者由于行政区划变动，我馆权限也随之变动，一些档案只是代管，没有权限提供利用，或者是中央国家级档案，我馆无权提供利用。

因以上种种问题，利用者或者查找资料费时费力，或者查不到所需内容，甚至产生了“被打发走，不让查档案”的错觉，产生了不良的社会影响。

深挖原因，一是宣传不到位，许多民众甚至机关工作人员对我们的业务范围、具体职能并不了解，一遇到档案相关问题就来我馆查阅;二是归档不规范，许多单位归档、管档不合规范，存在应归未归、归档不及时、档案目录不规范等问题，导致后期查找困难或者查不到;三是接收查验把关不严，许多不合规范的档案被接收入馆，后期利用难度大;四是基础业务工作不扎实，文件级目录整理、档案电子化工作迟滞，因而只能以耗时费力的方法查找，无形中增加了利用者查档成本。

三、工作改进建议

鉴于以上，为进一步提高我馆档案利用效率和利用口碑，使档案利用工作在“业务提升年”中上一个新的台阶，建议针对性做出工作调整：一是针对性宣传，结合我馆职责和馆藏及具体工作进展进行宣传，减少因误解而导致的利用矛盾和口碑不佳;二是严把接收关，接收征集部和保管利用部之间做好工作配合和衔接，保证入库档案百分百符合保管要求;三是加强基础业务工作，以本馆实际为基础，以现实需求为导向，对标先进省份档案馆，提高基础业务工作水平;四是提升服务软实力，在现有档案基础、工作环境基础上，以进一步优化管理制度、提高服务意识等方式补足硬件差距。

作者单位：河北省档案馆