办公自动化环境下医院档案管理探讨

李玉芳

摘 要：新媒体和信息技术的快速发展为医院的发展创造了较为良好的环境，在此情况之下，医院档案管理人员必须要对实际的档案管理情况进行分析，充分的了解当下的办公自动化发展趋势，科学利用自动化和信息化的手段来开展医院档案管理工作。本文首先分析了办公自动化环境下医院档案管理的特点及其现状，然后分析了办公自动化环境下医院档案管理的有效措施，希望能够相关的研究有所助益。

关键词：办公自动化环境;医院;档案管理;探讨

受到传统的管理思想和理念的影响，部分的档案管理工作难度较大、程序复杂、内容相对较多，医院需要投入更多的人力、物力、财力，才能够取得预期的医院档案管理效果。而在办公自动化环境之下，为了能够最大限度的节约档案管理的成本消耗，有效的提升整体的工作效率和工作质量，就必须要建立全新的办公自动化管理体系。还需要对办公自动化档案管理流程进行有效的优化与整合，构建具有医院特色的档案管理规划，全面提升管理人员的信息素养和能力，这样才能使工作人员能够更好的利用自动化技术来进行档案管理工作。

1 办公自动化环境下医院档案管理的特点及现状

办公自动化（Office Automation）是一种互联网络和科技快速发展之下衍生出的一种全新管理模式，主要是将先进的计算机技术和现代化办公进行组合，将一些从事办公业务的新设备、新机器、新技术全面的引入到当下的管理体系当中，全面的构建适合当下发展的数字化办公和自动化办公体系。在这个过程当中，可利用自动化技术来实现相关信息的存储、接收、发送、传输、共享，也可对档案信息进行自动化的分析与评估。这样不仅能够最大限度的提升档案管理的整体效率和质量，同时也能够使实际的档案信息与数据更加的及时、真实、准确。进而能够为医院后期工作的开展提供真实和可靠的数据

支撑。

医院档案管理的办公自动化具有较强的实用性、严密性、开放性、易用性，其所选用的软件技术必须要充分的符合医院档案管理的办公核心要求。可根据档案管理特性来开发一些专属于医院档案管理功能，对醫院档案进行深层次的识别和处理。档案管理也具有较强的适用性、可行性、使用性、前瞻性、先进性、智能性、多元性、高效性、共享性。在更好的符合不同的医院档案管理人员的使用要求需求的情况下，还能够根据自动化办公的发展前景来进行有效的拓展和延伸，使实际的办公自动化系统更加的完善和科学。针对不同区域的网络环境和档案特性，可利用不同的设备和系统来进行管理与储存，并能借助合理的权限控制和安全机制来提升整体的稳定性与安全性。

在当下的医院档案管理过程当中，部分管理人员本身具有丰富的管理经验，但自身的信息化水平相对较低，往往难以适应一些新引进的设备和技术，在操作和应用过程当中存在一定的问题。而一些信息化素养相对较高的管理人员本身缺乏丰富的管理经验，并不能够更好的处理档案管理过程当中的突发状况。部分的医院虽然引进了一些先进的自动化技术，但实际的档案管理工作仍然参考以往的流程，并不能够充分的凸显办公自动化的特性和优势。虽然部分的管理人员认识到档案管理安全的重要性，但也只是要求管理人员定期的对相关的软件进行简单升级。这就导致了实际的档案管理存在较多的问题和漏洞，很容易受到不法分子和黑客的攻击，进而会导致一些重要的病例、科研、决策、管理等信息泄露。

2 办公自动化环境下医院档案管理有效措施

2.1 加强信息管理技术培训

在医院档案管理过程当中，医院可以根据实际的办公自动化管理需求，招聘一些具有较高计算机素养和专业管理能力优秀人才，安排专业人才进行针对性的档案信息管理岗前培训，确保每一位入职的档案管理人员都具备执政上岗资格。而针对内部的管理人员，可根据管理人员的管理经验和能力，开展针对性的档案管理专业培训;或聘请具有较高知识的专家、学者到医院内部开展与办公自动化医院的管理有关的主题讲座，全面提升档案管理人员的理论素养和专业水平。也可以根据档案管理人员的职能，有针对性的开展声像档案、会计档案、基建档案、科技档案、病历档案、药品档案、人力档案，以及网络安全维护等的专项培训，通过案例分析和实际示范的方式让档案管理人员掌握办公自动化技术，并引导管理人员进行有效的练习和实训。

2.2 完善信息化的管理流程

办公自动化主要是依托于数据库技术、计算机技术、网络通信技术，能够根据实际的医院档案管理来进行大批量文件的处理。档案管理人员可以充分的了解办公自动化的构建、分层等的构架特性，及时的引进微软的Net+关系型数据库（RDB）技术、IBM的 Lotus domino技术、SUN的J2EE+RDB技术等的先进技术。或是充分的遵循办公自动化标准，以及其用户层、表现层、应用层、服务层、数据库层等特性，构建能够充分的支持多种数据库、多种操作系统、多种部署模式的全新办公自动化管理系统。在实际管理时，需要根据材料的收集、分析、整理、归类、装订、入库等的流程来对自动化管理进行优化，需根据档案管理制度来规范医院档案的以件归档流程。而在进行医院档案的鉴定、保管、查阅等操作时，需要根据各环节的规章和制度要求来规范管理人员的行为，对于一些违规操作进行严肃处置。这样才能够提升医院档案管理现代化、信息化、规范化、标准化水平。

2.3 加强网络安全管理力度

在开展档案管理过程当中，医院可聘请专业人员来对设备的运行状况进行全面检测，对原有的信息化设备进行有效的管理和维护，购入一些具有较高信息化水平和安全性能的全新设备，有效的降低由于设备故障或者运行异常而造成的安全风险。针对信息化档案安全管理，医院需对现有的网络系统和管理系统进行科学的评估，或利用先进的网络安全监管系统来进行实时监测，及时的掌握档案管理过程当中存在的异常风险，并采取有效的安全管理措施来进行处理和应对。也可以根据医院的病历、科研、财务等不同档案的特性和使用频率，在原有的自动化管理系统当中引进透明加解密技术、强制访问控制、泄密保护、双因子认证、安全协议、认证签名等技术，对医院档案管理系统进行密码、权限等的安全设置。档案管理人员和用户在使用之前需要根据相关要求进行多项认证，登录成功之后，才能够根据自身的权限等级来查阅或借阅相关的医院档案。还可以引进先进的防火墙技术、虚拟网络技术，以及卡巴斯基、费尔托斯特、微点防御软件等网络安全软件，或根据医院档案的特性来进行专用的安全管理软件的研发。聘请专业的网络技术人员定期进行软件系统升级，及时的修补软件当中存在的问题和漏洞。全面提升医院档案管理的网络环境安全性和稳定性，有效的降低由于信息或数据泄露而对医院造成的不良影响。

3 结束语

随着科学技术的不但发展，办公自动化也正在不断地发展，不断地扩大应用范围。在医院管理体系中，信息自动化建设正在完善，在这种新形势下为医院档案管理工作的开展带来希望。综上所述，在实际的医院档案管理过程中，相关人员必须要对办公自动化的特性和优势进行全面了解，充分的掌握管理过程当中存在的档案制度针对性较低、人员素质相对较低、信息泄露等的问题。结合医院发展的主流方向和档案管理趋势，制定科学、可行的医院档案管理规划。与此同时，还必须要对自动化的医院档案管理经验进行分析和总结，结合各阶段的医院档案管理情况，全面加强医院档案的安全管理力度，对实际的管理方式和模式进行有效的创新与改革。这样才能为办公自动化环境下医院档案管理工作的可持续发展奠定良好基础。

参考文献

[1]刘芳，孙文婷.基于办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].办公室业务，2019（20）：116.

[2]王祎柯.基于办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].传播力研究，2019，3（23）：297.