浅议医院档案的管理与利用

杨艳

摘 要：在现阶段医院的各项管理活动中，医院的档案管理处于特殊的发展地位。医院档案是医院的宝贵财富，是医院档案管理工作的重要组成部分，对医院现代化建设尤其重要。通过医院档案的形成及内容，可以认识到，加强医院档案管理工作，有利于医院现代化、科学化管理;有利于医疗质量和服务水平得的提高;有利于医学科级的推广应用;有利于医患双方利益的维护。

关键词：医院档案;管理;利用

档案作为知识的结晶和信息资源，是历史发展与社会实践的真实记载。随着医疗体制的改革的不断深化，档案管理工作正由原来的边缘化向医院管理的内核靠近，是各项管理工作中取之不尽的信息源，在现代医院管理中，档案的信息源功能渗透到医院管理的各个环节，在医院的管理中重用价值越来越受到重视。

1 医院档案管理的形成

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。

医院档案是在办院的宗旨指导下，按照医院职能要求和业务范围，在发展过程中形成的具有保存价值的党政管理、医疗业务、教学科研、人员结构、财务统计、设备设施、基础建设等材料，是医院各项工作的真实记录和有效凭据，是第一手的参考材料。医院档案是众多医院管理者与医务工作者的结晶，是医院建设与发展的宝贵资料与物质财富。它不仅记录着医院兴衰发展的历史，从中可以看到医院演变的历史过程，还是医院文化建设的重要内容。对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

2 医院档案管理的基本要求

1）医院档案作为医院丰富的信息资源，要争取领导的重视和支持，增强各部门的群体档案意识，明确档案管理部门和各部门的关系，打破传统档案管理中只管不用的落后观念，将“死”材料变成“活”材料，使其在医院建设和发展中发挥应有的作用。

2）医院档案为医院现代化管理提供了可靠依据，使医院管理在现代化医学模式转变中，由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变;促进了医疗技术水平和医疗服务质量的不断提高，增加了社会效益和经济效益，提高了医院的竞争实力。

3）医院档案在医学活动中为总结前人检验准备了资料，为后人推动医学事业的发展创造了条件，人们对新事物的认识在螺旋式上升的过程，离不开档案的帮助，使之少走弯路，不走弯路，避免人力、物力、财力的损失。

4）医院档案有利于医学科研成果的开发、推动和应用。在生命、心理、医学研究工作中，按照客观事物的运动规律，要想加快科学研究的进程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量的充分可靠的资料。同时，通过医学科技资料的学术交流，才能达到更好地推广应用和服务大众的目的。

5）医院档案是医疗活动中维护医患双方利益的法律依据，对于处理医疗纠纷，保证医院稳定的工作秩序等具有不可替代的作用。

3 医院档案利用的价值

1）档案利用是医院档案工作的根本目的。我们之所以重视医院档案工作，关键是因为档案对医院的各项事业有用。因此，便于医院各部门、各项工作对档案的利用，是医院档案工作的出发点和归属。而整个档案业务工作的利用环节便是这一根本目的的直接体现。

2）档案利用工作对医院档案工作的开展有决定性影响。档案工作的开展，取决于社会及医院决策层的重视程度，取决于各项档案业务工作是否健康、协调的发展。利用工作是最实际、最富有说服力的宣传。通过实际发挥的作用，从而扩大医院档案在社会上的影响，赢得各方面的支持。利用工作对医院档案工作有着检验和带动作用。

3）档案利用效果是医院档案获得的工作结果。档案的利用效果，是档案用户在利用档案室提供的档案信息后，所获得的工作、生产的结构。医院档案室应当把利用效果的收集、整理、分析和研究，作为一项基本的工作来抓。不但应当了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益，而且应当全面了解和掌握档案用户利用档案后有没有产生积极效果等情况。只有这样，才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善医院档案室藏结构与成分，加强各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。

4 档案是医院管理工作的重要组成部分

1）档案工作是医院管理工作的一部分，是有形资产的依据和证明，又是知识产权等无形资产的依据，是医院资产的组成部分。作为资产，医院档案管理就可以投入到医院管理、经营、科研等活动中，并可以把这些活动的全过程完整地记录下来，成为推动医院可持续发展的动力。医院档案资料中，并可以把这些活动的全过程完整记录下来，成为推动医院可持续发展的动力。医院档案资料中蕴藏着丰富的知识与信息，把这些智力资源和无形资产运用到医院管理中，就可以最大限度地调动职工的工作积极性，从而实现知识创新，特别是医学科学技术的创新，实现医院管理的现代化与科学化。

2）档案在医院管理中的重要作用。首先，有利于医疗质量与医疗技术的管理，对调整各项技术指标，开展新业务、新技术提供真实、正确、科学的依据。其次，有利于医院的设备设施管理，通过对使用性能、使用率的分析，保证医疗设备的利用效果，通过对基本建设从设计、施工到竣工所形成的档案分析，可以保证维修、改造、重建不受影响和损失。再次，有利于医学科研成果与医学技术的形成与推广应用，促进临床科研与学术交流活动的开展。最后，有利于医院管理决策的科学化、系统化，使医院管理者通过档案信息的收集、汇总、加工、储存分析过程，形成科学决策的依据，使档案管理更好的为医院各项工作服务。

5 加强医院档案管理的思考

1）加强档案法律法规知识学习。加强档案法律法规知识学习，是提高依法归档的自觉性，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。

2）抓好档案管理的收集工作。采取灵活多样的手段开展医院档案，档案的收集就是档案管理员按照有关规定，将分散的档案有组织、有计划地集中保存起来。可采取集中收集、分散收集、上门收集、随时收集、网上收集等灵活多样的手段，丰富医院档案室藏，使档案室更好地为医院和社会服务。

3）树立档案开发利用观念。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，在医院经营管理各项工作中，特别是重大决策的制定与实施，都需要信息反馈，需要各部门密切配合，做好文件材料的整理。因此，医院应重视利用资源，使之及时转化为医院的社会效益与经济效益，通过档案管理科学化来促进医院的现代化建设。

4）提高医院档案管理者素质。档案工作人员自身素质的高低与信息服务工作质量息息相关，一专多识，一专多能就成为对未来档案工作者的要求。因此，档案人员要进一步解放思想，更新观念，加强自身修养。首先，医院领导应重视档案人员的素质培养，将档案管理工作纳入议事日程。其次，档案人员应转变观念，主动学习，通过各种形式的继续教育来不断更新知识，改善知识机构，开拓视野，增强创新思维，提高创造能力，成为信息社会和档案学科发展的复合型人才，为医院在新世纪的不断发展中做出贡献。

6 结语

医院档案收集工作是一项长期复杂的系统工程，当前医院档案收集中缺乏系统性、规范性，管理体制与管理方法都较为落后，档案管理工作缺乏专业性的人才。所以要提高医院档案资料的收集与利用，实现医院各项工作的长远发展，医院相关部门就要对档案管理工作高度重视，对管理工作进行全面的创新。改变过去传统的管理理念，建立高素质队伍，实现管理工作朝着现代化方向发展，从而实现档案管理工作更好更快地发展。

参考文献

[1]梁怡.做好档案管理工作的体会[J].现代医院，2007，7（4）.

[2]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息，2005，（21）.

[3]郭祥丽，严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26（7）.

作者简介

楊艳（1984-），女，云南保山，本科，档案管理，云南省保山市第二人民医院。