人事档案数字化在人事档案管理中的重要性分析

摘 要：在人力资源管理工作中人事档案管理是非常重要的环节，科学有效的开展人事档案管理工作可以及时有效的记录工作人员的工作表现，这为选拔人才提供重要的考核依据。同时，干部管理中的重要环节就是人事档案管理，其发挥着无可取代的重要作用。由此可见，实施人事档案数字化管理具有非常重要的现实意义。本文笔者首先分析了加强人事档案数字化管理的重要性，在此基础上，提出了加强人事档案数字化管理的有效措施，希望能够为后续人事档案的数字化管理提供值得借鉴的思路。

关键词：人事档案管理;数字化档案管理;重要性

人事档案数字化管理就是将先进的互联网技术融入人事档案管理工作中，这样创新的档案管理模式在很大程度上提升了管理效率。对人事档案进行数字化管理不仅可以及时准确的实现认识档案的统计、保管、鉴别、转递、整理、收集等工作，同时档案还可以通过互联网技术进行共享，在改善传统档案管理模式的同时降低了档案管理者的工作量。因此，实现人事档案的数字化管理能够提升档案的利用率，将其参考、依据以及凭证等作用最大限度的发挥出来。

1 加强人事档案数字化管理的重要性

1.1 加强人事档案数字化管理，提升档案管理效率

加强人事档案数字化管理，不仅能够有效降低工作人员的工作量，而且还能够从根本上优化档案管理各环节，进而提升档案管理效率。一方面，档案的日常管理工作主要包含收集、转递、汇总、验收、审核、导入、修改以及导出等环节。具体表现在以下几方面，首先，及时提醒档案查询、转递以及借阅等待办理事项，同时根据相关标准的要求对各种档案事项的所有步骤制定科学合理的工作流程，与传统纸质档案相比，数字化人事档案管理有效避免了各种弊端和缺陷，简化了档案使用和查询的过程，使其更加简单明了，这在一定程度上节约了成本和时间，先进的数字化技术有效的提升了档案管理的效率，使档案管理工作更有针对性。其次，授权给那些计划查询档案的人员，必须确保符合查询档案的相关要求才能对其进行授权，同时要求授权的人员必须进行本人身份验证，最大限度的确保档案材料的安全性，而且对于借阅或查询档案的过程档案管理系统还应该自动生成记录。另外一方面，合理有效的使用库房管理技术，尽可能实现档案材料的自动清点并及时记录，确保能够快速准确的找到档案的位置，同时还必须合理管控存放档案库房的温度。

1.2 完善人事管理制度，确保档案支撑服务效果

将先进的数字化技术应用于档案管理工作中，积极完善人事管理制度，为档案管理工作的有效开展提供极为便利的条件，从而高效实现档案管理工作的多维印证、一点查询、多点利用以及同一调度等，这具有非常重要的作用。完善人事管理制度，在一定程度上有效促进了人事档案信息的审核、查阅的利用频率和准确性，这也会在人力资源的配置、人员考核评价、人事选拔调动等工作发挥着非常重要的现实作用，有效的确保了档案的支撑服务效果。

1.3 建立健全人事档案管理机制，提升档案管理水平

将数字化技术应用于人事档案管理中，能够对人事档案进行全方位的控制和管理。如明确不同层次人事档案的职能，并合理对其进行分级。人事档案的数字化管理有效的保障了档案管理工作的层次感和针对性，使不同层级的人事档案管理流程得以规范，统一了管理平台，从根本上优化数字化人事档案管理机制。建立健全人事档案管理机制后，档案管理者可以通过人事档案管理系统对档案的统计、转递、库房管理、归集和查询等情况进行实时检查和监控，这极大的简化了档案借阅流程，进而提升档案管理水平。

2 加强人事档案数字化管理的有效措施

2.1 强化人事档案数字化管理意识

在开展数字化档案管理工作的过程中，管理意识具有决定性作用。人事档案管理者应该更新理念，塑造数字化档案管理意识，建立专业性强的档案管理队伍。档案管理人员要严格根据相关标准的要求确认档案管理资料，同时还应该制定相关工作规范。此外，档案管理者与单位的关系是相互促进、互相依靠且相互联系的，档案管理者应该及时更新自己的管理意识，单位也应该坚持以人为本，注重培育人才，为其创造晋升平台。

2.2 加强纪律保障

人事档案的管理工作中加强纪律保障也是非常关键的，可以有效保障档案材料的安全性。档案材料的私密性极高，因此其安全性的要求也比较高，这就要求对档案查阅和管理的各环节都应该制定严格的流程规范，避免发生档案遗失等意外状况。一旦人事档案丢失，必然会使档案管理系统带来不可逆的破坏和影响，为了尽可能避免发生这种情况，档案管理者应该及时排除潜在的各种安全隐患，制定完善的档案管理安全保护制度，确保档案管理工作满足管理工作的要求，最大限度的提升档案管理的安全性。

2.3 合理选择人事档案数字化管理载体

载体对人事档案管理工作具有非常关键的作用，它是确保顺利有效开展人事档案数字化管理工作的保障和基础条件。所以，为了积极完善人事档案管理工作，管理者必须合理选择档案管理数字化载体，从而有效确保档案管理的高效性。在进行人事档案数字化载体建设的时候，必须要保证档案信息的安全性和不可更改性，同时还应该充分考虑到各档案载体的周期，切勿仅仅关注信息载体的运行速度和便捷程度，更应该重点关注信息载体性能的全面性。

3 结语

綜上所述，新时期下，人事档案的数字化管理有着非常重要的现实意义。它既可以实现数字化人事档案管理标准的高效性和统一性，而且还对档案管理流程进行了规范，建立人事档案全生命周期闭环管理体系，从而最大限度的确保了人事档案管理的有效性和规范性。单位可以通过强化人事档案数字化管理意识、加强纪律保障以及合理选择人事档案数字化管理载体等方式加强人事档案数字化管理。

参考文献

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[2]官瑞霞，李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业，2017，14（19）：70-71.

[3]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018（2）：238-239.

作者简介

时玉（1983-），女，汉族，安徽蒙城，学士学位，安徽博物院人力资源部，政工师，研究方向：思想政治工作和人事档案管理。