关于事业单位档案管理的创新思路的探讨

李德强

摘 要：本文从管理意识、管理机制、人才素养三方面阐述事业单位当中档案管理存在的现状问题，并结合实际问题提出创新管理优化服务、完善单位管理体系、培养专业型人才等管理思路，创新管理形式。

关键词：档案管理;事业单位;思路创新;信息化

事业单位当中，档案管理为重点工作之一，有效的管理工作利于对档案的合理使用，同时保护重点档案信息，提高档案利用效率，发挥其价值，加速单位发展。然而，实际上，此项工作还面临多种现实问题，导致管理实效不明显，对此，急需找到管理工作全新思路，改善管理方式。

1 事业单位中档案管理现状问题

1.1 管理意识创新度不足

当前为信息时代，科技的发展加速了档案管理的工作改革，在事业单位展开此项管理工作过程，管理观念和管理质量、效率等方面存在密切联系。纵观当前部分事业单位在此项管理的工作现状可以发现，使用的管理模式和思想相对陈旧，对管理质量产生重要影响，使事业单位此项工作和时代发展的不协调。与此同时，单位当中对于档案管理相关工作的投入力度不够，缺乏资金的支持，难以为信息化管理配备完善的软件、硬件等，管理方式还处于手动管理层面。此外，管理者在工作过程创新意识缺乏，加之需要处理单位中各项琐碎事务，影响档案管理实效。信息技术为管理工作提供全新方向，但是当前部分事业单位在档案管理层面上还处于传统管理阶段，难以高效利用信息化手段展开各项工作[1]。

1.2 管理体系有待完善

当前，部分事业单位在管理体系、管理制度等方面存在滞后性，没有结合具体管理工作需求，加以完善，导致管理體系和当前档案管理具体工作的开展不适应。具体分析存在以下两方面问题：其一，各个事业单位内部在档案管理方面的制度较为统一，但是不同事业单位性质不相同，因此档案管理重点也有所不同，对于个别单位，管理制度可能不适用实际工作，或者和工作之间不匹配。与此同时，在管理机制中缺乏激励制度，难以激发该岗位人员工作积极性，长期下去形成惰性思维，在岗位上安于现状、不思进取。其二，部分事业单位当中，档案管理相关机制相对完善，但是却独立于单位总体管理机制之外，对于档案管理岗位职责的限定缺乏，导致管理环节存在执行力度不足问题，此时，制度也成为“摆设”，难以发挥监督作用。

1.3 人才专业能力不足

事业单位中，档案管理人才综合能力不足，是制约此项工作发展的重要因素。由于人员管理档案过程缺乏安全意识，导致重要档案外泄，利用效率低。在信息化管理环境下，部分人才工作能力难以达到专业化的管理要求，对于管理系统、软件等操作流程不熟悉，对档案信息的安全认识薄弱，难以高效参与到管理当中。因此，为改善当前事业单位当中的档案管理现状，需要从人才培养方面入手，加大力度培养“复合型”岗位人才。

2 事业单位创新档案管理工作思路

2.1 创新管理优化服务

为转变当前事业单位在档案管理相关工作方面存在的问题，转变被动、单一、落后的管理方式，提高事业单位当中档案的利用效率，提高管理质量，促使该工作良性发展。在信息化背景下，需要及时转变档案管理意识，应时代要求，将信息数、数据技术等充分应用在工作当中，优化服务形式，创新管理思路，淘汰落后管理方式。所以，当前，建立信息化档案管理系统，为事业单位此项工作的主要发展趋势。具体而言，需要做到以下几方面，加速档案管理相关工作思路的创新，实现管理工作的与时俱进。

第一，转变管理意识，事业单位上至领导层，下至档案管理基层岗位员工，需要树立全新的工作意识，认识到信息化管理对于事业单位此项工作的重要影响。同时，在管理实践当中，重视新思想、新方法等的应用，形成上下联动机制，明确档案管理要求，落实档案管理具体工作，实现高效管理。第二，加大投入力度，特别是信息化方面的投入。档案管理涉及信息录入、存储、使用等方面的工作，无论是对档案进行管理，还是提供档案信息利用服务，使用信息化方式展开管理可发挥技术优势，完成档案的综合管理与利用。如：在信息化管理下，能够将事业单位当中传统的纸质档案进行数字化转化，在档案数据库当中保存，使用分类技术完成档案类别的归类和整理，形成电子档案资料，在档案的使用过程，只需在检索关键词，即可快速查找。要实现以上管理目的，需要事业单位加大信息化建设力度，完善软件、硬件等配置，结合单位中档案管理实际需求，购买管理软件，购置先进的计算机、扫描仪、打印机等硬件设备，同时做好系统维护，保护档案信息管理安全，为信息化管理提供基础[2]。第三，在事业单位优化服务手段过程，可还建立智能管理平台，对档案展开数字化管理，实现机密档案的安全管理，普通档案的网络共享，便于相关人员展开档案利用，优化事业单位的服务方式。

2.2 完善单位管理体系

在事业单位当中，展开档案管理需要系统规范和整体指导，才能保证各项工作顺利开展。因此，需要不断对事业单位内部档案管理相关机制加以优化，为管理工作的创新奠定基础。单位中的管理工作涉及服务创新、设施更新等，以上内容的完善需要制度支持，对具体工作提供指导。与此同时，相关人员还需意识到按照管理需求，对制度进行动态化改革，不断优化，使其发挥作用，加速事业单位此项工作协调发展。面对当前事业单位档案管理方面的制度挑战，需要持续建设单位制度，完善管理机制，确保管理工作具体落实。具体可从以下两方面入手：

第一，从事业单位目前的档案管理现状出发，找出原有管理体系中存在的不足，有针对性地将缺陷改革与更新，深入剖析、重新建构，按照档案管理相关业务特征以及工作需求，对管理体系加以改进，适度创新。第二，根据当前形势，分析事业单位中档案管理岗位工作特点，精准找出当前管理制度的创新路径。例如：为适应事业单位信息化管理需求，在管理机制中，需要明确档案信息安全方面的管理制度，管理岗位对人才信息化能力的要求，制定出档案管理统一化标准等。此外，为保证人员在管理岗位的工作热情，还需对原有激励制度加以完善，充分发挥信息化管理功能，展开岗位监管、明确奖惩，在岗位表现优异的人员可获得物质或者金钱等奖励，反之，给予适当处罚，通过以上方面逐渐完善事业单位中档案管理机制。

2.3 培养专业型人才

管理人才是单位中档案管理实践者，其素质和工作质量息息相关。对此，事业单位需要重视人才培养，建立专项机制，培养档案管理岗位现有人才，逐渐转变其落后的管理观念，提升其业务能力，为管理工作储备人才。具体而言可通过以下方面展开人才培训工作：

第一，将事业单位思政工作作为载体，实施管理理念相关内容的培训。结合信息时代对档案管理提出的工作要求，逐渐完善培训机制，重点培训管理人才服务意识，秉承科学管理观念，保证自身素质和岗位要求相符，提高其档案管理过程信息安全方面的意识，保护档案隐私。第二，重点加强管理人才信息化业务培训，根据档案管理岗位工作差异，为人员展开专项培训。如：邀请专家到单位中向人员讲解信息化管理理论知识，并由专业技术人才为管理人员提供技术指导和培训，同时，为其讲解档案信息安全知识，在全方位的培训下，指导管理人才使用先进的理论、技术等展开管理工作[3]。

3 结束语

总之，事业单位要完善内部档案管理，需要及时转变管理思路，发挥信息化管理的优势，着力构建完善的管理机制，加大力度培养专业人才，为此项工作顺利开展提供全方位保障。

参考文献

[1]楚姜华.关于新时期事业单位档案管理工作的思考[J].才智，2019（03）：207.

[2]朴顺花.机关事业单位档案管理的重要性及创新途径[J].产业与科技论坛，2019，18（21）：264-265.

[3]唐晔.新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J].大众标准化，2019（14）：154+156.