干部人事档案整理工作存在的问题及对策

摘 要：干部人事档案整理工作在档案建设中占据着举足轻重的地位。一般情况下，干部人事档案整理工作并不会进行人员分组，通常是由个人把干部人事档案材料收集起来，然后鉴别档案材料是否真实，紧接着按类别把它们分好，最后再把这些档案资料装订起来。同时，可以在操作这几个步骤时，对档案缺失的内容进行补充。本篇文章对干部人事档案管理的概念进行了描述，紧接着指出了整理工作中的问题，并提出解决方法。

关键词：干部人事档案;问题及对策;整理工作

干部人事档案管理包括干部人事档案整理，并且整理工作是管理工作中较为基础和经常性的工作。干部人事档案整理工作对一个单位来说非常重要，这一工作的好坏甚至可以对干部人事档案质量起到决定作用，让干部人事档案的利用效率降低。当前，已经为干部人事档案整理工作出台了一些法规，出台时间是在上世纪，内容包括一些工作准则。随着时代的变化，很多地方也普及了计算机技术，这一技术可以应用到干部人事档案整理工作中去，这样无疑是方便的，也就更凸显了传统整理方法的缺点。因此，改革当前干部人事档案整理工作非常有必要的，改革才是唯一的道路，才能使档案整理工作发展变快，促进干部人事的发展。

1 干部人事管理的概念

干部人事档案管理很容易理解，简单来说，就是先收集人事档案，紧接着对这些档案进行整理和统计，以便接下来的工作可以更加方便的利用，这一系列的步骤就是干部人事档案管理。而人事档案也有自己的内涵，一个人在不断的工作中累积经验，也在不断的社交，人事档案就是关于个人经历和思想素质的文件，文件反映了一个人的各方面特征，这个文件是需要一直被保存下来的，它可以作为最原始的参考材料，为以后的选拔和晋升做准备。

2 干部人事档案整理中存在的问题

2.1 整理程序复杂

当前，在整理干部人事档案时，要先进行收集资料，然后进行分类，按顺序排列，最后再进行装订，在这一系列的步骤中，把它们分类和排列是比较复杂的两个步骤，这两部分不能依靠技术，只能依靠人工，对专业性要求很高，选择人事档案整理人员也更为谨慎，还需要工作者有耐心。因为无法借助计算机等高科技手段，传统的人事整理主要用的手工、人力，工作很复杂繁琐，对人力财力形成了浪费。

2.2 工作人员素质跟不上

因为传统的档案整理方法非常耗时耗力，所以要进行机构和传统工作的改革，不断地对工作人员进行优胜劣汰，许多人事档案整理人员只是临时工，他们很可能还有其他的很多工作，不能把心思全部放在人事档案整理工作上，在工作时注意力不集中，工作素质也有高有低，很多人只是把这一工作当作众多兼职中的一个，许多的工作人员不断地更换工作，在档案整理这一工作上也留不长久，因为更换工作人员的次数多、频率高，所以每次有新的人员来接手时，对档案整理工作都有一定的陌生，没有办法很好地进行档案整理工作，因此，还要在他们上岗前对他们进行培训。

2.3 工作者的工作责任不明晰

首先，在进行档案整理时，会发现许多的档案材料跟要求整理的相距甚远，很多时候，工作人员在整理过程中的工作不总是完美的，许多东西都未注明，像是取出和调整材料时间未注明，归档时间也是，这样也更没有办法了解此档案经手人是谁，如果档案材料出现差错，相关责任人很难找到;其次，材料不断增加，档案册的目录也要随着它的增加不断添加新的东西，这样一来，因为档案册的不停变动，很可能会意外丢失几页，其完整性和安全性将会受到威胁。在工作中，在更新更换目录之后，之前的目录会被销毁，因为材料不断增加，其也要不断更换，目录不断地进行更换之后，最后进行集中地销毁，销毁之后会造成原始档案材料的丢失，无法在出现问题时追根溯源。原始数据丢失，问题想要解决就会很难，为了解决问题，就会耗费时间，加大工作量，人力物力会被浪费，更会消耗财力。

3 对干部人事档案整理的一些改进方法

3.1 加强上级组织的领导

如果想要做好干部人事档案整理工作，就必须让领导先重视起来，只有领导重视，这项工作才能被划为重点工作和重点项目，怎样才能让领导更重视？首先要落在档案整理工作者身上，要档案整理工作进行宣传，将档案管理的一些规定向大家普及，引起上级领导和干部们的注意，让他们在档案整理方面的工作意识和职责更加明确，吸引注意之后，领导就可以向人事管理工作分配高素质的专业人员，随时的检查工作，找出不完善的地方，工作人员听取批评建议，然后及时的进行错误改正。

3.2 进行各项规定的完善

因为人事档案整理工作并未得到重视，很多时候关于人事档案整理工作的规定也并不正式，甚至经常变动规定，没有固定的工作规范，这使整理工作非常难以推进，因此，关于人事档案整理工作的各项规定必须要完善，让规定变动的次数变少。除此之外，完善的工作制度也应该建立，除了规定人事档案工整理作的规范，人事档案整理工作者也应该得到约束，让他们在工作时提高自己的专业性和工作素质，这样也有利于档案整理工作的高效完成，工作效率也就顺势提高。

3.3 提高工作者的素质

管理者自身需要意识到，档案整理工作需要高素质的工作者，提升工作的素质在这一工作中是非常重要的。提升工作者的素质，可以从以下几个方面入手：首先，要想工作人员宣传思想道德，让他们耳濡目染，使自己的政治素养也能不断提高;其次，专业培训对工作的人来说是有必要的，在培训中可以让工作者学习专业知识，不断的提高自己的工作能力和效率;最后，出台档案整理的相关规定时，工作者要随着规定改变自己的工作方法，将工作模式顺势转变，档案整理更新也能得到保证。

3.4 使档案整理工作添加电子化的东西

现在科学技术日新月异。人事档案整理工作也应该跟上潮流进行改革，使用电子高科技技术来进行工作，只靠人工的时代已经过去了，人工整理的效率也比不上高科技的工作效率。因此，引进高新技术非常重要。有了高新技术，在一定程度上会降低工作人员的工作量，使各方面成本也能很快降低，还可以使档案材料不用多次的拆封装订，使原来档案整理缺乏完整性和安全性这一缺点可以得到弥补，在查阅过去相关资料时也能更加快速。

4 结束语

时代和社会生活不断发展，干部人事档案的管理和整理工作要跟上时代的进步，不然，它就会慢慢的被时代抛弃，成为死档。总而言之，干部人事档案整理工作的工作步骤和工作要求非常繁琐，工作持续的周期和时间也很长，很多问题都还未解决，要慢慢来，在各个方面进行逐个击破，多方面的进行改进，工作方式和模式也能得到改变。只有不断地进行变革探索，在档案整理工作中加入高新技术，促进其更快的电子化，才能让其独特的作用得到更好的发挥。除了加入高新技术和促进电子化的进程之外，改革时还要注意档案的透明度，真实性和可靠性也要保证，最终使管理和整理工作变得更加科学化。

参考文献

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作者简介

褚洪涛（1973-），男，山东省菏泽市郓城縣，中级职称，本科，研究方向：人事档案管理类。