新形势下做好人事档案管理工作的措施

杨莹

摘 要：新形势下对人事档案管理工作提出新的要求，需要从业者选择合适的切入点，提高人事档案管理工作质量与效率。文中结合实际情况，分析人事档案管理工作面临的问题，并结合实际情况给出针对性的完善措施，推动人事档案管理工作的可持续发展。

关键词：人事档案;思想观念;管理制度

我国人事档案管理工作有着悠久历史，逐步形成完整的思维模式与管理制度。但随着市场经济快速发展与进步，人事档案工作受到诸多因素的影响，直接对人事档案管理工作健康发展产生影响，使得具体工作开展时面临很多新的问题。需要做好相关研究分析工作。

1 新形势下人事档案管理工作的现状

档案管理工作的内容相对复杂，整个工作表现出严重的重复性，导致较多的人员不愿意进行学习，难以成为档案管理的高端人才。目前，我国人事档案管理人员待遇相对较低，因此整体工作人员的综合素质相对较低，导致我国对相应的人才非常匮乏。

目前，就企业、单位以及学校而言，档案管理的流程不够完善，具体体现在以下几个方面：第一，档案的编号不够系统;第二，档案的标题设置不够规范，在寻找相应的档案时，容易由于分类的不准确降低工作效率;第三，传统档案管理模式与现代档案管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率。就目前而言，由于科技发展，信息化时代已经来临，多数人开始使用计算机设备和网络技术对信息进行管理。但大部分企事业单位存在着一个严重的问题就是应用电脑管理的人才相对较少，导致档案管理模式依然非常落后，严重影响了工作效率的提升。并且传统的管理模式，数据丢失，信息不全等现象更为严重，不利于档案信息的长久保存。

2 新形势下人事档案管理工作的问题

2.1 档案管理流程存在问题

目前，档案管理的流程不够完善，具体体现在以下几个方面：第一，档案的编号不够系统;第二，档案的标题设置不够规范，在寻找相应的档案时，容易由于分类的不准确降低工作效率;第三，传统档案管理模式与现代档案管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率。

2.2 档案管理硬件设施匮乏

就目前而言，由于科技额发展，信息化时代已经来临，多数人开始使用计算机设备和网络技术对信息进行管理。但大部分事业单位存在着一个严重的问题就是应用计算机管理的人才相对较少，导致档案管理模式依然非常落后，严重影响了工作效率的提升。

并且传统的管理模式，数据丢失，信息不全等现象更为严重，不利于档案信息的长久保存。事业单位人事档案管理工作有时会将档案数据简单放置在办公室，忽视了存放的安全性，并且档案容易在这种情况下出现潮湿、污损等问题，严重影响后期的查阅。

2.3 缺少专门档案管理人员

当前，事业单位的人事档案管理工作分工不夠明确，通常负责管理的文秘人员没有做到定人定岗，导致相关的员工都具备管理人事档案的权利，相互之间各自为政，对于廉政建设而言，产生较大的阻碍。此外，相关人事档案管理人员专业素养不过关，直接影响到管理质量。

3 新形势下人事档案管理工作的优化措施

3.1 树立正确管理意识

做为人事档案部门一定要摒弃人事档案无用论的消极思想，同时加强教育和宣传，揭开人事档案的神秘面纱，使更多人了解到人事档案管理的意义和重要性，进而在全社会中树立正确的人事档案观。另外，作为档案管理部门，一定要紧跟潮流，吸收新知识、新理念，优化管理模式，拓宽管理形式，全面提升人事档案管理和使用的意义与价值，将人事档案管理在人力资源应用中的意义发挥到最大，帮助政府、企事业单位和组织全面认识到人事档案的价值。

而对于个人而言，需要加强宣传和教育工作，使每个人能够明确知道在人事档案中详细记录了其自出生以来所有个人经历、参加的教育活动、政治面貌和品德、作风等，对于未来就业、考研、升迁、报考公务员、转正、签订劳务合同、申报职称、办理养老保险等等，都起到一定的参考和凭证作用，在人生很多关键时期都绕不开档案证明这一条路，因此每个人都要注重人事档案管理，配合相关人员做好档案的管理、登记和收录工作。

3.2 建立健全管理制度

制度是提升管理标准的依据，对于事业单位的人事档案管理而言，也符合这种要求。在完善制度之前，事业单位的领导人员应该提高重视程度，并结合事业单位当前的实际情况，积极转变思想观念，充分认识时代变化给管理模式带来的影响，从而对整个人事档案管理模式进行创新。对我国人事档案管理部门进行统一，建立国家级管理系统。所谓的统一是指打破传统管理中各部门都负责的形式，统一领导，实行分级管理模式，建立一套相对统一、完善的人事档案管理制度。改变我国当前人事档案管理行业混乱不堪的局面，将我国所有人事档案管理都规整起来，统一交由人事部门负责管理和划分。

将我国有效的人力、财力和物力都集中起来，用于人事档案管理工作的建设和开发中，将人事档案管理在我国现代社会主义建设中的积极意义全面发挥出来。同时，积极借助各地各级人才市场，在获得人才资源的同时制定健康、合理、完善的法律法规，确保各地各级人才市场健康、有序发展。在对现有人事档案管理工作开展过程中，不断改革和优化其档案收集、整理、传递、查询和管理的制度流程，理顺各方面之间的关系和条件限制，帮助现代人事档案管理工作朝着现代化、法制化、规范化行列前进。

3.3 建设高素质人才队伍

在人事档案管理工作中，人才即属于服务对象又属于被服务对象，同时人才又是一个单位发展前进的动力源泉，这也同样适用于人事档案管理部门。在人事档案管理工作中一定要培养并配备一批高素质、高文化、高水平、业务能力出类拔萃的精英人才。但当前为止，人事档案管理工作中人员流动性大、文化水平不高、综合素质低下，这严重阻碍了行业的发展。

因此当前首要工作是加强对人才的招揽和培训，定期组织员工进行行业培训，加强专业知识的学习，掌握先进管理技能。同时从外界引进一批具有社会责任感、工作能力强、综合能力高的先进性人才，借助现代化技术和人才管理手段，提升行业管理模式，推动行业发展，从而全面服务于社会主义城市建设和经济发展。另外，随着人才一起引入的还有竞争意识和激励机制，用以刺激和激发人事档案管理人员的工作积极性，提升其社会责任感和工作使命感，推动其全身心投入到人事档案管理工作的建设和发展中。

4 结语

总之，人事档案管理工作与个人利益紧密相关，还关系到国家人力资源管理及开发、利用等。新形势下需要针对人事档案管理工作出现的新问题采取切实可行的措施，进一步规范人事档案管理工作，促进人事档案管理工作发展，奠定相关单位发展的基础。

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