高校试剂信息化管理初探

王洋洋， 张志强， 黄 凯， 周勇义， 刘克新

（北京大学实验室与设备管理部，北京100871）

0 引 言

实验室是高校实现教学、科研和人才培养的重要基础设施，试剂是进行实验活动必不可少的物资，高校试剂采购和使用量巨大，没有固定的使用周期或使用周期较短，对试剂采购和存放使用的数据追踪和有效管理成为管理工作的重点和难点。由于高校和科研院所教学科研工作涉及各个领域，相关工作中涉及的试剂种类繁多且绝大多数都会对人体、设施、环境及公共安全产生不同程度的危害，因此试剂管理是实验室安全管理的重中之重［1-4］。

传统的试剂管理方式有以下不足之处［5-7］：① 无法准确掌握试剂购买、使用及存量信息。普通试剂采购由院系审批，实验室自行采购完成，试剂使用登记由实验室自行管理，存量信息由实验室掌握，学校缺乏获得试剂采购、存量信息的实时性能力；② 对试剂产品采购源头控制不足。由于各试剂供货商是各实验室自己联系，缺乏对供货商的资质、所供货物质量、价格、服务能力的掌握和控制；③难以实现对试剂信息的全程追踪和有效的统计分析。各实验室对试剂管理的要求不同，有些实验室要求试剂进入实验室后首先建立台账信息，记录试剂的名称、购买量、供货商、试剂存放位置等基本信息，并要求参与实验的师生详细记录实验过程中试剂使用量和剩余量，而有些实验室的相应数据不做严格要求。相关详细记录通过纸质记录本记录，保存时间短，难以形成有效的统计分析数据。④师生员工对于试剂使用的安全风险意识不足，尤其是易制毒、易制爆、麻醉药品和精神药品等管控试剂，在一些师生的观念里认为常用试剂没什么危害，没有引起足够的重视。

在实验室日常教学、科研活动中，试剂采购和使用的数量较多，金额巨大，传统的试剂管理无法满足准确性、高效性、台账信息长期保存等要求，信息化方式成为试剂管理的必然趋势［8-11］。我校充分利用信息化资源，通过构建试剂管理平台，从试剂数据源头控制，从试剂安全管理、采购管理、台账管理多个角度提升试剂管理能力，为实验室教学科研工作提供保障。

图1 管控试剂产品标识

1 试剂安全管理多维化

为提升试剂安全管理水平，借助试剂管理平台，形成了宣传教育结合在线审批的多种业务管理形式，主要包含以下几方面：

（1）我校试剂管理平台根据试剂的危险管理级别将试剂分为管控试剂和普通试剂。为严格规范管控试剂入口，通过CAS号［12］匹配试剂产品数据，在试剂产品列表页面自动标注管控品类别，比如硫酸，会标注“易制毒”标识，提醒用户拟选购试剂为易制毒管控试剂，见图1，管控试剂数据匹配依据“易制毒化学品管理条例及目录”“易制爆化学品名录”“麻醉药品和精神药品管理条例”。

（2）在管控试剂详细页面通过MSDS［13-14］标签页，将管控试剂的成分、危险性、急救措施、消防措施、泄漏应急处理等详细信息进行说明，MSDS对于避免化学试剂的职业危害、预防事故的发生、减少化学试剂对环境的影响，具有极其重要的意义。加强实验室人员对MSDS的认识、推广和普及，可提高化学试剂安全管理能力，有效预防和减少化学试剂安全事故［15］。

（3）如果用户准备购买普通试剂，确认订单后，系统将订单推送给供货商，而管控试剂订单不会直接推送给供货商，需要先通过课题组、院系、校级3级审批。例如学生A需要购买易制毒试剂，首先由课题组负责人或负责人授权的课题组成员审批，确认本课题组确实需要该试剂，审批通过后由院系审批，院系审批通过再由学校保卫部审批，管控试剂申请单上需要写明收货地址、使用管控试剂用途、使用频次、看管人员信息，同时需要认可领用单位声明，列出本实验室对管控试剂的管理制度和安全防护措施等。3级审批通过后，管控试剂订单由系统推送给供货商。

（4）无论提供普通试剂还是管控试剂，可以在试剂管理平台上供应试剂产品的供货商都要通过资质审核、代理产品审核，管控试剂供货商还需要通过危险化学品供应资质审核。对于试剂供货商上传的试剂产品基础数据，试剂管理平台也提供模板，确保上传数据符合行业规范和平台要求，从数据源头进行控制，为试剂使用安全提供保障。试剂管理平台统一对所有在平台上供应试剂的供货商提供的产品、服务、价格等进行监督，鼓励老师推荐产品好、服务好、价格合理的供货商参与平台供货。

（5）剧毒化学品的使用安全管理要求更高，首先剧毒化学品只能存放在试剂库，剧毒品使用需要在试剂管理平台预约，由2位剧毒品管理人员送上门，使用后记录使用量，由2位剧毒品管理人员将试剂拿回到试剂库。

2 试剂采购管理规范化

试剂管理过程中，采购管理是非常重要的一个环节，由于试剂种类繁多，采购数量巨大，规范化采购流程与采购数据，直接影响试剂管理的整体水平，试剂管理平台针对试剂管理采用如下规范化方式：

（1）用户身份确认。为保证试剂采购数据的可追踪性，首先需要对采购用户身份进行认证，试剂管理平台通过学校统一认证登录［16］和以课题组为基本单元组织用户的方式进行身份确认。统一认证登录是指学校师生通过职工号或学号和校园门户密码登录试剂管理平台，平台通过统一身份认证接口获得用户基本信息，包括所属院系、学生／教师身份等。通过统一身份认证的方式，每一条通过试剂管理平台采购的试剂数据都可以准确记录下采购人信息。

（2）以课题组为基本单元的用户管理体系。在采购前需要先建立课题组，课题组是试剂采购过程中用户管理的基本组成单元，教师可以申请建立课题组，院系审核申请用户是否有建立资格，每个课题组有一个课题组负责人，课题组下有科研秘书、采购员、学生等课题组成员角色，可以通过课题组负责人授权或者由成员申请加入课题组。每一个系统用户只能做一个课题组的负责人，同时每一个系统用户可以同时作为多个课题组的成员。不同角色具有不同的使用权限。课题组负责人拥有本课题组的全部采购、管理功能，负责人授权的科研秘书角色拥有除本课题组人员管理功能外的其他全部采购、管理功能。采购员拥有除财务管理、人员管理、课题管理外的全部采购、管理功能，学生角色比采购员少了提交订单的功能。采购员和学生角色仅可查询自己的个人订单，而负责人和科研秘书角色可以查询整个课题组的试剂订单，见图2。采用课题组为基本用户单元的优点是便于日常采购管理和财务结算，使每个参与采购的成员使用自身角色的基本功能，加强系统的访问控制能力。

图2 系统角色对应权限

（3）创新财务结算。通过试剂管理平台购买试剂的一个突出的优点和创新点是财务统一结算，即每月约定时间推送1个月之前的结账单，课题组和供货商确认后，供货商提供发票并录入发票信息、上传发票照片，试剂管理平台统一生成结账单，由学校财务向供货商汇款。通过这种方式可以大幅度降低老师、学校财务、供货商结账操作的工作量。比如原来有100个课题组在某个结账周期内从A供货商处购买试剂，学校财务需要向A供货商汇款100次，A供货商需要向学校提供100张不同金额的发票，而按照当前处理流程，学校仅需向A供货商汇款1次，A供货商仅需向学校提供1张发票。如果是100个课题组分别在100个供货商处购买试剂，工作量从10 000降低到100次。对于教师，通过试剂管理平台选择课题卡账号并确认结账单完成结账操作，减少课题组财务报销的环节；学校财务可大幅度降低学校对供货商的汇款次数；供货商亦可以大量减少提供发票次数和数量并更快速获得货款。财务统一结算方式是通过信息化方式提高工作效率和工作效果的典型代表。

实现财务统一结算使用了实时冻结账户金额的方式，为什么不采用结算时扣款而采用实时冻结账户金额？平台采用实时冻结账户金额的方式，而不是在结账时直接扣款，主要考虑到用户不会时刻关注自己账户里的余额，而账户余额很可能在一个结账周期内因为购买其他实验室物资被使用，这就有可能引起在购买试剂时账户金额充足，而结账时账户余额不足无法结账的情况，导致无法按期全额结账。实时冻结账户金额后，虽然没有真正将账户金额扣除，但购买试剂的账户金额已经被冻结，不会被其他原因花费，保证从购买试剂到结账单推送这个时间间隔内已经购买的试剂有充足的账户余额付款。

（4）二维码扫描确认收货。用户收货时通过扫描收货单上的二维码，系统自动识别用户身份，用户签字确认收货，完成收货环节。

3 试剂台账管理高效化

由于试剂的特殊性，存量随着使用逐渐改变，如需准确掌握存量信息，需要提高试剂台账、使用量的记录效率，让购买试剂、使用试剂的师生登记台账信息、记录试剂使用量快捷方便。

通过试剂管理平台可以对试剂使用情况进行详细记录。首先，每个课题组可对应若干实验室房间，然后，在实验室房间自定义存储单元，自定义存储单元分为2级，包含实验室房间在内，共分为3级，用户可以自行选择试剂最终存放位置到第1级，第2级或是第3级。如果存放位置到第3级，记录较详细，可以清晰地定位试剂所在位置，如果存放位置到第1级，节省了日常管理记录的工作，但在确定试剂具体位置时需要花费更多时间。用户完成试剂采购后，将试剂台账信息导入本课题组库存，对应到具体的存储单元，方便本人及课题组其他人员了解试剂的存量和存放位置。

日常使用试剂后，使用人员点击所用试剂，记录本次使用剂量，系统自动记录剩余量和使用人，操作便捷，记录长期有效，方便查询和统计分析。

除正常使用外，有时实验室购买整瓶试剂，使用部分后，剩余试剂长期闲置，既浪费又有安全风险，试剂管理平台支持试剂调剂共享，促进长期闲置试剂的消耗。如果废旧试剂无人使用，试剂管理平台支持用户填写废旧回收单，清理试剂库存，使实验室环境更加整洁安全。

4 结 语

通过试剂管理平台信息化系统的构建，补充了传统试剂管理方式的不足之处，提升了实验室试剂资产信息收集能力，从审批、购买到使用、处置，课题组负责人，院系级和校级管理人员都可以及时获得试剂相关信息并开展统计分析；通过学校对试剂供货商的严格筛选，尤其是管控试剂供货商的资质审核，以及规范管理，提高了供货商的整体水平，保障了试剂产品的质量和服务，同时降低了货品价格；财务统一结算功能同时减少了师生、财务人员、供货商的工作量，是信息化提升试剂管理能力的有效方式；管控试剂的在线宣传教育以及在线审批等管理方式的建立，提升了师生使用试剂的安全意识，提高了师生和实验室级安全管理人员应急处理与安全管理能力，为院系和学校建立了管控试剂全程可追溯数据链。目前，学校已经使用二维码扫描方式确认收货，为了进一步提升试剂台账数据收集能力，将实现通过手机APP扫码记录台账的便捷方式，未来通过不断挖掘试剂管理需求，通过信息化方式全面提升试剂管理水平。