数字化技术在航海图书物资管理过程中的应用及改进

黄玮

摘要：本文从实际出发，就当前上海海图中心航海图书物资管理的现状和特点进行分析，描述了数字化技术（ERP系统）在航海图书物资管理过程中的应用，并提出了改进的期望。

关键词：ERP物资管理;数字化技术;应用;改进

1 背 景

随着当前经济环境的变化、社会信息化的加速发展、环保方面的压力，各行各业面临前所未有的生存压力。在此环境下，加强单位的内部管控，从管理的精细化、扁平化、高效化方面着手，是应对变化的必需举措。上海海图中心作为海事航保系统的航海图书资料制印专业单位，制印业务工作应当满足不断提高的社会及航运界对于航海图书资料的适应性、可靠性、及时性等要求，确保制印服务应急反应能力的充分发挥。

航海图书物资管理工作是中心开展各项活动的重要物质基础，传统的航海图书物资管理采用各种纸质表单进行人工流转，过程繁琐，响应时间长，效率低，其中某些环节一旦有问题，过程追溯比较麻烦，难以及时纠正和校对。因此，充分运用数字化技术，对航海图书物资更加合理、高效地管理及利用，对提高中心应急服务响应能力、满足航海保障工作需求有着至关重要的作用。

2航海图书物资管理现状

海图中心的物资管理主要分为辅料和纸张两大模块，辅料模块根据生产和日常工作的需要细分为油墨类、版材类、消耗材料类、工具备件类、办公用纸类、物业专用材料类及低值易耗品类等七大类，每大类下根据功能、用途细分为25小类，在册登记辅料品类703项。纸张模块根据纸张名称、类型、克重、规格排列组合，在册登记纸张品类71项，其中，140g 810*1150海图水印纸在纸张中占比最高，库存率占比48%。

为了确保航海图书印刷及各项主业工作的开展，各类物资的储备及供应都要做到及时、高效，如此庞大的材料体系数据，如果没有有效合理的数字化技术支撑，很难想象在传统的手工或者单表管理下，会产生什么样的困难和问题，建立健全有效的物资管理体系，确保航海图书物资管理的科学性和高效性便显得尤为重要。

3数字化技术在航海图书物资管理过程中的应用

2007年，上海海图中心研究开发了ERP管理系统，ERP（ Enterprise Resources Planning）是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，具有高度的集成性、先进性、统一性、完整性和开放性。它把企业自身、客户、供应商、经销商等因素整合在一起，形成一个完整的企业供应链系统，并对供应链上的所有环节进行有效管理，实现了企业全方位的资源管理。

ERP系统使用至今，我们在不断地尝试和调整，与开发工程师讨论更优质高效的流程及更科学严密的体系，经历了2014年及2017年两次大的升级改造，中心的ERP管理模式逐步转变成了一个新的精细规划的管理体制，形成了一个闭环式的网络化管理。

3.1采购入库

物资需求部门人员通过ERP请购管理模块，在ERP系统在线填写请购申请表单，填写需要请购物资的名称、规格、数量，有特别要求的加上备注，提交部门领导，部门领导确认无误后提交采购管理人员，采购管理人员审核后将请购单转采购单。

采购管理人员根据采购单，选择合格供应商，确认采购数量、名称后填写采购单，送采购管理部门审核。采购单经采购管理部门人员审核后转入库通知单，待采购物资到库后，货房管理人员根据入库通知单，清点采购物资名称、数量，经检查验收后入辅料或纸张库，采购入库流程结束，如图1所示。

3.2库房管理

实物管理是物资管理的重中之重，中心ERP系统实行大库房理念，将实物的现场管理扩展到了整个中心，无论是辅料库还是纸张库，都提供了按库位、物资品种的盘点功能，尤其是按库位盘点功能，对于库房或实物较多的情况，能够按照小区域进行及时盘点，如图2、图3所示。实现了实物管理的精细化、可测量化，中心管理层可以随时从系统中打印任一库位存放的实物品种、数量，到现场去检查与实物的对应情况，作为检测实物管理水平的手段。

在实物管理理念上，根据保管、使用方便，同时支持多角色多库房管理（即角色A管理1号库，角色B管理2号库），便于中心实物管理的不同人员分工，如图4所示。

对于实物在不同库房不同库位之间的移动，系统提供了调拨或移动的功能。调拨是在不同的角色之间进行，有完整的调出、调入操作和记录，移动是在相同角色之间的实物位置变化，系统提供移动操作和记录。通过调拨、移动操作，系统完整地将现场管理与系统管理有机结合在一起，降低了库房管理人员的能力要求，提高了实物查找的精准度，对于库管更换提供了有力的信息支撑，如图5所示。

ERP系统为物料管理人员提供更为准确的可用数量信息、分析物资流动效率，对于纸张类物资，系统记录每批次物资的库龄，以分析纸张流动效率，同时允许手工设定批次，并提供批次台账，专门记录纸张某一批次实物的收发存明细变动记录。通过批次信息，可以了解库存时间长短，及时使用或清理库存时间过长的纸张。但对于辅料类物资，暂时没有记录批次等功能，如图6所示。

3.3出库管理

人员有领料需要时，在ERP系统发起领料行为，系统提供实时的库存信息，使领料的目的性更强，领料、发料的效率更高，减少领料准备时间，领料人员填写辅料（纸张）领用申请单，通过实际库存情况，选择库存中已有物资的名称、数量，领用申请单经部门领导审批后，提交库房管理员，库房管理员将需领用物资出库后同时在ERP系统上点击发料，完成出库手续，库存实时减少，如图7所示。

4 改进

ERP系统的实施，能够提高劳动生产率、降低成本、降低库存及库存损耗、有效监控生产状况以便按期交货、还能把财务与业务系统集成为一体……从宏观的角度上来讲，可以为中心高层科学决策提供依据、全面提高中心员工的素质、提高管理水平和工作质量、提升中心整体形象，但是在实际使用中，我们也发现了一些ERP系统在使用中可以改进和提高的地方。

4.1 加权平均与先进先出

目前，ERP系統提供成本核算方式为全月一次加权平均，以数量为权数汁算每种材料的实际平均单价，作为日常发料凭证的计价依据。全月一次加权平均法是指在月末汁算一次平均单价，用该单价乘以发出材料数量，即为发出材料的实际成本。但此种方式在物价变动幅度较大的情况下，尤其是近几年纸张价格大涨的环境下，按加权平均单价汁算会与现行成本有较大的差异，建议根据市场物价变动情况灵活选用加权平均与先进先出成本核算方式，以降低成本差异，加强对存货的管控。

4.2增加库存物资保质日期提醒功能

在实际工作中，由于库存物资使用频率不一致，偶有发现物资临近或者已过保质日期，造成物资的浪费，给实际工作也造成了一定的麻烦，而现行的ERP系统并没有在入辅料库时设置输入生产日期及保质期的功能，系统也没有辅料类物资保质日期临近提醒功能，如果能在入辅料库时增加输入生产日期和保质日期选项，并且能自动提醒，便能减少和降低物资的浪费，更好地实行物资使用的良性循环。

数字化技术的应用，使各行各业都发生了翻天覆地的变化，经过十余年的经验积累，ERP系统的成熟运用和规范管理，使中心的物资管理模式进一步完善、细化，航海图书资料印制更高效。