专业认证过程中二级学院教学档案管理问题与策略研究

黄毅

摘要：工程教育专业认证工作的顺利开展离不开二级学院教学档案的保障，但由于各种因素导致二级学院教学档案管理存在体制不健全、管理员素质不高等问题，文章针对教学档案管理中存在的问题进行分析并给出策略，确保为专业认证提供高质量的教学档案。

关键词：专业认证;教学档案管理;问题与策略

中图分类号：G647     文献标志码：A    文章编号：1674-9324（2020）14-0012-02

一、工程教育专业认证的标准

工程教育专业认证标准既是判断专业是否达到认证要求的依据，又是专业撰写自评报告的依据。认证标准由通用标准和专业补充标准构成，通用标准规定了专业在学生、培养目标、毕业要求、持续改进、课程体系、师资队伍和支持条件等七个方面的指标;专业补充标准规定相应专业领域在上述一个或多个方面的特殊要求和补充[1]。专业认证的六个基本程序涉及现场考查，包括阶段。在工程教育专业认证中，教学档案涉及了课程体系、师资队伍、管理制度等，而这些保存在二级学院档案室的教学档案又是认证专家组现场重点考查的材料。

二、二级学院教学档案管理在专业认证中的意义

教学档案是在教学管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，包括纸质档案和电子档案[2]。教学档案管理是对教学管理活动产生的材料进行管理，反映了教學活动从制订计划、组织实施到信息反馈和整改完善的过程。工程教育专业认证过程中重要的一项工作是撰写专业自评报告，撰写过程也是专业自我举证的过程。自我举证需要大量支撑材料，而且专家在现场考查过程中，很重要的一个环节是调阅专业相关的试卷材料、毕业设计（论文）、教学制度等教学档案。工程教育专业认证是面向专业的一项系统工程，主要查阅储藏在二级学院档案室的教学档案。因此，二级学院教学档案管理在工程教育专业认证过程中起着十分重要的作用，其完善程度将会影响工程教育专业认证的结果。

三、认证过程中二级学院教学档案管理问题分析

1.档案材料与专业认证标准不一致。教学档案没有制定统一的管理标准，分类不明晰，档案材料放置混乱，查找困难[3]。专业认证的需要致使教师们反复从档案室借还材料，档案材料上下架耗费了大量的劳力和精力。在日常教学检查中发现，各专业提交到教学档案室的材料不齐全、不规范。档案袋封面基本信息填写不完善，材料袋内的各项材料不齐全、不规范。二级学院保存的教学档案大多为一手资料。教学档案按照认证标准进行收集整理，目的是为专业服务，便于专家现场调阅。由此可见，二级学院现有教学档案在归档范围上与专业认证所需要的支撑材料不一致。为保障专业认证支撑材料的完整性，常常需要在现有教学档案的基础上进一步补充材料。

2.体制不健全。作为教学辅助部门，二级学院教学档案管理室往往得不到学院领导的重视，而且教学档案室常常由教学秘书兼职担任，教学秘书又承担着其他的教学管理工作，对教学档案管理的建设往往力不从心，很少会花费大量的时间和精力在教学档案管理制度建设上。多数二级学院仍采用传统人工方式管理教学档案，档案室较少有计算机等辅助工具，较少使用信息技术手段管理教学档案，信息化水平比较低。由于缺乏领导的重视，档案管理员的精力不足，有关二级学院教学档案管理的制度不完善、不规范，甚至缺乏教学档案管理相关的规章制度，很难确保从管理制度方面为专业认证提供保障。

3.管理员素质不高。工程教育专业认证工作的重要性要求二级学院教学档案管理员能够胜任提供师资队伍、课程体系等完整支撑材料的能力。然而，一般对教学档案管理员的继续教育没有纳入培训和考核计划。教学档案管理员大多由学院教学秘书兼任，缺乏专业训练。教学档案管理员的档案管理业务水平不强，对教学档案管理工作的意识被动，教学档案管理员的水平只停留在原有的工作经验上，缺乏创新，对信息化教学档案管理的技能掌握较少，对教学档案管理的建设缺乏创新意识，缺乏教学档案管理的工作能动性。

4.师生教学档案管理意识淡薄。大部分师生认为档案不重要，甚至觉得教学档案保存起来没有必要，没有意义，师生对档案的产生、保管和利用都不够重视，认为档案管理工作与自己没有关系。部分师生认为只要做好自己的本职工作，履行教学计划只发生不记录，每逢教学检查加班加点整改材料，检查结束又恢复只发生不记录，不到最后时刻不整改的状态。教学档案的保存大多是为了应付上级检查，没有深度挖掘教学档案的数据从而真正为认证服务。

四、专业认证中二级学院教学档案管理策略

1.建立健全教学档案管理制度。为保障教学档案高质量为工程教育专业认证服务，亟须建立一套完善的二级学院教学档案管理制度，确定教学档案归属范围、教学档案室借阅规则和档案管理员工作职责，确保教学档案管理有序推进。制度应对教学档案具体的各个环节工作做出明确规定，避免人财物的浪费。归根结底最重要的还需引起领导的重视，加大资金投入，在制度上、软硬件方面予以支持。

2.提升二级学院教学档案管理员素养。教学档案种类繁多且分散，教学档案管理员除专业教学档案管理知识外，还应掌握基础计算机辅助工具。二级学院应提供教学档案管理相关培训，定期给教学档案管理员提供交流机会。教学档案管理作为认证的一个保障环节，还要求教学档案管理员熟知工程教育专业认证的理念，结合专业认证的需要将信息化手段应用到教学档案管理中来。

3.提高归档意识。在工程教育专业认证过程中，依照撰写自评报告的要求，师资队伍、课程体系、管理制度的材料均由二级学院教学档案管理部门提供。为确保认证现场考查程序顺利完成，二级学院教学档案管理部门应结合认证的需要，在二级学院内大力宣传教学档案管理的重要性，通过印发教学档案管理知识宣传手册来提高师生的档案管理意识，重视教学档案的质量，把提交高质量的教学档案材料当成日常习惯，确保教学档案材料符合工程教育专业认证的需求。

参考文献：

[1]中国工程教育专业认证协会，认证标准[EB/OL].（2017-11）.http：//www.ceeaa.org.cn/main！newsList4Top.w？menuID=01010702.

[2]王占可.高等学校档案管理办法[J].山西档案，2014，（2）.

[3]管丽华，杜美利.高校专业认证过程中二级学院教学档案管理[J].新课程研究，2015，（06）：120-121.

Abstract：The engineering education certification work smoothly without the guarantee of college teaching archives.Due to various reasons in teaching archives management，such as system is not sound，the administrator quality is not high.This paper analyzes the problems existing in the teaching archives management and gives the strategies，ensure that provides the high quality for the engineering education certification.

Key words：engineering education certification;teaching archives management;problems and strategies