Excel宏在计量标准文件管理中的应用

/ .上海市计量测试技术研究院；.上海芯超生物科技有限公司

0 引言

《计量标准考核规范》于1992年首次发布[2]。计量标准考核规范通过调整补充，增加操作性，提升有效性，趋于科学、合理，更适应经济社会的要求。《计量标准考核规范》分别通过第一、二、三次修订，分别形成 JJF 1033-2001、JJF 1033-2008 和 JJF 1033-2016[345]。最新有效的 JJF 1033-2016《计量标准考核规范》于2017年5月30日开始正式实施。

为了确保对计量标准进行合理的选择、批准、使用和维护，对计量标准的文件管理要求不断变更、完善。从2008版《计量标准考核规范》开始，每一项计量标准都要求建立一个文件集，JJF 1033-2016中文件集目录包括计量标准证书、计量标准技术报告等18个方面的文件。其中部分文件原始形式为电子版，使得计量标准文件集的管理，可以比以往更科学有效灵活易操作[6]。这部分电子文件在考核规范或专业技术规程规范中大部分有推荐格式。这些文件随着计量标准考核规范更新完善，具体情况见表1[7]。在更新完善的过程中，很多推荐文件格式会作一定的修订。而计量标准考核必须使用统一规定的格式，并按规范的要求填写。对于不适用的栏目可以按照本专业项目的特殊性约定填法，但不应与计量标准考核规范的基本精神相矛盾，并应在本专业内统一。术语符号代号要统一，同一术语应始终表达同一概念，并与有关技术规范协调一致[8]。

计量标准建立单位为了对文件的完整性、真实性、正确性和有效性负责，通常设立计量标准负责人和质量管理部门，对计量标准文件集内的文件及时更新以确保其有效性[9]。质量部门集中管理电子文件模版，大多数采用Word版本格式。计量标准负责人对计量标准的日常使用、管理维护、量值溯源、文件集的更新等事宜负总责，填写相应Word文件。最后文件集内18个方面的文件分类归档保存[10]。这种常规的管理模式有几点缺陷：

1）对于建标单位的所有计量标准，如果计量标准考核规范要求产生变更，为了适应最新的考核要求，建标单位的每一套计量标准文件都必须按照质量管理部门的标准格式将之前的内容迁移到最新的文件中，存在大量的重复性劳动；在大量的复制粘贴等编辑过程中，填写内容可能格式迥异。

2）对于单个计量标准，如果专业技术文件内容产生变更，整套文件内所有相关内容需要同步修改。人工打开文件查找修改相关内容，效率低下，容易遗漏。以计量标准文件中的检定规程或技术规范为例，国家计量检定规程发布实施后，应当根据科学技术的发展和经济建设及法制计量监督管理的需要，由相关的技术委员会适时提出复审计划，复审周期一般不超过五年。各个专业的计量技术委员会，根据实际情况的发展变化、规程施行情况的反映及出现的问题，包括归口单位的意见，确定需要修订的国家规程的目录，作为修订项目列入计划。修订的国家计量检定规程顺序号不变，将年号改为修订的年号。如果最新的检定规程或技术规范发布实施，仅仅是最新的检定规程或技术规范的代号就需要分别在计量标准考核（复查）申请书、计量标准技术报告、计量标准履历书、开展检定或校准工作的原始记录及相应的检定或校准证书中分别修改。

表1 计量标准文件集

2 方案

针对上述缺陷，本文提出一种管理方案，质量管理部门在Word电子文件中用易于识别的代号补充待填写区域。计量标准负责人在Excel数据库中补充对应的内容。利用Excel的宏自动处理，形成Word模板文件集中管理,文件集内容集中保存在计量标准数据管理工作簿，实现模板变更每个计量标准的文件格式统一变更；计量标准数据变更，单个计量标准内所有文件对应内容统一变更。当发生变更时流程如图1所示。

3 实例

以上海市计量测试技术研究院振动冲击试验室为例，针对 JJF 1033-2016替代 JJF 1033-2008和即将替代JJG 948-1999《数字式电动振动试验系统检定规程》实施的JJG948-2018《电动振动试验系统检定规程》加以分析。

图1 计量标准文件集电子文件修改流程

JJF 1033-2016颁布实施后，对于计量标准履历书中计量标准基本情况记载页，该页内容推荐格式有两处变更，分别是存放地点修改为保存地点、总价值修改为原值。依据JJF 1033-2008和JJF 1033-2016分别建立模版文件如图2所示，其中斜杠分割的内容前面部分为2008版，后面部分为2016版。

图2 计量标准基本情况记载页

依据JJF 1033-2008已在计量标准数据管理表格中建立对应的代号和内容，如计量标准数据管理表1的第9行所示。JJF 1033-2016颁布实施后，修改模板文件内容，如果将模版文件中代号修改为保存地点、原值（万元）发布后，程序运行后程序会自动将未查找到的代号补充在表格内容的下一行，如表1的第15行所示。如果保持代号不变，那么只需要重新运行程序填充模板即可。

JJF 948-2018颁布实施后，对于计量标准文件集中的计量标准考核（复查）申请书、计量标准技术报告、计量标准履历书、开展检定或校准工作的原始记录及相应的检定或校准证书，至少需要三处变更，分别是可开展的检定或校准项目名称由数字式电动振动试验系统变更为电动振动试验系统，依据的计量检定规程代号由JJG 948-1999变更为JJG 948-2018 ，依据的计量检定规程名称由数字式电动振动试验系统变更为电动振动试验系统。

表1 计量标准数据管理表

依据JJF 948-1999已在计量标准数据管理表格中建立对应的代号和内容，如表1的10-12行所示。JJG 948-2018颁布实施后，修改计量标准数据管理表中相应内容。其中斜杠分割的内容前面部分为1998版，后面部分为2018版。程序运行后程序会自动将文件集中所有查找到的[可开展的检定或校准项目名称1] [依据的计量检定规程代号1] [依据的计量检定规程名称1]替换为修改后的内容。

将Word中代号替换为Excel内容时格式会丢失。而计量管理对于符号的要求十分严格，如表示不确定度的U和置信因子的k必须为斜体，表示不确定度为相对量的rel必须为下标。为了使格式符合要求，在计量标准数据管理工作簿中设有格式代号表，代号可由计量标准管理员自定义，被格式代号包围的内容在文件保存前将替换成相应格式，如表2所示。

表2 格式代号表

4 结语

本文介绍了计量标准的文件集的管理，利用Excel宏编辑程序将Word模版中代号替换为Excel表格中指定的内容和设计的格式，解决了实际文件管理工作中面临单个模板文件变更，所有计量标准文件集需要逐一修改和单一数据源多文件修改这类重复繁琐的工作；方便了计量标准负责人对计量标准电子文件的管理，降低了人工操作的差错和遗漏，提高了实验室质量管理的自动化水平。计量标准相关文件众多，提高计量标准文件集的管理、更新效率对于计量机构及计量标准负责人有一定意义。