新时代中学档案数字化管理现状与对策

郑立红

【摘要】在新时代，优化中学档案数字化管理方式，可以更好促进中学档案管理效率的提高，当前中学档案数字化管理在新时代存在的问题，日益呈现出来，在一定程度上影响中学档案数字化管理效率的提高。基于此，本文先对中学档案数字化管理问题进行分析，并且根据相应的问题，提出新时代解决中学档案数字化管理问题的措施，以期为中学档案数字化管理效率的提升奠定基础。

【关键词】新时代;中学档案;数字化管理;问题;对策

通过数字化的方式对中学档案进行管理，可以让中学档案管理更加符合现代化管理模式，将数字化的功能和作用充分发挥出来，但同时，随着中学档案数字化管理方式的普及，其存在的问题也逐渐呈现出来。为更好解决中学档案数字化管理问题，需要不断探索有效的解决对策。

一、新时代中学档案数字化管理存在的问题

第一，新时期，中学在档案数字化管理方面的认识方面还存在不足，未有效意识到数字化管理对提高学校档案管理效率的重要性，同时，在采用中学档案数字化管理方式的过程中，对数字化管理设备的投入存在不足，出现重教学而轻档案管理的现象。由于中学档案数字化管理中包含很多的仪器设备，如果缺失相应的计算机和所需的仪器设备，那么势必会影响中学档案数字化管理效率的提高。第二，在新时代，中学档案数字化管理缺乏健全的数字化管理工作体系，在人员编制、经费投入等方面存在限制，没有根据学校的档案管理需求来建立专门的档案室，很多学校的档案室通常是由临时办公和教学场所改建而来的，最终造成在中学档案数字化管理工作开展过程中，出现各种各样的问题。同时，由于数字化管理工作体系的缺失，使得中学档案信息化管理在数字化存储、保管和利用方面存在问题，学校各主管部门在中学档案数字化管理中，缺少有效的沟通和联系，并且很多学校在中学档案数字化管理方面，缺少必要的考核和验收制度，进而导致新时代背景下，中学档案数字化管理工作的规范化还有待提升，影响数字化管理方式在中学档案管理中作用的发挥。第三，对于中学档案数字化管理来说，健全的档案数字化管理信息数据库，可以更好地促进学校通过信息数据库来对学生管理工作和学校管理工作进行分析，及时了解其中的问题和不足。但现阶段中学档案数字化管理，缺少必要的数字化管理信息数据库，没有在学校教学和工作的各个方面，对信息资料进行数字化搜集与整理。在这种情况下，不仅不利于中学档案数字化管理质量提高，也会给中学档案后期的数字化管理、储存和运输造成障碍。第四，新时代，很多中学学校面临着升学压力和教育压力过大的问题，所以，在中学档案数字化管理方面，缺乏对中学数字化管理人员综合能力的培养，存在对相关档案数字化管理人员配置力量不足的问题，没有根据档案数字化管理的需求来对档案管理人员的知识结构和能力进行完善，进而影响中学档案数字化管理工作的有效开展，不利于促进档案管理人员数字化信息素能的提高。

二、解决新时代中学档案数字化管理问题的措施

（一）加大对数字化管理设备的投入。在新时代，要想解决中学档案数字化管理问题，就必须意识到通过档案数字化管理，有利于提高学校管理工作的效率和质量，积极主动地加大对数字化管理设备的投入，通过数字化管理设备的投入，才能更好为中学档案数字化管理奠定基础。首先，学校教育主管部门要增强对档案数字化工作的重视，结合学校的发展需求和需要，有效宣传和组织中学档案数字化工作，提高相关教师和档案管理人员数字化管理意识。其次，在中学档案数字化管理设备投入方面，要最大化满足中学档案数字化管理需求，有效添置必备的计算机、照相机、扫描仪和档案应用软件等，同时，还要在投入数字化管理设备的过程中，合理对档案数字化管理人员给予财力和物力上的支持与保障，不断提高中学档案数字化管理的有效性。最后，面对新时代的发展趋势，仅仅在中学档案数字化管理设备上增加投入力度，是远远不够的，还需要学校结合中学档案数字化管理的特点，为中学档案数字化管理，建立专门的档案管理场所，全面提高中学档案数字化管理中的硬件建设投入力度，尽可能地通过相关场所来满足中学档案数字化管理需求。学校在中学档案数字化管理人员配置方面，还需要采用合理的方式，根据中学档案数字化管理人员的综合能力和信息化素养进行职位的合理分配，最大化落实中学档案数字化管理工作。

（二）构建完善的数字化管理工作体系。中学档案数字化管理，需要积极与时俱进、开拓创新，与其他行业的档案数字化管理工作一样，有效构建完善等数字化管理工作体系，让中学档案数字化管理更加具有系统性和规范性。一方面，在构建数字化管理工作体系时，需要制定完善的工作流程体系，加强对档案数字化管理归档与收集模式的创新，严格要求相关工作人员按照制定的工作流程体系进行工作。为更好保障数字化管理工作的安全，需要在健全数字化管理工作体系时，做好对数字化档案设备的管理，要求相关管理人员按照规定使用的权限来进行管理工作。学校也可以采用数字化档案信息加密技术，对重要的档案信息进行有效保存。与此同时，在完善档案数字化管理工作体系过程中，还要设立必备的防火墙和杀毒软件等，其目的是有效避免不法分子通过信息技术来进行非法盗用，防止和避免信息的丢失。另一方面，构建档案数字化管理工作体系，还需要制定相应的工作制度对档案信息进行定期检查，引导档案数字化管理人员根据工作制度来进行工作，有效保障档案数字化管理工作的安全有序开展。例如，在制定相应工作制度时，可以设立定期检查档案信息，更新档案记录内容等工作制度，从而有效提高中学档案数字化管理工作的有效性，提升其管理效率。

（三）创建档案数字化管理信息数据库。为更好实现对学生相关管理数据的整合与管理，需要学校采用创建档案数字化管理信息数据库的方式，提高数字化档案数据管理的完整性。其一，在信息数据库建立方面，可以根据原始档案的基本数据库，利用信息技术对相关数据进行整合，让原始档案的基本数据库在数字化档案信息管理下更加一目了然。其二，学校在档案数字化管理工作中，还需要创建数字化档案内容专题数据库，专题数据库的建立是为更好对学生学籍、科研成果、教师教学等相关档案信息进行整合与分析，从而有利于帮助档案管理工作者和相关教师通过专题数据库功能来快速查阅与筛选相关数据，最大化促进档案数字化管理信息数据库利用效率的提高。其三，学校可以采用创建学生学籍档案数据库的方式，对每逢新生入学时期的学生档案进行管理，转变传统的学生档案管理方式，利用学生学习档案数据库，将以往学生档案管理工作和相关档案转化为电子档案收入的方式，提高学校学生档案管理效率和质量。其四，在档案数字化管理信息数据库建立的过程中，还需要不断提高档案管理人员的专业知识和技能，加强对档案管理人员专业知识技能的培训，让其更好提高档案数字化管理和信息数据库搜集与整理的能力，增强档案数字化管理的科学性和准确性。

三、结语

总之，在新时期，学校要加大对数字化管理设备的投入力度，构建完善的数字化管理工作体系，同时，有效创建档案数字化管理信息数据库，全面提高档案管理工作的高效性。

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