新时期基层事业单位档案管理的几点思考

纪翔

【摘 要】 作为事业单位管理人员，需要从档案管理工作开展着手，细化档案管理条例，为单位自身管理工作开展水平的提升和优化提供帮助，展示出有单位的管理特色。本文就新时期基层事业单位档案管理的相关内容进行了分析，以期可以有效提高基层事业单位档案管理水平。

【关键词】 基层事业单位 档案管理 有效对策

一、新时期基层事业单位档案管理中存在不足

1、基层事业单位档案管理方式过于落后。随着现代科学技术的不断发展与进步，很多计算机处理技术、文字处理技术、信息收集技术等都被应用到档案收集、处理工作中，使得档案的储存脱离纸质化，增加了数字资料、音频资料、图片资料等储存形式，改变了传统档案管理工作的方式。但是，现阶段这种管理方式并没有被应用到实际的工作中，很多基层事业单位都在应用最原始、最简单的文字收集，再由人工进行处理、总结的工作方法，不仅影响了档案管理工作的效率，也影响了档案管理的现代化进程。

2、基层事业单位档案检索效率低下。传统模式下档案资料检索需要人工处理，根据档案类型找到其编码，再通过编码找出档案资料，这种检索形式所需时间较长，如需要批量找出大量文件，则需要多名管理人员共同开展检索工作，极大浪费了档案管理人力资源。当前计算机档案管理检索较为方便，但因部分基层事业单位信息化程度不足，致使部分档案难以通过计算机实施检索，极大影响了档案管理效果。另外，基层事业单位档案信息管理平台检索功能需要对计算机硬盘加以读取，一些事业单位计算机硬件相对落后，导致其检索时间过长，硬盘读取及响应速度较慢，这也是影响基层事业单位档案管理检索效率的原因之一。

3、基层事业单位档案管理安全性低。基层事业单位档案管理安全性，指的是在现有档案管理中应对档案安全管理质量提升和优化采取的一种措施。只有细化了档案安全管理内容，才能为事业单位自身管理工作实施提供帮助。传统的档案管理工作没有对信息化档案管理工作做出相应规划，影响了整个管理工作的实施效果。部分管理人员没有意识到档案管理安全的重要性，严重制约了档案管理水平的提高。

4、管理队伍建设力度不够。管理队伍是基层事业单位档案管理工作开展的基础。只有完善的管理队伍，才能为档案管理工作的开展提供人员支撑。但现有的档案管理工作中，部分相关人员对档案管理工作认识不够，部分单位的队伍建设还没有形成完善的体系，导致在多变的档案管理工作中，不能展示出现有档案管理工作的特色，影响了事业单位自身管理水平。

二、提升新时期基层事业单位档案管理水平有效策略

1、丰富基层事业单位档案管理的方式。为了进一步加强基层事业单位档案管理工作的质量，提高工作效率，首先应该改变传统、单一的管理方式，利用先进的科学技术实行多样化管理，最终实现信息化、数字化、虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式可以扩大基层事业单位大男子与的储存总量，还能大幅减轻单位的库存空间，而且无纸化的档案管理可以简化查阅资料的流程，使得各单位间文件的传递、流通变得更加便捷，以便更好的开展各项联合工作。

2、基层事业单位应建立信息化平台。传统基层事业单位档案多为纸质媒介，纸质档案在管理工作中具有诸多弊端，其档案保存、检索、共享、利用等方面工作便利性较低，因此，基层事业单位应建立档案管理信息化平台，采用该平台对电子档案实施高效管理。电子档案具有存储方便、检索速度快的优势，尤其是档案传输和共享功能极大提升了基层事业单位档案管理效率，保障基层事业单位档案信息管理水平的提高。在实际工作中，基层事业单位需全面掌握档案管理实际情况，并根据基层事业单位需求建立具有针对性的档案信息化管理平台。基层事业单位应在软件方开发档案管理系统平台，完善信息化管理系统的各种功能模块。当前档案信息管理平台包含前端、后台及数据库三个组成部分，其中，前端是管理人员操作界面，这一界面应与基层事业单位网站设计理念相一致，将各种档案类别及管理功能分门别类的设置在平台前端;后台作为基层事业单位档案管理信息化平台的数据处理部分，建设过程中需加强对后台逻辑运算的优化，从而有效提升平台响应速度，提高档案管理人员工作效率;数据库作为档案信息的保存单元，需选择较为稳定的数据库，根据事业單位实际档案数量选择相应的容量。

3、强化基层事业单位档案信息安全管理。信息安全管理力度不够，导致档案管理工作开展差错出现。相关部门应该对档案管理中的信息安全管理工作进行改进，提高档案信息安全管理质量;要迎合档案信息安全管理工作开展需求，对档案管理中的保密工作进行优化，提高档案的保密性。例如，在档案管理中，建立授权管理模式，针对档案管理授权进行分析，提高档案授权管理质量。

4、完善基层事业单位档案管理人才队伍建设。档案管理人员应该迎合档案管理工作需求，加快完善人才队伍建设。一方面，事业单位应该意识到开展档案管理工作的意义，从队伍建设上着手，加大人才队伍建设力度。另一方面，应该对人才队伍建设的素质培养工作开展进行指导，提高人才素质培养能力，让队伍内的人才能够应对不断变化的档案管理工作。

三、结语

总之，为了有效提高基层事业单位档案管理水平，管理人员应该从档案管理工作问题分析着手，强化档案管理培养力度，为档案管理工作优化改进提供帮助。只有针对事业单位档案管理中存在的问题制定出科学的防护管理方案，才能满足基层事业单位档案管理工作的需求，不断提高其管理质量。

【参考文献】

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